Програмні РРО Cashalot та СОТА Каса: актуальні питання-відповіді

626

Розглянемо найчастіші запитання щодо роботи з програмними РРО Cashalot та СОТА Каса від наших користувачів.

Технічні питання

  1. Чи можна одночасно використовувати КЕП на декількох ПРРО?
  2. Що робити, якщо при вході в ПРРО Cashаlot з’являється помилка «Відсутні доступні для користувача ПРРО!»?
  3. Чи передаються відкладені чеки, якщо заходити в РМК по черзі з різних комп’ютерів?
  4. Чи можна працювати одночасно або по черзі з різних пристроїв в касі з одним фіскальним номером ПРРО?
  5. Як підключити ПРРО Cashalot до облікової системи?
  6. Що робити у разі поломки пристрою, на якому встановлений ПРРО?
  7. Касир після генерації КЕП не може зайти в ПРРО Сashalot, що робити?
  8. ПРРО не відкриває зміну, видає помилку, що зміна відкрита на іншому ПРРО: які дії касира?
  9. Як перенести організацію з одного кабінету Сashalot на інший обліковий запис?
  10. Як перенести ліцензію із скасованого ПРРО на іншу касу в Сashalot?
  11. Що робити, якщо при відкритті зміни на ПРРО приходить повідомлення про відсутність ГО?
  12. Помилка під час перевірки ПРРО — «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа” про виявлені розбіжності із затвердженим форматом та структурою документа звітності, що визначені чинним законодавством»

Реєстрація, зміни ПРРО

  1. Застосування РРО/ПРРО в період воєнного стану
  2. Як формується фіскальний номер ПРРО?
  3. У яких випадках може бути відмовлено у реєстрації ПРРО?
  4. Після подачі заяви для реєстрації ПРРО отримали квитанцію з помилкою «Документ не може бути прийнятий – зазначена в документі адреса … відрізняється від адреси згідно реєстраційних даних …». Що робити?
  5. Що робити у випадку зміни адреси торгової точки (магазину)?
  6. ФОП припинив підприємницьку діяльність, ПРРО не працювало з моменту закриття, а сам звіт про закриття ПРРО не подано. Як діяти?
  7. Що робити ФОП при перейменуванні вулиці, на якій розташована ГО/ПРРО/Магазин?

Чеки

  1. У яких випадках ФОП – «єдинщики» при постачанні товарів через інтернет можуть не застосовувати РРО?
  2. Чи обов’язково має відображатись штрих-код товару в чеку?
  3. Що робити, якщо у касі ПРРО недостатньо готівки, щоб повернути необхідну суму або видати здачу покупцеві?
  4. Чи можна відкласти чек в ПРРО Сashalot?
  5. Коли пробивати чек через ПРРО, якщо продано товар через інтернет за допомогою платіжних карт у неробочий час?
  6. У яких випадках в РРО/ПРРО використовуються операції «службове внесення» та «службова видача»?

Z-звіт

  1. Як створювати Z-звіт при цілодобовій торгівлі через ПРРО?
  2. Які обов’язкові реквізити повинен містити Z-звіт?

Чи можна одночасно використовувати КЕП на декількох ПРРО?

Один КЕП може використовуватись тільки на одному ПРРО. Якщо касир відкрив зміну даним КЕП, то при спробі відкрити іншу касу цим же підписом, програма повідомить, що даний касир вже відкрив зміну в іншій касі.

Приклад сповіщення про помилку в ПРРО Cashalot:

Приклад сповіщення про помилку в ПРРО СОТА Каса:

Що робити, якщо при вході в ПРРО Cashаlot з’являється помилка «Відсутні доступні для користувача ПРРО!»?

Перевірте чи на сертифікати, з якими здійснюється вхід, подано повідомлення про ключі касира за формою №5-ПРРО та чи в ідентифікаторі ключа не було вказано лишніх символів або пробілів. Перевірити які саме ключі касирів зареєстровані в ДПС можна в «Електронному кабінеті платника податків» в розділі «Програмний РРО» – «Касири».

У випадку, якщо у Вас операційна система Windows 7 або Windows Server 2008 R2 потрібно перевірити, чи дозволена робота через TLS 1.1 і TLS 1.2. Для їх включення зверніться до системного адміністратора, також може допомогти встановлення оновлень з «Центру оновлень Windows».

Чи передаються відкладені чеки якщо заходити в РМК по черзі з різних комп’ютерів?

Інформація про відкладені чеки зберігається тільки в межах однієї зміни, в якій він був відкладений. В інше РМК чек може бути завантажений тільки після його реєстрації на ФСКО.

Чи можна працювати одночасно або по черзі з різних пристроїв в касі з одним фіскальним номером ПРРО?

Розробник не радить працювати в одній касі з різних пристроїв (десктоп, веб, мобільний додаток) або через різні програми для ПРРО. Навіть у випадку роботи по черзі – завжди потрібно буде завантажувати чеки з іншого пристрою, і врешті-решт, можуть виникнути проблеми із синхронізацією чеків (передачею у податкову – ФСКО), в тому числі z-звітів, які були зареєстровані у режимі офлайн на одному із пристроїв.

Як підключити ПРРО Cashalot до облікової системи?

Реалізовані різні рішення для інтеграції з обліковими системами. Детальніше про варіанти підключення можна переглянути в статті Як інтегрувати програмний РРО Cashalot в облікові системи.

Що робити у разі поломки пристрою, на якому встановлений ПРРО?

У випадку виявлення несправностей чи пошкодження пристрою, на якому встановлений ПРРО, або самого ПРРО, і відповідно відсутності можливості закрити зміну в кінці робочого дня, рекомендується з допомогою програми M.E.Doc, сервісу СОТА або Кабінету платника податків ДПС подати Форму № 2-ПРРО «ПОВІДОМЛЕННЯ про виявлення несправностей програмного реєстратора розрахункових операцій». Важливо її подати в день виявлення несправностей.

Після усунення проблем потрібно подати Форму № 1-ПРРО «ЗАЯВА про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій» із поміткою «Відновлення роботи», інакше видача чеків буде неможливою.

Касир після генерації КЕП не може зайти в ПРРО Сashalot, що робити?

Спочатку, для реєстрації нового ключа касира в податковій, подайте форму №5-ПРРО “Повідомлення про надання КЕП для ПРРО”.

Після прийняття цього повідомлення в меню користувачі потрібно оновити сертифікат на новий.

Також потрібно налаштувати доступ до кас.

ПРРО не відкриває зміну, видає помилку, що зміна відкрита на іншому ПРРО: які дії касира?

Якщо ПРРО встановлено на два окремі пристрої з одним зареєстрованим касиром, то касиру необхідно закрити зміну на одному пристрої та відкрити на іншому.

Якщо вам потрібно, щоб працювало одночасно дві каси, то можемо порадити зробити КЕП для другого касира та зареєструвати його у податковій за формою 5-ПРРО – «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа», зареєструвати за формою №1-ПРРО та завантажити ще одну касу. За необхідності, налаштувати ключ у самому ПРРО. Після цього, з двома ключами касирів Ви зможете одночасно працювати у двох касах.

Як перенести організацію з одного кабінету Сashalot на інший обліковий запис?

Для того, щоб перемістити організацію з одного облікового запису Сashalot в інший потрібно створити в одному із додатків (M.E.Doc, СОТА та ін.) універсальний документ із текстом заяви про перенесення даних. Після створення та заповнення документу його потрібно підписати КЕП ФОП або директора та відправити адресату ТОВ «М.Е.ДОК» ЄДРПОУ 41587396 як електронний документ.

Такий документ буде юридично значущим, і відправляти офіційний лист в паперовому вигляді немає необхідності.

Приклад листа можна завантажити тут.

Після відправлення універсального документа, потрібно звернутись до обслуговуючої організації для виконання запиту.

Як перенести ліцензію із скасованого ПРРО на іншу касу в Сashalot?

В кабінеті Сashalot реалізований функціонал, який дозволяє перенести ліцензію з однієї каси на іншу. Перенесення дозволяється тільки для кас, які мають статус «Скасовано» і у яких ще не закінчився термін дії ліцензії. Після скасування ПРРО потрібно “Завантажити ПРРО з ДПС” з ФСКО в розділі «Всі каси».

Для перенесення ліцензії перейдіть в розділ «Налаштування» та натисніть кнопку «Перенести ліцензію». У вікні, що відкриється, оберіть суб’єкт господарювання якому належить ПРРО, поточний ФН ПРРО та новий ФН ПРРО, до якого потрібно перенести ліцензію, та натисніть кнопку «Перенести».

Зверніть увагу. У списку “Поточний ФН ПРРО” доступні лише ПРРО із діючою ліцензією, у яких скасовано реєстрацію. Термін діючої ліцензії не змінюється, а лише переноситься.

Що робити, якщо при відкритті зміни на ПРРО приходить повідомлення про відсутність ГО?

При вході касиру на ПРРО відбувається перевірка всіх доступних господарських одиниць та ПРРО для ключа цього касира.

При відкритті зміни, дана помилка може з’являтись у таких випадках:

  • ідентифікатор ключа взято із сертифіката шифрування;
  • в повідомлені за формою № 5-ПРРО вказали невірний ідентифікатор, в тому числі із лишнім пробілом;
  • раніше подавали «Повідомлення про виявлення несправностей програмного реєстратора розрахункових операцій за формою № 2-ПРРО», яким блокується ПРРО до моменту подання «Заяви за формою № 1-ПРРО з позначкою «відновлення роботи»;
  • було подано Повідомлення за формою № 5-ПРРО з типом підпису «припинення роботи» для такого касира.

Отже, у разі виявлення помилки «Відсутні господарські одиниці» для роботи ПРРО потрібно перевірити правильність подання даних про касира та ПРРО.

Помилка під час перевірки ПРРО — «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа про виявлені розбіжності із затвердженим форматом та структурою документа звітності, що визначені чинним законодавством»

Помилка: The element “DECLARBODY” has invalid child element ‘HKBOS’. List of passible elements expected: ‘T1RXXXXG4S, MO1, MO2’

Потрібно у документі встановити позначку під табличною частиною у графі 3. Підписант — «Керівник» або «Представник суб’єкта господарювання»

Як формується фіскальний номер ПРРО?

Фіскальний номер автоматично формується та присвоюється фіскальним сервером після прийняття «Заяви про реєстрацію ПРРО» за формою №1-ПРРО.

Він є унікальним числовим порядковим номером реєстраційного запису в «Реєстрі ПРРО», не змінюється у разі перереєстрації ПРРО, внесенні змін у дані про ПРРО і діє до моменту його скасування.

У яких випадках може бути відмовлено у реєстрації ПРРО?

Відмова у реєстрації ПРРО формується, якщо:

  • автоматизованою перевіркою виявлено недотримання загальних вимог щодо електронного документообігу (обов’язковість та/або послідовність підписання електронного документа, невідповідність електронного документа затвердженому формату (стандарту), незаповнення обов’язкових реквізитів, недійсність електронних підписів та/або печаток підписантів Заяви про реєстрацію програмних реєстраторів розрахункових операцій за формою №1-ПРРО, непідтвердження права підписанта на подання Заяви тощо);
  • ПРРО із зазначеними у Заяві назвою та локальним номером вже зареєстрований;
  • щодо господарської одиниці, вказаної у Заяві, суб’єкт господарювання не повідомив про такий об’єкт оподаткування контролюючий орган відповідно до вимог п. 63.3 ПКУ або згідно з таким повідомленням відповідний об’єкт є закритим чи не експлуатується суб’єктом господарювання;
  • суб’єкта господарювання не включено до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань;
  • виявлено розбіжності даних, вказаних у Заяві, з даними щодо обліку та реєстрації суб’єкта господарювання в контролюючих органах як платника податків.

Після подачі заяви для реєстрації ПРРО отримали квитанцію з помилкою «Документ не може бути прийнятий – зазначена в документі адреса … відрізняється від адреси згідно реєстраційних даних …». Що робити?

Перевіряємо у другій половині повідомлення чи вірно зазначена адреса, якщо так, то копіюємо її та відправляємо форму №1-ПРРО повторно із цією адресою.

Приклад квитанції в ПРРО Cashalot:

Приклад квитанції в СОТА Каса:

Для того, щоб не відправляти повторно заяву, рекомендуємо одразу копіювати адресу місцезнаходження ГО з кабінету платника податків з розділу «Облікові дані платника» – «Місцезнаходження об’єкта оподаткування».

Що робити у випадку зміни адреси торгової точки (магазину)?

У випадку зміни адреси потрібно:

  1. Подати форму 20-ОПП із типом ознаки «Зміна відомостей про об’єкт оподаткування».
  2. Подати форму 1-ПРРО із позначкою «Перереєстрація».

ФОП припинив підприємницьку діяльність,  ПРРО не працювало з моменту закриття, а сам звіт про закриття ПРРО не подано. Як діяти?

У пункті 3 розд. III Порядку № 317 передбачено, що реєстрація ПРРО скасовується автоматично фіскальним сервером, якщо: до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань внесено запис про державну реєстрацію припинення юридичної особи або державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності ФОП. Тобто, Вам нічого подавати не потрібно – скасування, у цьому випадку, автоматичне.

Що робити ФОП при перейменуванні вулиці, на якій розташована ГО/ПРРО/Магазин?

Потрібно подати через програму для подачі звітності або кабінет ПРРО Сashalot / СОТА Каса нову адресу в 20-ОПП із кодом ознаки «3» – «Зміна відомостей про об’єкт оподаткування» та заяву за Формою № 1-ПРРО із позначкою «Перереєстрація».

У яких випадках ФОП – «єдинщики» при постачанні товарів через інтернет можуть не застосовувати РРО?

За роз’ясненнями податківців, РРО або ПРРО можна не застосовувати у разі оплати коштів виключно на поточний рахунок у форматі ІВАN, оскільки така операція не є розрахунковою відповідно до ст. 2 Закону про РРО. У випадку здійснення розрахунків в інший спосіб – готівкою, карткою тощо, застосування ПРРО/РРО є обов’язкове.

Чи обов’язково має відображатись штрих-код товару в чеку?

Не обов’язково, проте у податкової можуть виникнути претензії, особливо якщо це стосується підакцизного товару.

В ПРРО Cashalot в друкованій формі чеку реалізовано друк цифрового значення штрихового коду товару на чеку при наступних умовах:

  • введення самого штрих-коду в карту номенклатури;
  • у полі акцизний податок обрано значення 5% та літеру.

В СОТА Каса є можливість налаштувати відображення штрих-коду для певних груп товарів – для всіх, або для підакцизних.

Що робити, якщо у касі ПРРО недостатньо готівки, щоб повернути необхідну суму або видати здачу покупцеві?

Якщо ПРРО використовує ФОП, він може внести готівку за допомогою операції «службове внесення».

У випадку роботи ПРРО на підприємстві, щоб видати покупцеві необхідну суму, касир може звернутись до бухгалтерії підприємства, щоб з каси видали певну суму готівки. Після отримання коштів з каси бухгалтерії, касир може внести їх до ПРРО через операцію «службове внесення».

Чи можна відкласти чек в ПРРО Сashalot?

Якщо покупець не може оплатити товар, і є потреба відкласти чек, то це можна зробити натиснувши кнопку Відкласти чек в робочому місці касира та обрати період, на який його необхідно відкласти. Для повернення до цього чеку відкриваємо реєстр відкладених чеків, відкриваємо потрібний та продовжуємо роботу з ним.

Коли пробивати чек через ПРРО, якщо продано товар через інтернет за допомогою платіжних карт у неробочий час?

Згідно роз’яснень ЗІР чек можна видати на наступний робочий день (згідно виписки банківської установи), бажано видати на початку робочої зміни (по хронології операцій).

У яких випадках в РРО використовуються операції «службове внесення» та «службова видача»?

Операція «службове внесення» використовується для реєстрації суми готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків, іншими словами цю операцію можна описати як внесення «розмінної монети». Також її використовують у випадку нестачі коштів для видачі покупцю, наприклад: коли покупець повертає товар і у касі не вистачає коштів для повернення.

Операція «службова видача» використовується для реєстрації суми готівки, яка вилучається з місця проведення розрахунків та/або видається держателям електронних платіжних засобів. Тобто вона здійснюється, якщо касир забирає кошти з місця проведення розрахунків.

Як створювати Z-звіт при цілодобовій торгівлі через ПРРО?

При цілодобовій торгівлі, Z-звіт повинен створюватись в кінці кожного дня не пізніше 24:00.

Які обов’язкові реквізити повинні містити Z-звіти?

За роз’ясненнями податківців: Z-звіт може бути сформованим в електронній формі або роздрукованим та повинен містити обов’язкові реквізити:

При цьому, Z-звіт повинен містити такі додаткові дані:

Застосування РРО/ПРРО в період воєнного стану

Звертаємо увагу, що в умовах воєнного стану суб’єкти господарювання, які здійснюють торгівлю товарами та/або послугами, як і до воєнного стану, повинні застосовувати РРО/ПРРО. Спеціальних умов, які б дозволили проводити діяльність без РРО/ПРРО на період воєнного стану, немає.

Разом з тим, штрафи за порушення вимог застосування РРО/ПРРО у період воєнного стану не застосовуються, окрім тих, що стосуються торгівлі підакцизними товарами. При цьому, як зазначили самі податківці, після завершення воєнного стану штрафи за минулий період можуть бути застосовані.

Наведемо декілька питань, які можуть виникнути у суб’єктів господарювання.

Чи застосовуються штрафи за порушення вимог Закону України від 06.07.1995 р №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»?

Згідно роз’яснень ЗІР тимчасово, на період дії та до припинення або скасування воєнного стану, штрафи за порушення вимог ЗУ №265/95 не застосовуються, за виключенням штрафів за порушення здійснення розрахункових операцій при продажу підакцизних товарів.

Чи має право контролюючий орган після припинення або скасування воєнного стану проводити перевірки за період з 24.02.2022 по дату закінчення воєнного стану, в частині дотримання норм Закону України №265?

Податківці не позбавлені права проводити перевірки суб’єктів господарювання, як під час дії воєнного стану, так і після його завершення. Разом з тим, період діяльності СГ з 24.02.2022 р. по день закінчення воєнного стану перевіряється у звичайному порядку. У випадку встановлення порушень ЗУ «Про застосування РРО у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» допущених в цей період, податкова буде застосовувати штрафні санкції після припинення або скасування воєнного стану.

При цьому, після закінчення або скасування воєнного стану штрафи до суб’єктів господарювання будуть застосовуватись із врахуванням вимог п. 52 прим. 1 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПКУ. Про це зазначили податківці на Інформаційно-довідковому ресурсі «ЗІР», категорія 109.18.

Чи можна не застосовувати під час воєнного стану РРО/ПРРО, якщо розрахунки здійснюються виключно у безготівковій формі?

Під час воєнного стану діють такі ж норми, як і зазвичай.

Тобто, РРО та/або ПРРО можна не застосовувати при отриманні оплати від клієнта виключно у безготівковій формі, наприклад:

  • перерахування коштів на розрахунковий рахунок через установу банку (IBAN, онлайн-банкінг);
  • перерахування коштів на рахунок IBAN через касу банку;
  • здійснення оплати на рахунок IBAN через платіжний термінал самообслуговування (ПТКС), який належить банку.
Немає коментарів

Коментувати