Як відправити контрагенту посилання на первинний документ з M.E.Doc
2 231Починаючи з версії 1.01.019, в програмі M.E.Doc реалізовано відправку на електронну пошту посилання на первинний документ. Відтепер контрагент може отримати, підписати КЕП та відправити електронний документ з будь-якого пристрою, в тому числі з смартфону чи планшету. Даний функціонал дозволяє обмінюватися е-документами з контрагентами, які не мають спеціального програмного забезпечення.
Для того, щоб відправити контрагенту посилання на документ, необхідно у розділі Довідники відкрити Картку контрагента. У розділі Контактні дані заповнити поле Найменування, додати E–mail та встановити відмітку Відправляти посилання на документ. В такому випадку програма буде відправляти посилання на кожен електронний документ даному контрагенту.
Для відправки посилання потрібно створити документ у Реєстрі первинних документів, підписати його та на вкладці Оберіть дію натиснути пункт Надіслати посилання на документ. Посилання буде надіслано на Е-mail, вказаний попередньо у Картці контрагента.
Детальніше про результат відправки можна дізнатися, натиснувши вкладку Відправлено контрагенту. У разі успішної відправки, в цій вкладці буде вказано посилання на відправлений документ, яке можна відкрити в браузері.
Таке ж посилання на електронну пошту отримує і контрагент. Перейшовши за ним, він може переглянути, підписати або відхилити надісланий йому документ та зберегти його в форматі PDF з підписами.
Важливо!
- Відправка посилання працює тільки при наявності прямого з’єднання.
- Можлива відправка масових посилань на документи в автоматичному режимі, за допомогою автообробника в програмі M.E.Doc.
- Посилання можна сформувати для будь-яких первинних документів, окрім податкових накладних, розрахунків коригувань та акцизних накладних.
- Для підписання, затвердження / відхилення документа або його збереження реєстрація в СОТА не потрібна.
- Всі документи, відправлені та підписані через електронну пошту, можуть бути завантажені в M.E.Doc або СОТА протягом терміну зберігання.
Термін зберігання посилання на первинний документ:
- Посилання на документ можна відкрити або завантажити в Медок чи СОТА впродовж 180 днів після отримання, за умови, що документ не було затверджено/відхилено чи отримано в іншій програмі.
- Якщо документ було затверджено/відхилено або отримано, посилання буде дійсним протягом 14 днів.
Примітки. В оновленнях 11.01.022 до програми M.E.Doc додана можливість створення та відправки посилання на первинний документ для підписання співробітниками підприємства-відправника. Функціонал працює у пілотному режимі.
В оновленнях 11.01.028 реалізовано можливість здійснення багатостороннього обміну первинними документами з використанням посилання на документ. Контрагенти можуть опрацьовувати та затверджувати документи, для яких налаштовано багатосторонній обмін, за отриманими посиланнями. Після затвердження за посиланням, документ буде автоматично відправлено наступному учаснику обміну, згідно з налаштованим маршрутом.
Схема відправки посилання та підписання співробітниками:
- На вкладці Наступні дії для непідписаних первинних документів необхідно натиснути Відправити документ для допідписання.
- У вікні, що відкрилось, потрібно обрати співробітника, якому потрібно відправити посилання на документ (з довідника Співробітники або заповнити вручну).
- За отриманим посиланням співробітник підписує документ електронним підписом. Підписання здійснюється комплектом підписів, що налаштований у програмі для відповідного типу документів.
Статус документа у програмі синхронізується після прийому пошти. Підписаний співробітником документ отримує статус Готовий до відправки.
Функціонал реалізований для документів, обмін якими здійснюється через платформу «ПТАХ»
