Обмін електронними документами на платформі “Птах” через модуль для 1С Flydoc

За останнє десятиліття світ повністю змінився: у кожного є мобільний телефон, який за потужністю перевищує всі комп’ютери  НАСА на момент запуску шатла на Місяць. Є мобільний Інтернет,  який дозволяє бути в курсі світових подій незалежно від місця перебування. Це змінило назавжди наші підходи до розваг, роботи та комунікації.

Однак, незважаючи на такі  потужні інструменти, а також програми, які давно ввійшли в наше життя: 1С, Медок, ЕЦП, ми і далі використовуємо папір для первинних документів в обліку підприємства зі всіма неприємними наслідками:

  • Час доставки документів тривалий та незрозумілий: невідомо, де знаходяться в поточний момент і чи дійдуть вони до адресата.
  • Робота по збиранню, впорядкуванню «первинки» та внесення в облікову систему перетворюється на пекельну працю з величезною кількістю помилок, які, зазвичай, знаходяться за участі контролюючих органів.
  • Вартість доставки (конверти, марки) постійно зростає, зокрема, Укрпошта вкотре підняла ціни, востаннє більш, ніж на 50%.
  • Ми використовуємо папір, тим самим погіршуючи екологію, вирубуючи зелені насадження.
  • Архівні приміщення забирають наш час, простір та енергію, не даючи нам вільно думати та дихати.

Власне, для обміну документами ми давно намагаємося якось використовувати технології: факси, сканери… Та всі ці спроби пришвидшують передачу візуальних документів, але не зменшують час обробки «первинки» і все одно вимагають паперової копії-підтвердження.

Тут потрібне комплексне рішення, яке задовольняло б наступним вимогам:

  • інтеграція з існуючими програмами як то 1С, Медок та ін.
  • наявність контролів в 1С:
    • відповідності електронного документу, отриманого від контрагента з обліковим документом в 1С
    • коректності реквізитів контрагентів в документі з прямою перевіркою з ЄДР
    • контроль при підписуванні документу (чи всі уповноважені особи завірили акт чи накладну)
    • перевірка отриманого пакету документів: рахунок, акт, ПН
  • можливість накладання ЕЦП всіх АЦСК на первинні документи прямо в 1С
  • зберігання електронних документів з ЕЦП прямо в 1С. При чому документи зберігати як у форматі XML, так форматі PDF (аналог сканкопії документу)
  • можливість відслідкувати, де знаходиться документ: на сервері, у контрагента в базі, підписаний клієнтом, відправлений, з можливістю нагадування контрагенту про підписання прямо із 1С, причому повідомлення мають приходити на e-mail, sms, viber, telegram…
  • можливість замовити паперові документи прямо з 1С у разі, якщо контрагент не працює з електронними документами
  • використання єдиної платформи доставки документів усіма учасниками процесу, стандартизація документів та шифрування каналу передачі даних
  • відповідність законодавству України та захищеність при податкових перевірках

Всі ці принципи лягли в основу рішення  flydoc

Відмітимо, що 3 січня 2017 р. набрав чинності закон, в якому зазначено право складання первинних та зведених облікових документів в електронній формі.

Для обміну електронними документами використовується розробка компанії Медок – платформа «Птах», з відкритим доступом, стандартизованими форматами та протоколами обміну.

Платформа «Птах» це:

  • 500 000 компаній, які готові до обміну
  • 4 000 000 користувачів
  • Більше 1 000 000 документів за день
  • Можливість роботи з будь-якими типами документів
  • Інтеграція з будь-якою обліковою системою через АРІ
  • Модуль прямої інтеграції в 1С: Flydoc
  • Обмін первинними документами через Медок, Сота
  • Можливість отримання документів на електронну пошту або через веб
  • Можливість інтеграції frame у власний сайт для реалізації онлайн  документообігу

1

При обміні документів реалізований стандарт передачі з використанням так званого конверту, в який запаковується:

  • XML-файл, де знаходиться вся інформація в електронному вигляді для завантаження в облікову систему
  • PDF–файл візуально представлений документ (по суті, сканкопія документу)
  • Вкладений файл – довільний файл в разі необхідності

Кожен файл підписаний ЕЦП та зашифрований на відкритий ключ отримувача, що унеможливлює зміну чи перегляд документу третіми особами.

2

В платформі «Птах» реалізовано:

  • Єдиний довідник шаблонів електронних документів з наступними атрибутами:
    • обов’язкові контролі
    • комплект підпису для документів
    • маршрут документу (односторонній – рахунок, двосторонній – акт, накладна)
    • можливість замовлення паперового документу
  • Єдиний довідник контрагентів з автоматичною звіркою з ЄДК
  • Система сповіщення дозволяє:
    • налаштувати для кожного отримувача чи документу окремий варіант сповіщення
    • повідомляти клієнтів через sms, viber, telegram, а також моментального відкриття електронних документів в Web, Mobile
    • налаштувати регулярність сповіщення та кінцевий термін узгодження документу

Детальніше про обмін електронними документами в 1С8:Підприємство на платформі “Птах”:  Питання-відповіді

Отже «Птах» – це відкрита платформа, яка постійно розвивається і дозволяє ефективно обмінюватися будь-якими електронними документами.

Залишити коментар

avatar
wpDiscuz