Як відправити контрагенту посилання на первинний документ з M.E.Doc
8 492В програмі M.E.Doc є можливість відправки на електронну пошту посилання на первинний документ.
Контрагент, який не працює в програмах M.E.Doc, СОТА, Fredo ДокМен чи Flydoc, може отримати, підписати КЕП та відправити електронний документ з будь-якого пристрою, в тому числі з смартфону чи планшету.
Контрагент, перейшовши за відповідним посиланням, має можливість погодити чи відхилити електронний документ у веб-сервісі СОТА. При цьому попередня реєстрація в СОТА не обов’язкова. Якщо контрагент переходить за даним посиланням із смартфону, на пристрої повинні бути збережені КЕП, або ж можна використовувати хмарні сервіси для збереження КЕП.
Для того, щоб в M.E.Doc відправити контрагенту посилання на документ потрібно:
- У розділі Довідники відкрити Картку контрагента. У розділі Контактні дані заповнити поле Найменування, додати E–mail та встановити відмітку Відправляти посилання на документ.
В такому випадку програма буде автоматично відправляти посилання на кожен електронний документ обраному контрагенту.
- Якщо відмітка «Відправляти посилання на документ» відсутня, то для відправки посилання у Реєстрі первинних документів потрібно створити документ, підписати його та на вкладці Оберіть дію натиснути пункт Надіслати посилання на документ.
Посилання буде надіслано на e-mail, вказаний попередньо у Картці контрагента.
- При відправці посилання з’явиться вікно Вибір адресатів, в якому можна додати ще декілька e-mail адрес для кожного контрагента і M.E.Doc запам’ятає цей вибір.
При наступній відправці підтверджуємо список отримувачів, або вносимо корективи за потреби.
- Натиснувши вкладку Відправлено контрагенту можна детальніше дізнатися про результат відправки.
У разі успішної відправки, в цій вкладці буде вказано посилання на відправлений документ, яке можна відкрити в браузері.
- На електронну пошту контрагент отримає таке ж посилання.
- Перейшовши за посиланням, контрагент може переглянути, підписати або відхилити надісланий документ.
- Натиснувши
Документ і вкладені файли, бачимо додаткові можливості по роботі із даним документом.
При виборі дії Перевірити підпис у разі необхідності є можливість сформувати Протокол створення та перевірки кваліфікованого електронного підпису.
Зверніть увагу.
Можлива відправка групових посилань на документи в автоматичному режимі, за допомогою автообробника в програмі M.E.Doc. Після такої відправки отримуєте повний звіт про успішно доставлені документи. У разі якщо одержувач не використовує M.E.Doc, СОТА або Fredo, система запропонує відправити йому посилання.
Посилання можна сформувати для будь-яких первинних документів, окрім податкових накладних, розрахунків коригувань та акцизних накладних.
Для підписання, затвердження/відхилення документа або його збереження, реєстрація в СОТА не потрібна.
Документи, які відправлені та підписані через електронну пошту, можуть бути завантажені в M.E.Doc або СОТА протягом терміну зберігання.
Термін зберігання посилання на первинний документ:
- Для зареєстрованих користувачів на платформі СОТА діє постійний доступ до документів.
- Для незареєстрованих користувачів на платформі СОТА у лівому верхньому кутку зазначено точний термін зберігання документів.
В програмі M.E.Doc існує також можливість створення та відправки посилання на первинний документ для підписання співробітниками підприємства-відправника.
Окрім цього, є можливість здійснювати багатосторонній обмін первинними документами, з використанням посилання на документ. Контрагенти можуть опрацьовувати та затверджувати документи, для яких налаштовано багатосторонній обмін, за отриманими посиланнями. Після затвердження за посиланням, документ буде автоматично відправлено наступному учаснику обміну, згідно з налаштованим маршрутом.
Порядок відправки посилання на документ та підписання співробітниками:
1. Для непідписаних первинних документів у вкладці Наступні дії натискаємо Відправити документ для допідписання.
2. У вікні, яке відкрилось, обираємо співробітника, якому потрібно надіслати посилання на документ (вибираємо з довідника Співробітники або заповнюємо вручну).
3. Отримавши посилання, співробітник підписує документ електронним підписом. Підписання здійснюється комплектом підписів, які налаштовані в програмі для відповідного типу документів.
4. Статус документа у програмі синхронізується після прийому пошти. Підписаний співробітником документ отримує статус Готовий до відправки.
Функціонал реалізований для документів, обмін якими здійснюється через платформу «ПТАХ».
Важливо. Для того, щоб користуватись функціоналом відправки документів довільних форматів, потрібна наявність електронних підписів (КЕП) відповідальних осіб та ліцензія на модуль M.E.Doc «Електронний документообіг».
В демоверсії модуля можна відправляти до 10 документів на місяць.
Для отримання консультації з приводу електронного документообігу, звертайтеся за тел. (050) 104 99 60 або залиште заявку нижче і ми зателефонуємо
