Как отправить контрагенту ссылку на первичный документ с M.E.Doc

8 253

В программе M.E.Doc есть возможность отправки на электронную почту ссылки на первичный документ.

Контрагент, не работающий в программах M.E.Doc, СОТА, Fredo ДокМэн или Flydoc, может получить, подписать КЭП и отправить электронный документ с любого устройства, включая смартфон или планшет.

Контрагент, перейдя по соответствующей ссылке, может согласовать или отклонить электронный документ в веб-сервисе СОТА. При этом предварительная регистрация в СОТА не обязательна. Если контрагент переходит по данной ссылке со смартфона, на устройстве должны быть сохранены КЭП, или можно использовать облачные сервисы для сохранения КЭП.

Для того чтобы в M.E.Doc отправить контрагенту ссылку на документ нужно:

В разделе Справочники откройте Карточку контрагента. В разделе Контактные данные нужно заполнить поле Наименование, добавить E-mail и установить отметку Отправлять ссылку на документ.

В таком случае программа будет автоматически отправлять ссылку на каждый электронный документ выбранному контрагенту.

Если отметка «Отправить ссылку на документ» отсутствует, для отправки ссылки в Реестре первичных документов необходимо создать документ, подписать его и на вкладке Выберите действие нажать пункт Отправить ссылку на документ.

Ссылка будет отправлена на e-mail, указанный предварительно в Карточке контрагента.

При отправке ссылки появится окно Выбор адресатов, в котором можно добавить еще несколько адресов e-mail для каждого контрагента и M.E.Doc запомнит этот выбор.

При последующей отправке подтверждаем список получателей или вносим коррективы при необходимости.

Нажав вкладку Отправлено контрагенту можно подробнее узнать о результате отправки.

В случае успешной отправки, в этой вкладке будет указана ссылка на отправленный документ, который можно открыть в браузере.

На электронную почту контрагент получит такую же ссылку.

Перейдя по ссылке, контрагент может просмотреть, подписать или отклонить документ.

Нажав Документ и вложенные файлы, мы видим дополнительные возможности по работе с данным документом.

При выборе действия Проверить подпись при необходимости есть возможность сформировать Протокол создания и проверки квалифицированной электронной подписи.

Обратите внимание.

Возможна отправка групповых ссылок на документы в автоматическом режиме с помощью авто-обработчика в программе M.E.Doc. После такой отправки получаете полный отчет об успешно доставленных документах. Если получатель не использует M.E.Doc, СОТА или Fredo, система предложит отправить ему ссылку.

Ссылки можно сформировать для любых первичных документов, кроме налоговых накладных, расчетов корректировок и акцизных накладных.

Для подписания, утверждения/отклонения документа или его сохранения, регистрация в СОТА не требуется.

Документы, отправленные и подписанные по электронной почте, могут быть загружены в M.E.Doc или СОТА в течение срока хранения.

Срок хранения ссылки на первоначальный документ:

Для зарегистрированных пользователей на платформе СОТА действует постоянный доступ к документам.
Для незарегистрированных пользователей на платформе СОТА в левом верхнем углу указан точный срок хранения документов.

В программе M.E.Doc существует также возможность создания и отправки ссылки на первоначальный документ для подписания сотрудниками предприятия-отправителя.

Кроме того, есть возможность осуществлять многосторонний обмен первичными документами с использованием ссылки на документ. Контрагенты могут обрабатывать и утверждать документы, для которых настроен многосторонний обмен, по полученным ссылкам. После утверждения по ссылке, документ будет автоматически отправлен следующему участнику обмена, согласно настроенному маршруту.

Порядок отправки ссылки на документ и подписание сотрудниками:

1. Для неподписанных первичных документов во вкладке Следующие действия нажимаем Отправить документ для доподписания.

2. В открывшемся окне выбираем сотрудника, которому нужно отправить ссылку на документ (выбираем из справочника Сотрудники или заполняем вручную).

3. Получив ссылку, сотрудник подписывает документ электронной подписью. Подписание производится комплектом подписей, которые настроены в программе для соответствующего типа документов.

4. При приеме почты синхронизируется статус документа в программе. Подписанный сотрудником документ получает статус Готов к отправке.

Функционал реализован для документов, обмен которыми осуществляется через платформу ПТАХ.

Важно. Для того, чтобы пользоваться функционалом отправки документов произвольных форматов, необходимо наличие электронных подписей (КЭП) ответственных лиц и лицензия на модуль M.E.Doc «Электронный документооборот».

В демоверсии модуля можно отправлять до 10 документов в месяц.

Для получения консультации по электронному документообороту обращайтесь по тел. (050) 104 99 60 или оставьте заявку ниже и мы перезвоним