Как перейти на электронный документооборот

5 637

Ситуация в стране требует новых подходов во всех областях, в том числе в обмене электронными документами. Поскольку многие почтовые отделения не работают, а цены на доставку выросли, самое время перейти на электронный документооборот.

Какие преимущества получает компания при переходе на ЭДО

Чтобы перейти на ЭДО нужно сделать несколько простых шагов:

  1. Получить электронные подписи КЭП на сотрудников, задействованных в обмене документов.
  2. Внести изменения в учетную политику «о порядке перехода компании на электронный документооборот».
  3. Согласовать переход на ЭДО с постоянными контрагентами, для этого:
    • Сообщить своим контрагентам.
    • Внести изменения в контракты контрагентов. Пример оформления документов можно скачать здесь.
    • Предоставить перечень преимуществ, которые получит каждая сторона при переходе на ЭДО.
  4. Пользоваться программой для ведения бухгалтерского учета, например BAS Бухгалтерия.
  5. Выбрать программу для ЭДО.

Отправка документов через ЭДО – это быстро и очень выгодно

Чтобы выбрать программу для обмена электронными документами, необходимо обратить внимание на:

  • Возможность интеграции программы с имеющейся учетной системой или CRM, что позволит реализовать групповой обмен документами.
  • Готовые шаблоны документов в системе и возможность создавать собственные.
  • Работа с документами любых форматов. Использование как типовых первичных документов, так и договоров или писем в формате Word, Excel и PDF.
  • Покрытие контрагентов. Поскольку ваши контрагенты пользуются разными системами ЭДО, нужно выбрать программу с наибольшим охватом. В настоящее время в Украине это платформа ПТАХ, где обрабатываются документы в формате XML, а визуально представлены в формате PDF. Платформа ПТАХ позволяет обмениваться электронными документами между M.E.Doc, Flydoc, FREDO ДокМэн, СОТА и API.ПТАХ.
  • Возможность обмена электронными документами на электронную почту, при отсутствии системы ЭДО у контрагента, отправка ссылки на документ с возможностью наложить КЭП по электронной почте.
  • Формат работы программы ЭДО. Установка на компьютер или онлайн сервис, доступный из любой точки мира.
  • Поддержка всех издателей КЭП.
  • Демо версия программы. Возможность протестировать программу на удобство и функциональность. Также обратите внимание, что программы M.E.Doc предоставляют возможность бесплатно отправлять до 50 документов в месяц.

Сравнение возможностей программ электронного документооборота

Возможности Flydoc M.E.Doc Бизнес Веб-сервис СОТА FREDO ДокМен
Возможность интеграции с бухгалтерскими программами Интегрированный с линейкой BAS / Имеет протокол АРI для интеграции с другими программами Импорт документов / Автоматическая загрузка через модуль М.Е.Dос. Импорт документов Интегрированный с линейкой BAS
Готовые шаблоны документов Есть шаблоны для типовых документов BAS (можно расширить список шаблонов) Широкий выбор шаблонов Широкий выбор шаблонов Есть шаблоны для типовых документов BAS
Работа с документами произвольных форматов Подписание произвольных форматов
Покрытие контрагентов Можно обмениваться с M.E.Doc, Flydoc, FREDO ДокМэн, СОТА и API.ПТАХ (который интегрируется в любой софт)
Работа при отсутствии у получателя программы ЭДО Отправка ссылки на документ на электронную почту, с возможностью наложить КЭП непосредственно из ссылки
Формат программы ЭДО Интегрированный в BAS Отдельная программа Веб-сервис Интегрированный в BAS
Демоверсия программы 50 документов в месяц бесплатно
Поддержка издателей КЭП Возможность подписывать документы КЭП выданных всеми КНЭДП
Стоимость в год от 2500 грн/ год 1440 грн / год 1,2 грн за документ 996 грн / год
Количество документов в год Неограниченно

По вопросам внедрения ЭДО обращайтесь по тел. (050) 104 99 60 или оставьте заявку, и мы Вам позвоним

Нет комментариев

Комментировать