Расчет потребностей в запасах в «BAS Малий бізнес»

Избыток товара на складе замораживает оборотный капитал, заставляя впоследствии распродавать товары по сниженным ценам или вообще списывать их как неликвид, а дефицит приводит к досадным потерям из-за сорванных планов продаж.

Эта ситуация может быть знакома небольшим предприятиям, где учет часто ведется вручную. Для решения таких вопросов в системе «BAS Малий бізнес» предусмотрен специализированный инструмент — обработка «Расчет потребностей». Она превращает планирование закупок в четкий, автоматизированный и предсказуемый процесс.

Что такое «Расчет потребностей в запасах» и как он работает?

«Расчет потребностей в запасах» — это специальная обработка, которая позволяет рассчитать дефицит запасов компании за выбранный пользователем период и автоматически формирует заказы поставщикам. Процесс формирования таких заказов происходит значительно быстрее.

Чтобы предоставить точные рекомендации по закупкам или производству, обработка проводит комплексный анализ на основе следующих данных:

Текущие и прогнозируемые остатки. Система учитывает остатки на складах на текущую дату.
Ожидаемые движения товаров. Анализируются запланированные продажи (потребление) и поступления. Даты ожидаемого поступления и потребления определяются по дате отгрузки, указанной в заказе покупателя.
Лимиты запасов. Учитываются минимальный и максимальный уровни запасов для каждой позиции номенклатуры.

Кроме того, расчет может основываться непосредственно на товарах, которые уже заказаны покупателем, или на потребностях в сырье и материалах, необходимых для производства продукции.

С чего начать работу для планирования закупок?

Для того чтобы начать работать с обработкой, ее сначала необходимо включить. Для этого откройте Настройки – Еще больше возможностей, пункт Закупки. Установите флажок «Расчет потребностей».

При необходимости есть возможность вести учет потребности по складам: для этого включите соответствующий флажок в этих же настройках — эта опция позволит рассчитывать потребности в разрезе складов, планировать внутренние перемещения, закупки и/или производство для конкретного склада.

Кроме того, можно настроить регистрацию цен поставщиков (опция Цены контрагентов) как вручную, так и автоматически в момент оприходования товара.

Настройка карточек номенклатуры для поддержания желаемого уровня запасов

Для включения контроля минимального и максимального уровней запасов в карточке номенклатуры на вкладке «Управление запасами» нажмите Создать и укажите минимальный и максимальный уровень поддержания запасов.

Это позволит программе автоматически поддерживать необходимый ассортимент. В таком случае при достижении остатка уровня ниже минимального система будет предлагать закупить товары для достижения указанного уровня.

Оформление первичных потребностей (при наличии)

Представим, что мы планируем продать Стол и Офисное кресло, для этого создаем документ «Заказ покупателя» в разделе «Продажи». Стол будем изготавливать собственными силами, а кресло — закупать у внешнего поставщика.

Рассмотрим использование обработки на данном примере.

Использование обработки «Расчет потребностей»

Запустить обработку можно как из раздела Закупки, так и из раздела Производство.

Открыв обработку, мы можем увидеть гибкие фильтры и настройки:

В правой части обработки находятся фильтры и отборы для более удобного расчета потребностей:

Пополнение – фильтр по способу пополнения запасов имеет следующие варианты: «Закупка», «Перемещение», «Производство» и «Все».
Только дефицит – выводить только те номенклатурные позиции, по которым имеется дефицит.
Источник – фильтр по поставщику запасов. Если реквизит «Источник» не заполнить, то при расчете потребностей обработка покажет все номенклатурные позиции, которые необходимо закупить.
Номенклатура и категория – фильтр по определенным номенклатурным позициям.
Склад – фильтр по складу определения остатков.
Вид заказа, состояние заказа и статус оплаты – фильтр потребности по данным заказов покупателей. Например, можно рассчитать потребность только для оплаченных или утвержденных заказов.

В нашем примере мы выбираем способ пополнения «Все» и нажимаем кнопку «Рассчитать».

Далее переключаемся на вкладку «Планирование». Можем видеть, что кресла нам могут поставить два поставщика, а также видим закупочные цены. Установив соответствующий флажок, мы можем выбрать, для какого поставщика формировать заказ, или выбрать нового поставщика.

Поскольку мы изготавливаем стол (соответствующий признак указан в карточке номенклатуры), система предлагает нам выбрать способ пополнения «Производство».

Проверяем установленные флажки, при необходимости можем внести корректировки и нажимаем кнопку «Сформировать заказ».

Сформированные заказы можем открыть, проверить и провести.

Сформированный Заказ поставщику:

Сформированный Заказ на производство:

После проведения заказа на производство можем проверить расчет потребностей: если каких-либо комплектующих для производства стола будет недостаточно — система предложит сформировать соответствующие заказы.

Почему это лучше ручного учета?

При отсутствии автоматизации для того, чтобы сделать закупку или изготовить продукт (например, выполнить два заказа на производство 20 кг и 30 кг продукции), приходится формировать отчеты о нормативном составе изделия, вручную пересчитывать количество необходимого сырья и сверять его с отчетами по запасам.

Обработка «Расчет потребностей» устраняет эту рутину. Система сама проверяет, удастся ли выполнить запланированные заказы вовремя. Если обеспечение заказа к необходимому сроку находится под угрозой, программа выведет иконку предупреждения о дефиците.

Итак, использование обработки «Расчет потребностей в запасах» в «BAS Малий бізнес» — это надежный способ значительно сократить время на расчеты и избежать человеческих ошибок или несвоевременного пополнения ассортимента. Этот инструмент помогает руководителям анализировать уровень запасов по состоянию на сегодняшнюю дату с перспективой на неделю вперед, обеспечивая своевременное пополнение склада без лишних перерасходов.