Електронні трудові книжки (ЕТК). Як подати скан-копії трудової книжки до ПФУ

129 629

10 червня 2021 р. Верховною Радою прийнято Закон “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі”, яким внесено наступні зміни в роботу з трудовими книжками:

1. Протягом 5-річного перехідного періоду будуть використовуватися як паперові трудові книжки, так і  їх електронні копії, які внесені до Державного реєстру.

2. Скани трудових книжок та довідок надсилаються до Державного реєстру через вебпортал ПФУ з електронними підписами (КЕП). Подавати документи може як працівник, так і роботодавець. Якщо документи подає роботодавець, то працівник повинен надати згоду на обробку персональних даних (завантажити зразок згоди). Якщо працівник особисто подає документи, копія згоди не потрібна.

Відтепер кожен роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність своїх найманих працівників в електронному форматі: про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися в паперовій формі.

Перед скануванням трудових книжок потрібно провести аудит:

Важливо! Записи слід виконувати акуратно, будь-які закреслення чи виправлення в трудовій книжці робити заборонено. У разі виявлення трудової книжки з виправленнями чи закресленнями, виправте порушення перед скануванням.

3. Після внесення даних до Державного реєстру, роботодавець повинен повернути оригінал паперової трудової книжки працівнику під підпис.

4. Запрацює автоматичне призначення пенсії при досягненні пенсійного віку (без звернення пенсіонера), при цьому буде можливість вибору:

  • надати документи про отримувану зарплату до 2000 року (до старту персоніфікованого обліку);
  • відтермінувати вихід на пенсію, щоб одержати підвищену пенсію на 0,5–0,75 % за кожний повний місяць роботи після досягнення пенсійного віку. Якщо протягом трьох місяців особа не повідомила ПФУ про механізм виплати пенсії, вважається, що пенсіонер планує одержувати пенсію з більш пізнього віку.

Щоб передати трудову книжку до Пенсійного фонду потрібно:

  1. Отримати електронний підпис (КЕП).
  2. Зареєструватися на веб-порталі ПФУ.
  3. Увійти до особистого кабінету за допомогою КЕП.
  4. Зліва обрати пункт меню «Електронна трудова книжка».
  5. Подати скан-копії документів про період трудової діяльності, яка відсутня в базі ПФУ та накласти електронний підпис.

Покрокова інструкція передачі паперової трудової книжки для найманого працівника:

1. Заходимо на портал ПФУ, з правого боку вгорі натискаємо кнопку «Вхід», обираємо АЦСК, шлях до електронного ключа та вказуємо пароль:

2. Щоб перевірити записи про ваші трудові відносини, оберіть з лівого боку розділ «Електронна трудова книжка». Якщо ви його не бачите, натисніть на ваш ПІБ у меню вгорі.

Зверніть увагу, в електронній трудовій книжці внесені дані за основним місцем роботи, починаючи з 2004 року. Якщо ваша трудова діяльність почалася раніше, ви можете додати інформацію про це особисто, надіславши скановані копії документів.

3. Перейдіть у розділ «Комунікації з ПФУ» і оберіть пункт «Відомості про трудові відносини». Після цього з’явиться Повідомлення, з яким необхідно ознайомитися та натиснути «Продовжити»:





4. Далі потрібно:

  • Поставити відмітку про «Згоду персональних даних».
  • Завантажити файли зі скан-копіями документів.
  • Натиснути «Підписати та відправити в ПФУ», після чого накласти електронний підпис.

Після перевірки та внесення даних відповідальною особою ПФУ, дані про трудовий стаж з’являться в розділі меню «Електронна трудова книжка».

Інструкція для завантаження скан-копії трудової книжки для роботодавця

Для того, щоб внести дані про найманого працівника, оберіть розділ «Відомості про трудові відносини робітника». Тут ви можете завантажити скан-копії паперових документів.

Найчастіші запитання щодо електронних трудових книжок

Яким чином скановані дані переводяться у цифровий формат?

Після заповнення роботодавцем або громадянином анкети та прикріплення скан-копій документів, фахівці територіальних органів Фонду переводять їх у цифровий формат; здійснюють звірку записів трудової книжки із даними, що вже містяться в персональній картці Реєстру застрахованих осіб.

У результаті формується кінцевий варіант електронної трудової книжки. Коли трудова книжка оцифрована, то дані про періоди роботи і наявний страховий стаж будуть доступні для перегляду в особистому кабінеті на веб-порталі електронних послуг Фонду.

Чи сканувати документи про освіту, народження дітей, службу в армії?

Ці документи також скануються і вносяться до електронної трудової книжки, адже вони впливають на обрахунок стажу, а відповідно мають бути зафіксовані в Реєстрі застрахованих осіб. Як додати період навчання до страхового стажу тут.

Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи. Наприклад, до 2004 року до трудового стажу враховувалося навчання у закладах вищої освіти на денній формі. Тому диплом за відповідні роки теж відскануйте і додайте до системи.

Після відправлення кольорових скан-копій фахівці територіальних органів Пенсійного фонду звірять їх із даними в Реєстрі застрахованих осіб, і оцифрують те, чого бракуватиме.

Що робити з паперовою трудовою книжкою?

Після внесення до електронної трудової книжки всіх даних, оригінал паперової трудової книжки, що зберігається у роботодавця, видається працівникові під підпис.

На вимогу працівника роботодавець зобов’язаний і надалі вести паралельно із електронним варіантом паперову трудову книжку, вносити туди записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення.

Чи потрібно ФОП робити запис в ЕТК?

Потрібно, якщо ви маєте найманих працівників і вносите дані про них.

Щодо власної підприємницької діяльності записів в електронній трудовій книжці робити не потрібно. При цьому ПФУ рекомендує ФОП подати через персональний кабінет скан-копії витягу з ЄДР або довідки з ДПС про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.

Примітка. Компанія “Портфель” не надає консультації з приводу завантаження Електронних трудових книжок (ЕТК).