Как подписать и отправить документы произвольных форматов через M.E.Doc

7 889

Программа M.E.Doc позволяет подписывать и отправлять документы произвольных форматов, например: txt, rtf, doc, docx, xls, xlsx, pdf, png, jpeg и т.д. В частности, удобно отправлять контрагентам в электронном виде следующие документы: договор, дополнительное соглашение, заявление, приказ, письмо, акт сверки.

Рассмотрим подробно, как добавить, подписать и отправить документы произвольных форматов через M.E.Doc.

Для того чтобы загрузить произвольный документ в M.E.Doc, нужно:

1. Перейти в раздел «Первоначальные документы» – «Реестр электронных документов» и на панели инструментов выбрать «Универсальный документ» или открыть раздел меню «Файл» – «Создать» – «Универсальный документ».

2. Указать получателя и при необходимости заполнить поля номер и сумму.

3. Для загрузки электронного документа нажимаем кнопку «Выберите вложение» и указываем путь к нужному файлу, после чего слева в разделе «Вложения» появится загруженный документ. Таким же способом можно добавить и другие файлы (например, несколько документов: договор + счет).

4. Подписываем файлы документа, для этого нажимаем на кнопку «Следующие действия» – «Подписать документ».

5. После подписания документа нажимаем кнопку «Отправить документ», статус документа в реестре изменится на «Отправлен контрагенту».

Также рассмотрим ситуацию, когда необходимо отправить электронные документы нескольким адресатам.

Для того чтобы можно было добавлять или редактировать получателей нужно:

1. Загрузить нужные документы.

2. В меню «Следующие действия» нажать «Передать документ на подпись».

Становится доступным для редактирования раздел Маршрут документа. В этом разделе можно добавлять, удалять, изменять порядок получателей, при этом следует помнить, что при выборе нескольких получателей документ будет передаваться по очереди от первого до последнего получателя.

Если документ будет отклонен кем-либо из получателей, то другим контрагентам, уже получившим документ, отправляется квитанция об отклонении документа и обработка документа прекращается.

Контрагент для загрузки документа нажимает кнопку «Получить сообщение», найти документ он сможет в меню «Реестр электронных документов», выбрав необходимый период в фильтре.

После получения документа контрагентом, у отправителя статус документа изменится с «Отправлен контрагенту» на «Доставлен контрагенту», получатель сможет его открыть и согласовать или отклонить.

При отклонении есть возможность указать комментарий, который будет отправлен отправителю.

При необходимости, подписанный электронный документ можно сохранить на компьютере вместе с подписью, такой файл считается оригиналом документа. Для сохранения документа в разделе «Вложения» нажимаем кнопку Сохранить.

Будут сохранены следующие файлы, в зависимости от того, какие отметки выше были выбраны:

документ без подписей;
документ с подписями в одном файле (формат .p7s);
документ и подписи отдельными файлами (оригинал документа и подписи в формате .p7s в zip – архиве).

Как проверить подписи документа, мы рассматривали в этой статье.

Для того чтобы пользоваться функционалом отправки документов произвольных форматов, нужно наличие электронных подписей (КЭП) ответственных лиц и, если количество отправленных документов в месяц превышает 50, лицензия на модуль M.E.Doc «Электронный документооборот».

Для получения консультации по электронному документообороту обращайтесь по тел. (050) 104 99 60 или оставьте заявку ниже и мы перезвоним