Програмний РРО Cashalot

1. Здійснити реєстрацію користувача на сайті https://my.cashalot.org.ua/.
2. Отримати рахунок в компанії “Портфель” та оплатити ліцензію, завантажити ліцензію в особистому кабінеті.
3. Отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП) для відповідальних осіб, які будуть працювати з РРО.
4. Завантажити інструкцію по налаштуванню особистого кабінету та встановленню ПРРО.
5. Створити та зареєструвати своє підприємство в особистому кабінеті згідно з інструкцією вище:
   1. Зареєструвати господарську одиницю, де буде використовуватись ПРРО – подати форму № 20-ОПП.
   2. Зареєструвати каси на фіскальному сервері, відправивши Заяву про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій за формою № 1-ПРРО. Для кожного ПРРО подається окрема заява.
   3. Зареєструвати касирів на фіскальному сервері, відправивши Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа за формою 5-ПРРО.
6. Переглянути відеоінструкцію з підключення можна за посиланням: https://cutt.ly/dEcn209
7. Встановити та налаштувати робоче місце касира згідно із інструкцією вище:
   1. Встановити ПРРО з дистрибутива за посиланням https://load.cashalot.org.ua/distr/cashalot.zip
   2. Авторизуватися з КЕП касира, попередньо зареєстрованому в бек-офісі користувача.
   3. Завантажити ліцензію у ПРРО.
   4. Імпортувати номенклатуру або додати номенклатуру вручну.
   5. Відкрити зміну, за потреби внести службове внесення та зареєструвати перший чек.

• При відкритті зміни, каса відкриється з нульовим залишком з попереднього дня. За необхідності касир робить службове внесення готівки, наприклад при внесенні розмінних коштів.
• Протягом дня або зміни касир проводить розрахункові операції у ПРРО (в онлайн чи офлайн режимі), під час здійснення яких є можливість створювати нові чеки, відкладати формування чеків, додавати новий товар, у разі його відсутності в довіднику номенклатури.
• При створенні нового чеку доступна функція пошуку товару за штрих-кодом, артикулу або найменуванню.
• Реалізовані форми оплати – готівкою, за допомогою платіжної картки та змішана оплата.
• При внесенні товарів в чек можна зазначити суму знижки у відсотках для кожного товару окремо.
• Автоматично розраховується податок ПДВ та акциз.
• Видача чеків клієнтам можлива також через сканування QR-коду, надсилання чека на електронну скриньку покупця або SMS-повідомлення.
• Для касира передбачена функція формування видаткового чеку, на підставі чеку продажу, у разі повернення товару/послуги.
• В “Кашалот” є можливість сторнувати останній зареєстрований на фіскальному сервері ДПС чек для його відміни.
• Відкладені чеки:
  • В Cashаlot передбачена можливість відкласти незареєстрований чек – касир має можливість перемістити чек до Реєстру відкладених чеків, зазначивши термін, на який відкладається операція (протягом зміни, протягом години та інше) та вказавши в коментарі причину відкладення чеку. Якщо за обраний термін чек не буде зареєстровано, дані про відкладений чек будуть видалені з бази. Для подальшої роботи з відкладеним чеком є можливість пошуку його у реєстрі (за датою початку та закінчення періоду створення чеку, іменем користувача та номером ПРРО).
• Операція “Службова видача” передбачає вилучення готівки, не пов’язане з проведенням розрахункових операцій, для подальшого здавання її до банку або каси підприємства.
• Касирам надана можливість формування денного звіту (Х-звіту) для перегляду операцій по касі. Х-звіт не реєструється на фіскальному сервері.
• Після закінчення робочого дня або зміни касир виконує дії по формуванню “Службової видачі” коштів та щоденного Z-звіту. Зверніть увагу, операція “Службова видача” здійснюється до формування Z-звіту.

Денні звіти

В Cashаlot налаштована можливість перегляду всіх збережених X-звітів та Z-звітів за конкретну дату та по конкретній касі.

Історія операцій

Реалізована можливість перегляду всіх розрахункових операцій, сформованих касирами, що працюють на конкретному ПРРО. Зміни розділені документами відкриття та закриття зміни, які виділені жирним шрифтом. В Реєстрі Історії операцій наявні фільтри по: № чеку, видам оплат, користувачу, періоду. Також є можливість перегляду даних документів.

Номенклатура

Для продажу товарів необхідно додати найменування всіх товарів і послуг, ціни на них, а в разі продажу підакцизних товарів — також кодів товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД. Для цього в Cashаlot передбачено Довідник номенклатури, який потрібно заповнити перед тим, як реалізовувати товари/послуги. У разі відсутності якогось товару/послуги касир матиме змогу з робочого місця касира додати нову позицію в номенклатуру. Створено можливість імпорту даних в Довідник номенклатури в форматі Excel згідно шаблону. Крім того, доступним є перегляд картки номенклатури товару, додавання нової ціни з вказаної дати.

Закриття зміни 

Для закриття зміни передбачено декілька способів:

• закриття через меню;
• закриття через панель задач;
• при виході з програми або з облікового запису.

Контроль інформації в режимі офлайн

В Cashаlot реалізована можливість контролю за зміною режиму роботи каси – онлайн / офлайн / заблоковано, а також відстеження ліміту таймерів по перебуванню в офлайн режимі: 36 годин – тривалість офлайн сесії 36 годин підряд, 168 годин – тривалість офлайн сесії протягом календарного місяця.

Бек-офіс Кабінету Cashalot є спеціалізованим інтернет-ресурсом, який надає можливість користувачам:

• керувати даними суб’єкта господарювання (фізичної або юридичної особи);
• даними господарських одиниць, що належать суб’єкту господарювання, та ПРРО, з якими працюють господарські одиниці;
• надавати права доступу для роботи з ПРРО працівникам господарських одиниць;
• підтримувати в актуальному стані довідник Номенклатура та виконувати його синхронізацію з ПРРО.

Авторизація користувачів на сервісі здійснюється за допомогою логіну та пароля.

Всі дані, що внесені в бек-офіс чи робоче місце касира (РМК) синхронізуються між собою:

Нові можливості бек-офісу:

1. У розділі Статистика по чекам продажу можна переглянути чек, натиснувши на відповідний рядок у списку чеків.

2. У розділі Аналітика з’явилися нові інструменти:

• Аналітика по реалізованим товарам – дозволяє проаналізувати долю продажу по групам товарів, а також дізнатися, яка частка виручки припадає на певну групу товарів. У розділі можна порівнювати товари один з одним за сумою та кількістю реалізації, аналізувати продаж за період по обраним товарам, динаміку продажу в розрізі ГО.
• Статистика по чекам повернення – надає дані про величину середнього чека, завантаженість кас та дані про кількість і суми чеків за обраний період. Також у звіті є можливість переглянути перелік всіх чеків повернення.
• Z-звіти– аналізує дані щодо Z-звітів по всім ГО, касирам та касам. Допоможе порівняти суми та кількість зареєстрованих Z-звітів за обраний період.

На яких операційних системах працює Cashаlot?

Робота “Кашалот” від M.E.Doc можлива на ОС Windows із встановленим Net Framework 4.8.

Чи можуть касири з своїми електронними підписами переміщатися між касами організації?

Касири можуть переміщатися між касами, оскільки КЕП не прив’язується до господарської одиниці та каси, лише до коду ЄДРПОУ. При переміщенні касира необхідно закрити зміну на попередній касі і відкрити зміну на новій касі своїм ключем.

Що робити, якщо при авторизації РМК Cashalot не підтягується сертифікат ключа?

Потрібно сертифікат КЕП переписати в папку із закритим електронним ключем.

Що відбувається, коли Cashаlot переходить в офлайн режим?

При спробі фіскалізації чеку система відобразить повідомлення «Відсутній звязок з сервером ФСКО! Перейти в режим офлайн?»

Де можна побачити залишок часу офлайн?

Залишок часу можна побачити, натиснувши кнопку Детальніше, в рядку з повідомленням про відсутність зв’язку з ФСКО.

Чи можна закрити зміну в режимі офлайн?

Так, можна. Після відновлення зв’язку з фіскальним сервером Кашалот передасть z-звіт в ДПС.

Чи попереджає Кашалот про необхідність завершення зміни?

Так, попереджає за півгодини до півночі (час 00:00) та через 24 години з моменту відкриття зміни.

Як можна побачити залишок готівки в касі в РМК?

З правого боку над чеком потрібно натиснути на піктограму  , після чого відобразиться залишок грошей в касі:

Як сторнувати останній зареєстрований на сервері ДПС чек?

Потрібно перейти в Операції – Історія операцій, знайти останній чек, натиснути піктограму сторнувати чек :

Чи можна підключити сканер штрихкодів до Кашалот?

Так, провідний сканер можна підключити як клавіатуру через порт USB, безпровідний – через Bluetooth. Пропонуємо наступні моделі з хорошим співвідношенням ціна/якість.

Чи можна підключити портативний принтер чеків до Кашалот?

Так, портативний принтер чеків підключається як звичайний принтер, гарно зарекомендували себе наступні моделі.

Як розрахувати вартість програми для кількох кас?

Вартість програми залежить від кількості кас, які будуть прив’язані до конкретного суб’єкта господарювання. Ціна за кількість кас діє для одного ЄДРПОУ і тільки в момент продажу. Наприклад, для юридичної особи вартість 10 кас розраховується як 10*1025 грн, при цьому якщо згодом потрібно придбати ще 2 каси, то ціна буде як за дві каси – 2*1970 грн.