Обмін електронними документами на платформі “Птах”

14 832

За статистикою перехід на електронний документообіг зекономить до 2% обороту компанії. Та крім фінансових затрат – використання паперу для первинних документів, має і інші неприємні наслідки:

  • Час доставки документів тривалий та незрозумілий: невідомо, де знаходяться документи в поточний момент і чи дійдуть вони до адресата.
  • Величезна робота по збиранню, впорядкуванню «первинки» та внесення в облікову систему з високою ймовірністю помилок.
  • Вартість доставки (конверти, марки) постійно зростає, зокрема, Укрпошта вкотре підняла ціни, востаннє більш, ніж на 50%.
  • Ми використовуємо папір, тим самим погіршуючи екологію, вирубуючи зелені насадження.
  • Архівні приміщення забирають наш час, простір та енергію, не даючи нам вільно думати та дихати.
  • Використання скан-копій тільки пришвидшує передачу візуальних документів, але не зменшує час обробки «первинки» і все одно вимагає паперової копії-підтвердження.

Тут потрібне комплексне рішення, яке відповідатиме наступним вимогам:

  • інтеграція з існуючими програмами, як то BAS, M.E.Doc;
  • наявність контролів в обліковій системі:
    • відповідності електронного документу, отриманого від контрагента з обліковим документом в BAS;
    • коректності реквізитів контрагентів в документі з прямою перевіркою з ЄДР;
    • контроль при підписуванні документу (чи всі уповноважені особи завірили акт чи накладну);
  • можливість накладання КЕП на первинні документи та зберігання електронних документів з КЕП безпосередньо в BAS;
  • можливість відслідкувати, де знаходиться документ: на сервері, у контрагента в базі, підписаний контрагентом чи відхилений;
  • стандартизація та використання єдиної платформи електронного документообігу з можливістю шифрування даних;
  • відповідність законодавству та захищеність при податкових перевірках.

Всі ці принципи лягли в основу рішення  flydoc_logo.

Для електронного документообігу використовується розробка модуль для BAS FlyDoc (“Флайдок”) від розробника програми M.E.Doc, який працює на платформі «Птах», з відкритим доступом, стандартизованими форматами та протоколами обміну.

Платформа «Птах» це:

  • 600 000 компаній, підключені до платформи.
  • Більше 1 000 000 документів за день.
  • Можливість роботи з будь-якими типами документів.
  • Інтеграція з будь-якою обліковою системою через АРІ.
  • Модуль прямої інтеграції в BAS Flydoc.
  • Обмін первинними документами через M.E.Doc, СОТА, FREDO ДокМен.
  • Можливість отримання документів на електронну пошту або через веб.
  • Можливість інтеграції frame у власний сайт для реалізації документообігу онлайн.

При обміні документів реалізований стандарт передачі з використанням так званого конверту, в який запаковується:

  • XML-файл, де знаходиться вся інформація в електронному вигляді для завантаження в облікову систему.
  • PDF–файл – візуально представлений документ (сканкопія документу).
  • Вкладений файл – довільний файл в разі необхідності.

Кожен файл підписаний КЕП та зашифрований на сертифікат отримувача, що унеможливлює зміну чи перегляд документу третіми особами.

В платформі «Птах» реалізовано:

  • Єдиний довідник шаблонів електронних документів з наступними атрибутами:
    • обов’язкові контролі;
    • комплект підпису для документів;
    • маршрут документу (односторонній – рахунок, двосторонній – акт, накладна).
  • Єдиний довідник контрагентів з автоматичною звіркою з ЄДК.
  • Система сповіщення дозволяє:
    • налаштувати для кожного отримувача чи документу окремий варіант сповіщення;
    • повідомляти клієнтів через sms, viber, telegram;
    • налаштувати регулярність сповіщення та кінцевий термін узгодження документу.

Детальніше про обмін електронними документами в BAS на платформі “Птах”:  Питання-відповіді

Отже, «Птах» – це відкрита платформа, що об’єднує всіх учасників документообміну, забезпечує єдиний стандарт обміну, перевірки, захисту та транспортування юридично значущих документів, підписаних КЕП.

З питань впровадження електронного документообігу звертайтеся за тел. (050) 104 99 60 або залиште заявку нижче і ми зателефонуємо