Законність використання електронних документів

638

Обмін електронними документами регламентується основними законодавчими актами. Ключові витяги з цих документів можна описати так:

  1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»:

Стаття 9 п.2: «Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити …»

також наголошено на тому, що: «Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг».

Стаття 9 п.6: окреслює схему надання первинних документів при перевірці контролюючими органами: «У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами».

Примітка: Використання модуля “Медок Інтеграція” дозволяє зберігати в Медок всі первинні документи з ЕЦП та візуальні копії з підписами (сканкопії), при необхідності їх можна роздрукувати та надати перевіряючим.

  1. Закон України від 22 травня 2003 року № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”:

Стаття 5: Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Стаття 7:  Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України “Про електронний цифровий підпис”.

При цьому копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Стаття 8:   Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Стаття 12:  Перевірка цілісності електронного документа  проводиться шляхом перевірки кваліфікованого електронного підпису.

Стаття 13: Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи  на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

  1. Закон Про електроні довірчі послуги“:

Стаття 1.  кваліфікований електронний підпис – удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа;

Стаття 18. Правовий статус кваліфікованого електронного підпису.

п,4 Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

Примітка: кваліфікований електронний підпис, що виданий в акредитованому центрі сертифікації ключів «Україна» відповідає вимогам законодавства і прирівнюється до власноручного підпису.

  1. Листи ДФС стосовно використання електронних документів:

Лист ДФС від 04.05.2016 № 9985/6/99-95-42-01-16-01-15  щодо можливості використання ЕЦП при оформленні первинних облікових документів.

Лист ДПС України від 26.12.11 № 10406/7/18-4017 “Про визнання органами ДПС електронних первинних документів”.

Лист ДФС від 03.03.2017 № 4451/6/99-99-14-03-03-15  щодо використання документів, створених в електронному вигляді, в якому ДФС не заперечує використання електронних документів, але зазначає ряд застережень:

  • у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (пункт 6 статті 9 Закону № 996);
  • посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених Кодексом, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (пункт 85.8 статті 85 Кодексу).

Примітка: використовуючи модуль для 1С:Підприємство Flydoc (“Флайдок”) можна отримати копію документу (сканкопію) зі всіма підписами та печатками.

Немає коментарів