Как отправить контрагенту ссылку на первичный документ с M.E.Doc

2 389

Начиная с версии 1.01.019, в программе M.E.Doc реализована отправка по электронной почте ссылки на первичный документ. Теперь контрагент может получить, подписать КЭП и отправить электронный документ с любого устройства, в том числе со смартфона или планшета. Данный функционал позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами, не имеющими специального программного обеспечения.

Для того, чтобы отправить контрагенту ссылку на документ, необходимо в разделе Справочники открыть Карточку контрагента. В разделе Контактные данные заполнить поле Наименование, добавить E-mail и установить отметку Отправлять ссылки на документ. В таком случае программа будет отправлять ссылки на каждый электронный документ данному контрагенту.

Для отправки ссылки нужно создать документ в Реестре первичных документов, подписать его и на вкладке Выберите действие нажать пункт Отправить ссылку на документ. Ссылка будет отправлена на Е-mail, указанный предварительно в Карточке контрагента.

Подробнее о результате отправки можно узнать, открыв вкладку Отправлено контрагенту. В случае успешной отправки, в этой вкладке будет указана ссылка на отправленный документ, который можно открыть в браузере.

Такую же ссылку на электронную почту получает и контрагент. Открыв ее, он может пересмотреть, подписать или отклонить отправленный ему документ и сохранить его в формате PDF с подписями.

Важно!

Отправка ссылок работает только при наличии прямого соединения.
Возможна отправка массовых ссылок на документы в автоматическом режиме, с помощью автообработчика в программе M.E.Doc.
Ссылки можно сформировать для любых первичных документов, кроме налоговых накладных, расчетов корректировок и акцизных накладных.
Для подписания, утверждения/отклонения документа или его сохранения регистрация в СОТА не нужна.
Все документы, отправленные и подписанные по электронной почте, могут быть загружены в M.E.Doc или СОТА в течении срока хранения.

Срок хранения ссылки на первичный документ:

Ссылку на документ можно открыть или загрузить в Медок или СОТА в течение 180 дней после получения, при условии, что документ не был утвержден/отклонен или получен в другой программе.
Если документ был утвержден/отклонен или получен, ссылка будет действительной в течение 14 дней.

Примечания. В обновлениях 11.01.022 в программу M.E.Doc добавлена возможность создания и отправки ссылки на первичный документ для подписания сотрудниками предприятия-отправителя. Функционал работает в пилотном режиме.

В обновлениях 11.01.028 реализована возможность осуществления многостороннего обмена первичными документами с использованием ссылки на документ. Контрагенты могут обрабатывать и утверждать документы, для которых настроен многосторонний обмен, по полученным ссылкам. После утверждения по ссылке, документ будет автоматически отправлен следующему участнику обмена, согласно настроенному маршруту.

Схема отправки ссылки и подписания сотрудниками:

На вкладке Следующие действия для не подписанных первичных документов необходимо нажать Отправить документ для доподписания.
В открывшемся окне нужно выбрать сотрудника, которому нужно отправить ссылку на документ (из справочника Сотрудники или заполнить вручную).
По полученной ссылке сотрудник подписывает документ электронной подписью. Подписание осуществляется комплектом подписей, настроенным в программе для соответствующего типа документов.

Статус документа в программе синхронизируется после приема почты. Подписанный сотрудником документ получает статус Готов к отправке.

Функционал реализован для документов, обмен которыми осуществляется через платформу «ПТАХ»