Обмін електронними документами на платформі “Птах” через модуль для 1С Flydoc

За останнє десятиліття світ повністю змінився: у кожного є мобільний телефон, який за потужністю перевищує всі комп’ютери НАСА на момент запуску шатла на Місяць. Є мобільний Інтернет, який дозволяє бути в курсі світових подій незалежно від місця перебування. Це змінило назавжди наші підходи до розваг, роботи та комунікації.

Однак, незважаючи на такі потужні інструменти, а також програми, які давно ввійшли в наше життя: 1С, Медок, ЕЦП, ми і далі використовуємо папір для первинних документів в обліку підприємства зі всіма неприємними наслідками:

Час доставки документів тривалий та незрозумілий: невідомо, де знаходяться в поточний момент і чи дійдуть вони до адресата.
Робота по збиранню, впорядкуванню «первинки» та внесення в облікову систему перетворюється на пекельну працю з величезною кількістю помилок, які, зазвичай, знаходяться за участі контролюючих органів.
Вартість доставки (конверти, марки) постійно зростає, зокрема, Укрпошта вкотре підняла ціни, востаннє більш, ніж на 50%.
Ми використовуємо папір, тим самим погіршуючи екологію, вирубуючи зелені насадження.
Архівні приміщення забирають наш час, простір та енергію, не даючи нам вільно думати та дихати.

Власне, для обміну документами ми давно намагаємося якось використовувати технології: факси, сканери… Та всі ці спроби пришвидшують передачу візуальних документів, але не зменшують час обробки «первинки» і все одно вимагають паперової копії-підтвердження.

Тут потрібне комплексне рішення, яке задовольняло б наступним вимогам:

інтеграція з існуючими програмами як то 1С, Медок та ін.
наявність контролів в 1С:
- відповідності електронного документу, отриманого від контрагента з обліковим документом в 1С
- коректності реквізитів контрагентів в документі з прямою перевіркою з ЄДР
- контроль при підписуванні документу (чи всі уповноважені особи завірили акт чи накладну)
- перевірка отриманого пакету документів: рахунок, акт, ПН
можливість накладання ЕЦП всіх АЦСК на первинні документи прямо в 1С
зберігання електронних документів з ЕЦП прямо в 1С. При чому документи зберігати як у форматі XML, так форматі PDF (аналог сканкопії документу)
можливість відслідкувати, де знаходиться документ: на сервері, у контрагента в базі, підписаний клієнтом, відправлений, з можливістю нагадування контрагенту про підписання прямо із 1С, причому повідомлення мають приходити на e-mail, sms, viber, telegram…
можливість замовити паперові документи прямо з 1С у разі, якщо контрагент не працює з електронними документами
використання єдиної платформи доставки документів усіма учасниками процесу, стандартизація документів та шифрування каналу передачі даних
відповідність законодавству України та захищеність при податкових перевірках

Всі ці принципи лягли в основу рішення

Відмітимо, що 3 січня 2017 р. набрав чинності закон, в якому зазначено право складання первинних та зведених облікових документів в електронній формі.

Для обміну електронними документами використовується розробка компанії Медок – платформа «Птах», з відкритим доступом, стандартизованими форматами та протоколами обміну.

Платформа «Птах» це:

500 000 компаній, які готові до обміну
4 000 000 користувачів
Більше 1 000 000 документів за день
Можливість роботи з будь-якими типами документів
Інтеграція з будь-якою обліковою системою через АРІ
Модуль прямої інтеграції в 1С: Flydoc
Обмін первинними документами через Медок, Сота
Можливість отримання документів на електронну пошту або через веб
Можливість інтеграції frame у власний сайт для реалізації онлайн документообігу

При обміні документів реалізований стандарт передачі з використанням так званого конверту, в який запаковується:

XML-файл, де знаходиться вся інформація в електронному вигляді для завантаження в облікову систему
PDF–файл візуально представлений документ (по суті, сканкопія документу)
Вкладений файл – довільний файл в разі необхідності

Кожен файл підписаний ЕЦП та зашифрований на відкритий ключ отримувача, що унеможливлює зміну чи перегляд документу третіми особами.

В платформі «Птах» реалізовано:

Єдиний довідник шаблонів електронних документів з наступними атрибутами:
- обов’язкові контролі
- комплект підпису для документів
- маршрут документу (односторонній – рахунок, двосторонній – акт, накладна)
- можливість замовлення паперового документу
Єдиний довідник контрагентів з автоматичною звіркою з ЄДК
Система сповіщення дозволяє:
- налаштувати для кожного отримувача чи документу окремий варіант сповіщення
- повідомляти клієнтів через sms, viber, telegram, а також моментального відкриття електронних документів в Web, Mobile
- налаштувати регулярність сповіщення та кінцевий термін узгодження документу