Електронні трудові книжки (ЕТК). Як подати скан-копії трудової книжки до ПФУ

16 500

Верховною Радою прийнято Закон №3623, яким внесено наступні зміни в роботу з трудовими книжками:

Протягом 5-річного перехідного періоду будуть використовуватися як паперові трудові книжки, так і їх електронні копії, які внесені до Державного реєстру.
Скани трудових книжок та довідок надсилаються до Державного реєстру через вебпортал ПФУ з електронними підписами (КЕП). Подавати документи може як працівник, так і роботодавець. Якщо документи подає роботодавець, то працівник повинен надати згоду на обробку персональних даних (завантажити зразок згоди). Якщо працівник особисто подає документи, копія згоди не потрібна.

Перед скануванням трудових книжок потрібно провести аудит:

Важливо! Записи слід виконувати акуратно, будь-які закреслення чи виправлення в трудовій книжці робити заборонено. У разі виявлення трудової книжки з виправленнями чи закресленнями, виправте порушення перед скануванням.

Після внесення даних до Державного реєстру, роботодавець повинен повернути оригінал паперової трудової книжки працівнику під підпис.
Запрацює автоматичне призначення пенсії при досягненні пенсійного віку (без звернення пенсіонера), при цьому буде можливість вибору:
- надати документи про отримувану зарплату до 2000 року (до старту персоніфікованого обліку);
- відтермінувати вихід на пенсію, щоб одержати підвищену пенсію на 0,5–0,75 % за кожний повний місяць роботи після досягнення пенсійного віку. Якщо протягом трьох місяців особа не повідомила ПФУ про механізм виплати пенсії, вважається, що пенсіонер планує одержувати пенсію з більш пізнього віку.

Щоб передати трудову книжку до Пенсійного фонду потрібно:

Отримати електронний підпис (КЕП).
Зареєструватися на веб-порталі ПФУ.
Увійти до особистого кабінету за допомогою КЕП.
Зліва обрати пункт меню «Електронна трудова книжка».
Подати скан-копії документів про період трудової діяльності, яка відсутня в базі ПФУ та накласти електронний підпис.

Покрокова інструкція передачі паперової трудової книжки до ПФУ наступна:

Заходимо на портал ПФУ, з правого боку вгорі натискаємо кнопку «Вхід», обираємо АЦСК, шлях до електронного ключа та вказуємо пароль:

2. З лівого боку обираємо розділ «Комунікації з ПФУ» – «Відомості про трудові відносини»:

3. Після цього з’явиться Повідомлення, з яким необхідно ознайомитися та натиснути «Продовжити»:

4. Далі потрібно:

Поставити відмітку про «Згоду персональних даних».
Завантажити файли зі скан-копіями документів.
Натиснути «Підписати та відправити в ПФУ», після чого накласти електронний підпис.

4. Після цього запис буде збережено та направлено на розгляд до ПФУ. Результат обробки звернень буде відображатися в особистому кабінеті «Мої звернення»:

Після перевірки та внесення даних відповідальною особою ПФУ, дані про трудовий стаж з’являться в розділі меню «Електронна трудова книжка».

Найчастіші запитання щодо електронних трудових книжок

Яким чином скановані дані переводяться у цифровий формат?

Після заповнення роботодавцем або громадянином анкети та прикріплення скан-копій документів, фахівці територіальних органів Фонду переводять їх у цифровий формат; здійснюють звірку записів трудової книжки із даними, що вже містяться в персональній картці Реєстру застрахованих осіб.

У результаті формується кінцевий варіант електронної трудової книжки. Коли трудова книжка оцифрована, то дані про періоди роботи і наявний страховий стаж будуть доступні для перегляду в особистому кабінеті на веб-порталі електронних послуг Фонду.

Чи сканувати документи про освіту, народження дітей, службу в армії?

Ці документи також скануються і вносяться до електронної трудової книжки, адже вони впливають на обрахунок стажу, а відповідно мають бути зафіксовані в Реєстрі застрахованих осіб. Як додати період навчання до страхового стажу тут.

Що робити з паперовою трудовою книжкою?

Після внесення до електронної трудової книжки всіх даних, оригінал паперової трудової книжки, що зберігається у роботодавця, видається працівникові під підпис.

На вимогу працівника роботодавець зобов’язаний і надалі вести паралельно із електронним варіантом паперову трудову книжку, вносити туди записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення.