Як відправити контрагенту посилання на первинний документ з M.E.Doc
7 017В програмі M.E.Doc реалізовано відправку на електронну пошту посилання на первинний документ. Контрагент може отримати, підписати КЕП та відправити електронний документ з будь-якого пристрою, в тому числі з смартфону чи планшету. Даний функціонал дозволяє обмінюватися е-документами з контрагентами, які не мають спеціального програмного забезпечення.
Для отримання та погодження документа контрагенту потрібен лише електронний підпис (КЕП). Функціонал відправки посилання на первинний документ можна використовувати, коли контрагент просить надіслати електронний документ, але при цьому не працює в програмах M.E.Doc, СОТА, Fredo ДокМен чи Flydoc.
В такому випадку контрагент, перейшовши за наданим посиланням, може погодити чи відхилити електронний документ у веб-сервісі СОТА. При цьому попередня реєстрація в СОТА не потрібна. Якщо контрагент відкриває дане посилання із смартфону, на пристрої повинні бути збережені КЕП, або ж контрагент може використовувати хмарні сервіси для збереження КЕП.
Для того, щоб відправити контрагенту посилання на документ, необхідно у розділі Довідники відкрити Картку контрагента. У розділі Контактні дані заповнити поле Найменування, додати E–mail та встановити відмітку Відправляти посилання на документ.
В такому випадку програма буде автоматично відправляти посилання на кожен електронний документ даному контрагенту.
Якщо галочка «Відправляти посилання на документ» знята, то для відправки посилання потрібно створити документ у Реєстрі первинних документів, підписати його та на вкладці Оберіть дію натиснути пункт Надіслати посилання на документ. Посилання буде надіслано на Е-mail, вказаний попередньо у Картці контрагента.
Детальніше про результат відправки можна дізнатися, натиснувши вкладку Відправлено контрагенту. У разі успішної відправки, в цій вкладці буде вказано посилання на відправлений документ, яке можна відкрити в браузері.
Таке ж посилання на електронну пошту отримує і контрагент.
Перейшовши за ним, він може переглянути, підписати або відхилити надісланий йому документ та зберегти його в форматі PDF з підписами.
Важливо!
- Відправка посилання працює тільки при наявності прямого з’єднання.
- Можлива відправка масових посилань на документи в автоматичному режимі, за допомогою автообробника в програмі M.E.Doc.
- Посилання можна сформувати для будь-яких первинних документів, окрім податкових накладних, розрахунків коригувань та акцизних накладних.
- Для підписання, затвердження/відхилення документа або його збереження, реєстрація в СОТА не потрібна.
- Всі документи, відправлені та підписані через електронну пошту, можуть бути завантажені в M.E.Doc або СОТА протягом терміну зберігання.
Термін зберігання посилання на первинний документ:
- Посилання на документ можна відкрити або завантажити в Медок чи СОТА впродовж 180 днів після отримання, за умови, що документ не було затверджено/відхилено чи отримано в іншій програмі.
- Якщо документ було затверджено/відхилено або отримано, посилання буде дійсним протягом 14 днів.
Також в програмі M.E.Doc додана можливість створення та відправки посилання на первинний документ для підписання співробітниками підприємства-відправника.
Окрім цього, реалізовано можливість здійснення багатостороннього обміну первинними документами, з використанням посилання на документ. Контрагенти можуть опрацьовувати та затверджувати документи, для яких налаштовано багатосторонній обмін, за отриманими посиланнями. Після затвердження за посиланням, документ буде автоматично відправлено наступному учаснику обміну, згідно з налаштованим маршрутом.
Схема відправки посилання та підписання співробітниками:
1. На вкладці Наступні дії для непідписаних первинних документів необхідно натиснути Відправити документ для допідписання.
2. У вікні, що відкрилось, потрібно обрати співробітника, якому надсилається посилання на документ (з довідника Співробітники або заповнити вручну).
3. За отриманим посиланням співробітник підписує документ електронним підписом. Підписання здійснюється комплектом підписів, що налаштований у програмі для відповідного типу документів.
Статус документа у програмі синхронізується після прийому пошти. Підписаний співробітником документ отримує статус Готовий до відправки.
Функціонал реалізований для документів, обмін якими здійснюється через платформу «ПТАХ»
Для того, щоб користуватись функціоналом відправки документів довільних форматів, потрібна наявність електронних підписів (КЕП) відповідальних осіб та ліцензія на модуль M.E.Doc «Електронний документообіг». В демоверсії модуля можна відправляти до 10 документів на місяць.
Для отримання консультації з приводу електронного документообігу, звертайтеся за тел. (050) 104 99 60 або залиште заявку нижче і ми зателефонуємо
