Обмін електронними документами на платформі “Птах”
19 128За статистикою перехід на електронний документообіг зекономить до 2% обороту компанії. Та крім фінансових затрат – використання паперу для первинних документів, має і інші неприємні наслідки:
- Час доставки документів тривалий та незрозумілий: невідомо, де знаходяться документи в поточний момент і чи дійдуть вони до адресата.
- Величезна робота по збиранню, впорядкуванню «первинки» та внесення в облікову систему з високою ймовірністю помилок.
- Вартість доставки (конверти, марки) постійно зростає, зокрема, Укрпошта вкотре підняла ціни, востаннє більш, ніж на 50%.
- Ми використовуємо папір, тим самим погіршуючи екологію, вирубуючи зелені насадження.
- Архівні приміщення забирають наш час, простір та енергію, не даючи нам вільно думати та дихати.
- Використання скан-копій тільки пришвидшує передачу візуальних документів, але не зменшує час обробки «первинки» і все одно вимагає паперової копії-підтвердження.
Тут потрібне комплексне рішення, яке відповідатиме наступним вимогам:
- інтеграція з існуючими програмами, як то BAS, M.E.Doc;
- наявність контролів в обліковій системі:
- відповідності електронного документу, отриманого від контрагента з обліковим документом в BAS;
- коректності реквізитів контрагентів в документі з прямою перевіркою з ЄДР;
- контроль при підписуванні документу (чи всі уповноважені особи завірили акт чи накладну);
- можливість накладання КЕП на первинні документи та зберігання електронних документів з КЕП безпосередньо в BAS;
- можливість відслідкувати, де знаходиться документ: на сервері, у контрагента в базі, підписаний контрагентом чи відхилений;
- стандартизація та використання єдиної платформи електронного документообігу з можливістю шифрування даних;
- відповідність законодавству та захищеність при податкових перевірках.
Всі ці принципи лягли в основу рішення 
.
Для електронного документообігу використовується модуль для BAS FlyDoc (“Флайдок”) від розробника програми M.E.Doc, який працює на платформі «Птах», з відкритим доступом, стандартизованими форматами та протоколами обміну.
Платформа «Птах» це:
- 600 000 компаній, підключені до платформи.
- Більше 1 000 000 документів за день.
- Можливість роботи з будь-якими типами документів.
- Інтеграція з будь-якою обліковою системою через АРІ.
- Модуль прямої інтеграції в BAS Flydoc.
- Обмін первинними документами через M.E.Doc, СОТА, FREDO ДокМен.
- Можливість отримання документів на електронну пошту або через веб.
- Можливість інтеграції frame у власний сайт для реалізації документообігу онлайн.
При обміні документів реалізований стандарт передачі з використанням так званого конверту, в який запаковується:
- XML-файл, де знаходиться вся інформація в електронному вигляді для завантаження в облікову систему.
- PDF–файл – візуально представлений документ (сканкопія документу).
- Вкладений файл – довільний файл в разі необхідності.
Кожен файл підписаний КЕП та зашифрований на сертифікат отримувача, що унеможливлює зміну чи перегляд документу третіми особами.
В платформі «Птах» реалізовано:
- Єдиний довідник шаблонів електронних документів з наступними атрибутами:
- обов’язкові контролі;
- комплект підпису для документів;
- маршрут документу (односторонній – рахунок, двосторонній – акт, накладна).
- Єдиний довідник контрагентів з автоматичною звіркою з ЄДК.
- Система сповіщення дозволяє:
- налаштувати для кожного отримувача чи документу окремий варіант сповіщення;
- повідомляти клієнтів через sms, viber, telegram;
- налаштувати регулярність сповіщення та кінцевий термін узгодження документу.
Детальніше про обмін електронними документами в BAS на платформі “Птах”: Питання-відповіді
Отже, «Птах» – це відкрита платформа, що об’єднує всіх учасників документообміну, забезпечує єдиний стандарт обміну, перевірки, захисту та транспортування юридично значущих документів, підписаних КЕП.
З питань впровадження електронного документообігу звертайтеся за тел. (050) 104 99 60 або залиште заявку нижче і ми зателефонуємо
