Как перейти на электронный документооборот
7 319Ситуация в стране требует новых подходов во всех областях, в том числе в обмене электронными документами. Поскольку многие почтовые отделения не работают, а цены на доставку выросли, самое время перейти на электронный документооборот.
Какие преимущества получает компания при переходе на ЭДО
Чтобы перейти на ЭДО нужно сделать несколько простых шагов:
- Получить электронные подписи КЭП на сотрудников, задействованных в обмене документов.
- Внести изменения в учетную политику «о порядке перехода компании на электронный документооборот».
- Согласовать переход на ЭДО с постоянными контрагентами, для этого:
- Сообщить своим контрагентам.
- Внести изменения в контракты контрагентов. Пример оформления документов можно скачать здесь.
- Предоставить перечень преимуществ, которые получит каждая сторона при переходе на ЭДО.
- Пользоваться программой для ведения бухгалтерского учета, например BAS Бухгалтерия.
- Выбрать программу для ЭДО.
Отправка документов через ЭДО – это быстро и очень выгодно
Чтобы выбрать программу для обмена электронными документами, необходимо обратить внимание на:
- Возможность интеграции программы с имеющейся учетной системой или CRM, что позволит реализовать групповой обмен документами.
- Готовые шаблоны документов в системе и возможность создавать собственные.
- Работа с документами любых форматов. Использование как типовых первичных документов, так и договоров или писем в формате Word, Excel и PDF.
- Покрытие контрагентов. Поскольку ваши контрагенты пользуются разными системами ЭДО, нужно выбрать программу с наибольшим охватом. В настоящее время в Украине это платформа ПТАХ, где обрабатываются документы в формате XML, а визуально представлены в формате PDF. Платформа ПТАХ позволяет обмениваться электронными документами между M.E.Doc, Flydoc, FREDO ДокМэн, СОТА и API.ПТАХ.
- Возможность обмена электронными документами на электронную почту, при отсутствии системы ЭДО у контрагента, отправка ссылки на документ с возможностью наложить КЭП по электронной почте.
- Формат работы программы ЭДО. Установка на компьютер или онлайн сервис, доступный из любой точки мира.
- Поддержка всех издателей КЭП.
- Демо версия программы. Возможность протестировать программу на удобство и функциональность. Также обратите внимание, что программы M.E.Doc предоставляют возможность бесплатно отправлять до 10 документов в месяц.
Сравнение возможностей программ электронного документооборота
Возможности | Flydoc | M.E.Doc Бизнес | Веб-сервис СОТА | FREDO ДокМен |
Возможность интеграции с бухгалтерскими программами | Интегрированный с линейкой BAS / Имеет протокол АРI для интеграции с другими программами | Импорт документов / Автоматическая загрузка через модуль М.Е.Dос. | Импорт документов | Интегрированный с линейкой BAS |
Готовые шаблоны документов | Есть шаблоны для типовых документов BAS (можно расширить список шаблонов) | Широкий выбор шаблонов | Широкий выбор шаблонов | Есть шаблоны для типовых документов BAS |
Работа с документами произвольных форматов | Подписание произвольных форматов | – | ||
Покрытие контрагентов | Можно обмениваться с M.E.Doc, Flydoc, FREDO ДокМэн, СОТА и API.ПТАХ (который интегрируется в любой софт) | |||
Работа при отсутствии у получателя программы ЭДО | Отправка ссылки на документ на электронную почту, с возможностью наложить КЭП непосредственно из ссылки | – | ||
Формат программы ЭДО | Интегрированный в BAS | Отдельная программа | Веб-сервис | Интегрированный в BAS |
Демоверсия программы | 10 документов в месяц бесплатно | – | ||
Поддержка издателей КЭП | Возможность подписывать документы КЭП выданных всеми КНЭДП | |||
Стоимость в год | от 3900 грн/ год | 1800 грн / год | 3 грн за документ | 1188 грн / год |
Количество документов в год | Неограниченно |
По вопросам внедрения ЭДО обращайтесь по тел. (050) 104 99 60 или оставьте заявку, и мы Вам позвоним