Розрахунок потреб в запасах в «BAS Малий бізнес»

Надлишок товару на складі заморожує оборотний капітал, змушуючи згодом розпродавати товари за зниженими цінами або взагалі списувати як неліквід, а дефіцит призводить до прикрих втрат через зірвані плани продажів.

Ця ситуація може бути знайомою для невеликих підприємств, де облік часто ведеться вручну. Для вирішення таких питань в системі «BAS Малий бізнес» передбачено спеціалізований інструмент — обробка «Розрахунок потреб». Вона перетворює планування закупівель на чіткий, автоматизований і передбачуваний процес.

Що таке «Розрахунок потреб у запасах» і як він працює?

«Розрахунок потреб у запасах» — це спеціальна обробка, яка дозволяє розрахувати дефіцит запасів компанії за обраний користувачем період, та автоматично формує замовлення постачальникам. Процес формування таких замовлень відбувається набагато швидше.

Щоб надати точні рекомендації щодо закупівель або виробництва, обробка проводить комплексний аналіз на основі таких даних:

Поточні та прогнозовані залишки. Система враховує залишки на складах на поточну дату.
Очікувані рухи товарів. Аналізуються заплановані продажі (споживання) та надходження. Дати очікуваного надходження та споживання визначаються за датою відвантаження, вказаною в замовленні покупця.
Ліміти запасів. Враховуються мінімальні та максимальні рівні запасів для кожної позиції номенклатури.

Крім того, розрахунок може базуватися безпосередньо на товарах, які вже замовлені покупцем, або на потребах у сировині та матеріалах, необхідних для виробництва продукції.

З чого почати роботу для планування закупівель?

Для того, щоб почати працювати із обробкою, її спочатку потрібно включити. Для цього відкрийте Налаштування – Ще більше можливостей, пункт Закупівлі. Встановіть прапорець «Розрахунок потреб».

За потреби, є можливість вести облік потреби за складами: для цього включіть відповідну галочку у цих же налаштуваннях – ця опція дозволить розраховувати потреби в розрізі складів, планувати внутрішні переміщення, закупівлі та/або виробництво для конкретного складу.

Крім того, можна налаштувати реєстрацію цін постачальників (опція Ціни контрагентів) як вручну, так і автоматично в момент оприбуткування товару.

Налаштування карток номенклатури для підтримки бажаного рівня запасів

Для увімкнення контролю мінімальних та максимальних рівнів запасів, у картці номенклатури на вкладці «Управління запасами» натисніть Створити та вкажіть мінімальний та максимальний рівень підтримки запасів.

Це дозволить програмі автоматично підтримувати потрібний асортимент. В такому разі при досягненні залишку рівня нижче мінімального, система буде пропонувати закупити товари для досягнення вказаного рівня.

Оформлення первинних потреб (за наявності)

Уявімо, що ми плануємо продати Стіл та Офісне крісло, для цього створюємо документ «Замовлення покупця» у розділі «Продажі». Стіл будемо виготовляти власними силами, а крісло під закупку у зовнішнього постачальника.

Розглянемо використання обробки на даному прикладі.

Використання обробки «Розрахунок потреб»

Запустити обробку можна як із розділу Закупівлі, так із розділу Виробництво.

Відкривши обробку, ми можемо побачити гнучкі фільтри та налаштування:

В правій частині обробки знаходяться фільтри та відбори для більш зручного розрахунку потреб:

Поповнення – фільтр за способом поповнення запасів має наступні варіанти: «Закупівля», «Переміщення», «Виробництво» та «Всі».
Тільки дефіцит – виводити тільки ті номенклатурні позиції, за якими є дефіцит.
Джерело – фільтр за постачальником запасів. Якщо реквізит «Джерело» не заповнити, то при розрахунку потреб обробка покаже всі номенклатурні позиції, які потрібно закупити.
Номенклатура та категорія – фільтр за певними номенклатурними позиціями.
Склад – фільтр за складом визначення залишків.
Вид замовлення, стан замовлення та статус оплати – фільтр потреби за даними замовлень покупців. Наприклад, можна розрахувати потребу тільки для сплачених або затверджених замовлень.

У нашому прикладі ми обираємо спосіб поповнення «Всі» та натискаємо кнопку «Розрахувати».

Далі перемикаємось на вкладку «Планування». Можемо бачити, що крісла нам може поставити два постачальника, а також бачимо ціни закупівлі. Поставивши відповідну галочку, ми можемо обрати, якому постачальнику формувати замовлення, чи обрати нового постачальника.

Оскільки ми виготовляємо стіл (відповідна ознака вказана в картці номенклатури) – система нам пропонує обрати спосіб поповнення «Виробництво».

Перевіряємо проставлені галочки, за потреби можемо внести корективи, та натискаємо кнопку «Сформувати замовлення».

Сформовані замовлення можемо відкрити, перевірити та провести.

Сформоване Замовлення постачальнику:

Сформоване Замовлення на виробництво:

Після проведення замовлення на виробництво можемо перевірити розрахунок потреб: якщо якихось комплектуючих для виробництва столу буде недостатньо – система запропонує сформувати відповідні замовлення.

Чому це краще за ручний облік?

За відсутності автоматизації для того, щоб зробити закупівлю чи виготовити продукт (наприклад, виконати два замовлення на виробництво 20 кг та 30 кг продукції), доводиться формувати звіти про нормативний склад виробу, вручну перераховувати кількість потрібної сировини та звіряти її зі звітами по запасах.

Обробка «Розрахунок потреб» усуває цю рутину. Система сама перевіряє, чи вдасться виконати заплановані замовлення вчасно. Якщо забезпечення замовлення до потрібного терміну під загрозою, програма виведе іконку попередження про дефіцит.

Отже, використання обробки «Розрахунок потреб у запасах» у BAS Малий бізнес — це надійний спосіб значно скоротити час на підрахунки та уникнути людських помилок чи невчасного поповнення асортименту. Цей інструмент допомагає керівникам аналізувати рівень запасів станом на сьогоднішню дату з перспективою на тиждень вперед, забезпечуючи своєчасне поповнення складу без зайвих перевитрат.