Історія змін документів і довідників в BAS
347В програмних продуктах BAS передбачена можливість ведення історії змін документів і довідників в базі – версіонування об’єктів. Завдяки історії версій можна побачити хто змінив об’єкт (довідник або документ), коли відбулися зміни, і що саме було змінено в об’єкті.
Розглянемо налаштування історії змін в BAS
Для ведення історії змін в BAS Бухгалтерія перейдіть в розділ «Адміністрування» – «Загальні настройки» та проставте відмітку Зберігати журнал змін.
В BAS Малий Бізнес налаштування історії змін знаходиться в розділі «Налаштування» – «Загальні налаштування» – Історія змін.
В конфігураціях BAS Комплексне управління підприємством, Зарплата та управління персоналом, ERP та Управління торгівлею для ввімкнення історії змін перейдіть в розділ «НДІ і адміністрування» – «Адміністрування» – «Загальні настройки» та розгорніть групу Історія змін.
Для того, щоб налаштувати по яких саме документах та довідниках зберігати історію змін, перейдіть в підменю Історія змін за посиланням Настройки зберігання (або Налаштувати чи Настроїти).
Оберіть довідник чи документ, зміни по якому вас цікавлять, та виберіть зі списку:
- при якій процедурі зберігати версії: при запису чи при проведенні;
- строк зберігання: безстроково, за останній тиждень, місяць, квартал, півроку, рік.
Зверніть увагу. Зберігання версій об’єктів із часом може суттєво збільшити розмір інформаційної бази, тому потрібно зберігати історію вибірково – лише необхідних документів та довідників. Також рекомендується обирати зберігання версій документів при проведенні, а не при записі, щоб відслідковувати тільки остаточні зміни актуальних документів.
Можна встановити коли зберігати версії та строк їх зберігання для виділеного списку документів, натиснувши відповідну кнопку:
Щоб налаштувати автоматичне видалення застарілих версій, натисніть на посилання Настроїти розклад, та вкажіть з якої дати та в який час здійснювати процедуру видалення. Також, за потреби, можна видалити застарілі версії вручну кнопкою Очистити.
Для того, щоб переглянути історію змін документа в BAS Бухгалтерія відкрийте цей документ та перейдіть за посиланням Історія змін. В інших конфігураціях переглянути історію версій довідника або документа можна через меню за кнопкою «Ще» – «Історія змін» або натиснувши на піктограму 
.
Важливо. Посилання Історія змін доступне для документів, в яких включене версіонування, та для користувача із правами адміністратора.
У списку версій виводяться наступні поля:
- порядковий номер версії;
- користувач, який редагував об’єкт;
- дата і час редагування.
В нижній частині вікна можна перейти за посиланням Технічні відомості про зміну об’єкта, при цьому відкриється Журнал реєстрації, де можна побачити додатково: з якого комп’ютера відбувалося підключення; тип підключення (товстий, тонкий клієнт) та сеанс; дата і час входу в інформаційну базу та ін.
Для того, щоб порівняти версії, виділіть 2 або більше версій та натисніть кнопку Порівняти.
При порівнянні версій зміни виділяються різними кольорами:
- Блакитним – змінені дані в документі;
- Зеленим – додано нове значення або рядок в таблицю;
- Червоним – видалені дані в документі або рядок табличної частини.
Історія змін для довідників також дозволяє порівняти версії довідників: для прикладу, порівнюючи версії по цій номенклатурі – бачимо виділені синім зміни по цьому довіднику.
Таким чином, завдяки версіонуванню об’єктів в BAS можна швидко дізнатися хто, коли і які саме дані змінив в конкретному документі чи довіднику.
