Як перейти на електронний документообіг

5 034

Ситуація в країні вимагає нових підходів у всіх сферах, в тому числі в обміні електронними документами. Оскільки багато поштових відділень не працює, а ціни на доставку зросли, саме час перейти на електронний документообіг.

Які переваги отримує компанія при переході на ЕДО:

Щоб перейти на ЕДО потрібно зробити кілька простих кроків:

  1. Отримати електронні підписи КЕП на співробітників, які задіяні в обміні документів.
  2. Внести зміни в облікову політику «про порядок переходу компанії на електронний документообіг».
  3. Узгодити перехід на ЕДО з постійними контрагентами, для цього:
    • Сповістити своїх контрагентів.
    • Внести зміни в договори контрагентів. Приклад оформлення документів можна завантажити тут .
    • Надати перелік переваг, які отримає кожна сторона при переході на ЕДО.
  4. Користуватися програмою для ведення бухгалтерського обліку, для прикладу BAS Бухгалтерія.
  5. Обрати програму для ЕДО.

Відправка документів через ЕДО – це швидко та дуже вигідно

Щоб обрати програму для обміну електронними документами потрібно звернути увагу на:

  • Можливість інтеграції програми з наявною обліковою системою або CRM, що дозволить реалізувати груповий обмін документами.
  • Готові шаблони документів у системі та можливість створювати власні.
  • Робота з документами довільних форматів. Використання як типових первинних документів так і договорів чи листів у форматі Word, Excel та PDF.
  • Покриття контрагентів. Оскільки Ваші контрагенти користуються різними системами ЕДО, потрібно обрати програму з найбільшим охопленням. Наразі в Україні це платформа ПТАХ, де опрацьовуються документи у форматі XML, а візуально представлені у форматі PDF. Платформа ПТАХ дозволяє обмінюватися електронними документами між M.E.Doc, Flydoc, FREDO ДокМен, СОТА та API.ПТАХ.
  • Робота при відсутності у отримувача програми ЕДО. Можливість обміну електронними документами на електронну пошту, в разі відсутності системи ЕДО у контрагента, відправка посилання на документ з можливістю накласти КЕП з електронної пошти.
  • Формат роботи програми ЕДО. Встановлення на комп’ютер чи онлайн сервіс, доступний з будь-якої точки світу.
  • Підтримка всіх видавців КЕП.
  • Демо-версія програми. Можливість протестувати програму на зручність та функціональність. Також зверніть увагу, що програми M.E.Doc надають можливість безкоштовно надсилати до 50 документів на місяць.

Порівняння можливостей програм електронного документообігу

Можливості Flydoc M.E.Doc Бізнес Веб-сервіс СОТА FREDO ДокМен
Можливість інтеграції з бух програмами Інтегрований з лінійкою BAS / Наявні протоколи АРІ для інтеграції з іншими програмами Імпорт документів / Автоматичне завантаження через модуль М.Е.Dос.Інтеграція Імпорт документів

Інтегрований з лінійкою BAS

Готові шаблони документів Є шаблони для типових документів BAS  (можна розширити перелік шаблонів) Широкий вибір шаблонів Широкий вибір шаблонів Є шаблони для типових документи БАС
Робота з документами довільних форматів Підписання довільних форматів
Покриття контрагентів Можна обмінюватися з M.E.Doc, Flydoc, FREDO ДокМен, СОТА та API.ПТАХ (який інтегрується в будь-який софт)
Робота при відсутності у отримувача програми ЕДО Відправка посилання на документ на електронну пошту, з можливістю накласти КЕП безпосередньо з посилання
Формат програми ЕДО Інтегрований в BAS Окрема програма Веб-сервіс Інтегрований в BAS
Демоверсія програми 50 документів безкоштовно в міс
Підтримка видавців КЕП Можливість підписувати документи всіма КНЕДП
Вартість на рік від 2500 грн/ рік 1440 грн / рік 1,2 грн за документ 996 грн / рік
Кількість документів на рік Необмежено

З питань впровадження ЕДО телефонуйте за номером (050) 104 99 60 або  залиште заявку і ми Вам зателефонуємо.