Законность использования электронных документов

Обмен электронными документами регламентируется основными законодательными актами. Ключевые выписки из этих документов можно описать так:

  1. Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»:

Статья 9 п.2: «Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны иметь обязательные реквизиты …»

также отмечено что: «Первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте».

Статья 9 п.6: определяет схему предоставления первичных документов при проверке контролирующими органами: «В случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета с использованием электронных средств обработки информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами».

Примечание: Использование модуля Медок Интеграция позволяет хранить в Медок все первичные документы с ЭЦП и визуальные копии с подписями (сканкопии), при необходимости их можно распечатать и предоставить проверяющим.

  1. Закон Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV “Об электронных документах и электронном документообороте”:

Статья 5. Электронный документ – документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Статья 7. Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины “Об электронной цифровой подписи”.

При этом копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое удостоверено в порядке, установленном законодательством.

Статья 8. Юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму.

Статья 12. Проверка целостности электронного документа проводится путем проверки электронной цифровой подписи.

Статья 13. Субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях. Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

  1. Закон “Об электронной цифровой подписи”:

Статья 1. Электронная цифровая подпись – вид электронной подписи, полученной в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который добавляется к этому набору или логически с ним объединяется и дает возможность подтвердить его целостность и идентифицировать подписчика. Электронная цифровая подпись накладывается с помощью личного ключа и проверяется с помощью открытого ключа.

Статья 3. Правовой статус электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись по правовому статусу приравнивается к собственноручной подписи (печати) в случае, если:

  • электронная цифровая подпись подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи;
  • во время проверки использовался усиленный сертификат ключа, действующий на момент наложения электронной цифровой подписи;
  • личный ключ подписывающего соответствует открытому ключу, указанному в сертификате.

Электронная подпись не может быть признана недействительной только потому, что он имеет электронную форму или не основывается на усиленном сертификате ключа.

Статья 4. Назначение электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись предназначена для обеспечения деятельности физических и юридических лиц, осуществляемой с использованием электронных документов.

Электронная цифровая подпись используется физическими и юридическими лицами – субъектами электронного документооборота для идентификации подписанта и подтверждения целостности данных в электронной форме.

Использование электронной цифровой подписи не изменяет порядок подписания договоров и других документов, установленного законом для совершения сделок в письменной форме.

Примечание: электронно цифровая подпись, выданная в аккредитованном центре сертификации ключей «Украина» соответствует требованиям законодательства и приравнивается к собственноручной подписи.

  1. Письма ГФС по использованию электронных документов:

Письмо ГФС от 04.05.2016 № 9985/6 / 99-95-42-01-16-01-15 – о возможности использования ЭЦП при оформлении первичных учетных документов.

Письмо ГНС Украины от 26.12.11 № 10406/7 / 18-4017  “О признании органами ГНС электронных первичных документов”.

Письмо ГФС от 03.03.2017 № 4451/6 / 99-99-14-03-03-15 – по использованию документов, созданных в электронном виде, в котором ГФС не возражает использования электронных документов, но отмечает ряд оговорок:

  • в случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета с использованием электронных средств обработки информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами (пункт 6 статьи 9 Закона № 996);
  • должностное (служебное) лицо контролирующего органа, проводящего проверку, в случаях, предусмотренных Кодексом, вправе получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки. Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии) (пункт 85.8 статьи 85 Кодекса).

Примечание: используя модуль для 1С:Підприємство Flydoc (“Флайдок”) можно получить копию документа (сканкопию) со всеми подписями и печатями.

Нет комментариев

Комментировать