Обмін електронними документами на платформі “Птах”

7 702

За статистикою перехід на електронний документообіг зекономить до 2% обороту компанії. Та крім фінансових затрат – використання паперу для первинних документів, має і інші неприємні наслідки:

Час доставки документів тривалий та незрозумілий: невідомо, де знаходяться документи в поточний момент і чи дійдуть вони до адресата.
Величезна робота по збиранню, впорядкуванню «первинки» та внесення в облікову систему з високою ймовірністю помилок.
Вартість доставки (конверти, марки) постійно зростає, зокрема, Укрпошта вкотре підняла ціни, востаннє більш, ніж на 50%.
Ми використовуємо папір, тим самим погіршуючи екологію, вирубуючи зелені насадження.
Архівні приміщення забирають наш час, простір та енергію, не даючи нам вільно думати та дихати.

Використання факсів та сканерів тільки пришвидшують передачу візуальних документів, але не зменшують час обробки «первинки» і все одно вимагають паперової копії-підтвердження.

Тут потрібне комплексне рішення, яке відповідало б наступним вимогам:

інтеграція з існуючими програмами, як то 1С:Підприємство, Медок
наявність контролів в обліковій системі:
- відповідності електронного документу, отриманого від контрагента з обліковим документом в 1С:Підприємство
- коректності реквізитів контрагентів в документі з прямою перевіркою з ЄДР
- контроль при підписуванні документу (чи всі уповноважені особи завірили акт чи накладну)
можливість накладання ЕЦП на первинні документи та зберігання електронних документів з ЕЦП безпосередньо в 1С:Підприємство
можливість відслідкувати, де знаходиться документ: на сервері, у контрагента в базі, підписаний клієнтом чи відхилений
стандартизація та використання єдиної платформи електронного документообігу з можливістю шифрування даних
відповідність законодавству України та захищеність при податкових перевірках

Всі ці принципи лягли в основу рішення

Для електронного документообігу використовується розробка компанії Медок – модуль для 1С:Підприємство Flydoc (“Флайдок”), який працює на платформі «Птах», з відкритим доступом, стандартизованими форматами та протоколами обміну.

Платформа «Птах» це:

600 000 компаній, підключені до платформи
Більше 1 000 000 документів за день
Можливість роботи з будь-якими типами документів
Інтеграція з будь-якою обліковою системою через АРІ
Модуль прямої інтеграції в 1С:Підприємство Flydoc
Обмін первинними документами через Медок, Сота, FREDO ДокМен
Можливість отримання документів на електронну пошту або через веб
Можливість інтеграції frame у власний сайт для реалізації онлайн документообігу

При обміні документів реалізований стандарт передачі з використанням так званого конверту, в який запаковується:

XML-файл, де знаходиться вся інформація в електронному вигляді для завантаження в облікову систему
PDF–файл візуально представлений документ (сканкопія документу)
Вкладений файл – довільний файл в разі необхідності

Кожен файл підписаний ЕЦП та зашифрований на сертифікат отримувача, що унеможливлює зміну чи перегляд документу третіми особами.

В платформі «Птах» реалізовано:

Єдиний довідник шаблонів електронних документів з наступними атрибутами:
- обов’язкові контролі
- комплект підпису для документів
- маршрут документу (односторонній – рахунок, двосторонній – акт, накладна)
- можливість замовлення паперового документу
Єдиний довідник контрагентів з автоматичною звіркою з ЄДК
Система сповіщення дозволяє:
- налаштувати для кожного отримувача чи документу окремий варіант сповіщення
- повідомляти клієнтів через sms, viber, telegram, а також моментального відкриття електронних документів в Web, Mobile
- налаштувати регулярність сповіщення та кінцевий термін узгодження документу

Детальніше про обмін електронними документами в 1С:Підприємство 8 на платформі “Птах”: Питання-відповіді

Отже, «Птах» – це відкрита платформа, що об’єднує всіх учасників документообміну, забезпечує єдиний стандарт обміну, перевірки, захисту та транспортування юридично значущих документів, підписаних ЕЦП