Обмін електронними документами на платформі “Птах”
3 012За статистикою перехід на електронний документообіг зекономить до 2% обороту компанії. Та крім фінансових затрат – використання паперу для первинних документів, має і інші неприємні наслідки:
- Час доставки документів тривалий та незрозумілий: невідомо, де знаходяться документи в поточний момент і чи дійдуть вони до адресата.
- Величезна робота по збиранню, впорядкуванню «первинки» та внесення в облікову систему з високою ймовірністю помилок.
- Вартість доставки (конверти, марки) постійно зростає, зокрема, Укрпошта вкотре підняла ціни, востаннє більш, ніж на 50%.
- Ми використовуємо папір, тим самим погіршуючи екологію, вирубуючи зелені насадження.
- Архівні приміщення забирають наш час, простір та енергію, не даючи нам вільно думати та дихати.
Використання факсів та сканерів тільки пришвидшують передачу візуальних документів, але не зменшують час обробки «первинки» і все одно вимагають паперової копії-підтвердження.
Тут потрібне комплексне рішення, яке відповідало б наступним вимогам:
- інтеграція з існуючими програмами, як то 1С:Підприємство, Медок
- наявність контролів в обліковій системі:
- відповідності електронного документу, отриманого від контрагента з обліковим документом в 1С:Підприємство
- коректності реквізитів контрагентів в документі з прямою перевіркою з ЄДР
- контроль при підписуванні документу (чи всі уповноважені особи завірили акт чи накладну)
- можливість накладання ЕЦП на первинні документи та зберігання електронних документів з ЕЦП безпосередньо в 1С:Підприємство
- можливість відслідкувати, де знаходиться документ: на сервері, у контрагента в базі, підписаний клієнтом чи відхилений
- стандартизація та використання єдиної платформи електронного документообігу з можливістю шифрування даних
- відповідність законодавству України та захищеність при податкових перевірках
Всі ці принципи лягли в основу рішення 
Для електронного документообігу використовується розробка компанії Медок – модуль для 1С:Підприємство Flydoc (“Флайдок”), який працює на платформі «Птах», з відкритим доступом, стандартизованими форматами та протоколами обміну.
Платформа «Птах» це:
- 600 000 компаній, підключені до платформи
- Більше 1 000 000 документів за день
- Можливість роботи з будь-якими типами документів
- Інтеграція з будь-якою обліковою системою через АРІ
- Модуль прямої інтеграції в 1С:Підприємство Flydoc
- Обмін первинними документами через Медок, Сота, FREDO ДокМен
- Можливість отримання документів на електронну пошту або через веб
- Можливість інтеграції frame у власний сайт для реалізації онлайн документообігу
При обміні документів реалізований стандарт передачі з використанням так званого конверту, в який запаковується:
- XML-файл, де знаходиться вся інформація в електронному вигляді для завантаження в облікову систему
- PDF–файл візуально представлений документ (сканкопія документу)
- Вкладений файл – довільний файл в разі необхідності
Кожен файл підписаний ЕЦП та зашифрований на сертифікат отримувача, що унеможливлює зміну чи перегляд документу третіми особами.
В платформі «Птах» реалізовано:
- Єдиний довідник шаблонів електронних документів з наступними атрибутами:
- обов’язкові контролі
- комплект підпису для документів
- маршрут документу (односторонній – рахунок, двосторонній – акт, накладна)
- можливість замовлення паперового документу
- Єдиний довідник контрагентів з автоматичною звіркою з ЄДК
- Система сповіщення дозволяє:
- налаштувати для кожного отримувача чи документу окремий варіант сповіщення
- повідомляти клієнтів через sms, viber, telegram, а також моментального відкриття електронних документів в Web, Mobile
- налаштувати регулярність сповіщення та кінцевий термін узгодження документу
Детальніше про обмін електронними документами в 1С:Підприємство 8 на платформі “Птах”: Питання-відповіді
Отже, «Птах» – це відкрита платформа, що об’єднує всіх учасників документообміну, забезпечує єдиний стандарт обміну, перевірки, захисту та транспортування юридично значущих документів, підписаних ЕЦП
