Обмін електронними документами на платформі “Птах”

1 880

За статистикою перехід на електронний документообіг зекономить до 2% обороту компанії. Та крім фінансової затрат використання паперу для первинних документів має інші неприємні наслідки:

  • Час доставки документів тривалий та незрозумілий: невідомо, де знаходяться документи в поточний момент і чи дійдуть вони до адресата.
  • Величезна робота по збиранню, впорядкуванню «первинки» та внесення в облікову систему з високою ймовірністю помилок
  • Вартість доставки (конверти, марки) постійно зростає, зокрема, Укрпошта вкотре підняла ціни, востаннє більш, ніж на 50%.
  • Ми використовуємо папір, тим самим погіршуючи екологію, вирубуючи зелені насадження.
  • Архівні приміщення забирають наш час, простір та енергію, не даючи нам вільно думати та дихати.

Використання факсів та сканерів тільки пришвидшують передачу візуальних документів, але не зменшують час обробки «первинки» і все одно вимагають паперової копії-підтвердження.

Тут потрібне комплексне рішення, яке задовольняло б наступним вимогам:

  • інтеграція з існуючими програмами як то 1С, Медок
  • наявність контролів в обліковій системі:
    • відповідності електронного документу, отриманого від контрагента з обліковим документом в 1С
    • коректності реквізитів контрагентів в документі з прямою перевіркою з ЄДР
    • контроль при підписуванні документу (чи всі уповноважені особи завірили акт чи накладну)
  • можливість накладання ЕЦП на первинні документи та зберігання електронних документів з ЕЦП безпосередньо в 1С
  • можливість відслідкувати, де знаходиться документ: на сервері, у контрагента в базі, підписаний клієнтом чи відхилений
  • стандартизація та використання єдиної платформи електронного документообігу з можливістю шифрування даних
  • відповідність законодавству України та захищеність при податкових перевірках

Всі ці принципи лягли в основу рішення  flydoc_logo

Для електронного документообігу використовується розробка компанії Медок – модуль для 1С Flydoc (“Флайдок”), який працює на платформі «Птах», з відкритим доступом, стандартизованими форматами та протоколами обміну.

Платформа «Птах» це:

  • 600 000 компаній, підключені до платформи
  • Більше 1 000 000 документів за день
  • Можливість роботи з будь-якими типами документів
  • Інтеграція з будь-якою обліковою системою через АРІ
  • Модуль прямої інтеграції в 1С: Flydoc
  • Обмін первинними документами через Медок, Сота, 1С-ЕДО
  • Можливість отримання документів на електронну пошту або через веб
  • Можливість інтеграції frame у власний сайт для реалізації онлайн  документообігу

Обмін Птах

При обміні документів реалізований стандарт передачі з використанням так званого конверту, в який запаковується:

  • XML-файл, де знаходиться вся інформація в електронному вигляді для завантаження в облікову систему
  • PDF–файл візуально представлений документ (сканкопія документу)
  • Вкладений файл – довільний файл в разі необхідності

Кожен файл підписаний ЕЦП та зашифрований на сертифікат отримувача, що унеможливлює зміну чи перегляд документу третіми особами.

Стандарт передачі

В платформі «Птах» реалізовано:

  • Єдиний довідник шаблонів електронних документів з наступними атрибутами:
    • обов’язкові контролі
    • комплект підпису для документів
    • маршрут документу (односторонній – рахунок, двосторонній – акт, накладна)
    • можливість замовлення паперового документу
  • Єдиний довідник контрагентів з автоматичною звіркою з ЄДК
  • Система сповіщення дозволяє:
    • налаштувати для кожного отримувача чи документу окремий варіант сповіщення
    • повідомляти клієнтів через sms, viber, telegram, а також моментального відкриття електронних документів в Web, Mobile
    • налаштувати регулярність сповіщення та кінцевий термін узгодження документу

Детальніше про обмін електронними документами в 1С8:Підприємство на платформі “Птах”:  Питання-відповіді

Отже «Птах» – це відкрита платформа, що об’єднує всіх учасників документообміну, забезпечує єдиний стандарт обміну, перевірки, захисту та транспортування юридично значущих документів, підписаних ЕЦП

Немає коментарів