Электронные трудовые книжки (ЭТК). Как отправить скан-копии трудовой книжки в ПФУ

19 184

Верховной Радой принят Закон №3623, которым внесены следующие изменения в работу с трудовыми книжками:

  1. В течение 5-летнего переходного периода будут использоваться как бумажные трудовые книжки, так и их электронные копии, которые внесены в Государственный реестр.
  2. Сканы трудовых книжек и справок направляются в Государственный реестр через веб портал ПФУ с электронными подписями (КЭП). Подавать документы могут как работник, так и работодатель. Если документы подает работодатель, то работник должен дать согласие на обработку персональных данных (скачать образец согласия). Если работник лично подает документы, копия согласия не требуется.

Перед сканированием трудовых книжек нужно провести аудит:

Важно! Записи следует выполнять аккуратно, любые зачеркивания или исправления в трудовой книжке делать запрещено. В случае выявления трудовой книжки с исправлениями или зачеркивания, исправьте нарушения перед сканированием.

  1. После внесения данных в Государственный реестр, работодатель должен вернуть оригинал бумажной трудовой книжки работнику под подпись.
  2. Заработает автоматическое назначение пенсии при достижении пенсионного возраста (без обращения пенсионера), при этом будет возможность выбора:
    • предоставить документы о получаемой зарплате до 2000 года (до старта персонифицированного учета);
    • отсрочить выход на пенсию, чтобы получить повышенную пенсию на 0,5-0,75% за каждый полный месяц работы после достижения пенсионного возраста. Если в течение трех месяцев лицо не сообщило ПФУ о механизме выплаты пенсии, считается, что пенсионер планирует получать пенсию с более позднего возраста.

Чтобы передать трудовую книжку в Пенсионный фонд нужно:

  1. Получить электронную подпись (КЭП).
  2. Зарегистрироваться на портале ПФУ.
  3. Войти в личный кабинет с помощью КЭП.
  4. Слева выбрать пункт меню «Электронная трудовая книжка».
  5. Подать скан-копии документов о периоде трудовой деятельности, который отсутствует в базе ПФУ и наложить электронную подпись.

Пошаговая инструкция передачи бумажной трудовой книжки в ПФУ следующая:

  1. Заходим на портал ПФУ, справа вверху нажимаем кнопку «Вход», выбираем АЦСК, путь к электронному ключу и указываем пароль:

2. С левой стороны выбираем раздел «Коммуникации с ПФУ» – «Сведения о трудовых отношениях»:

3. После этого появится Сообщение, с которым необходимо ознакомиться и нажать «Продолжить»:





4.Далее нужно:

  1. Поставить отметку о «Согласии на обработку персональных данных».
  2. Загрузить файлы со скан-копиями документов.
  3. Нажать «Подписать и отправить в ПФУ», после чего наложить электронную подпись.

4. После этого запись будет сохранена и направлена на рассмотрение в ПФУ. Результат обработки обращений будет отображаться в личном кабинете «Мои обращения»:

После проверки и внесения данных ответственным лицом ПФУ, данные о трудовом стаже появятся в разделе меню «Электронная трудовая книжка».

Часто задаваемые вопросы по электронным трудовым книжкам

Каким образом сканированные данные переводятся в цифровой формат?

После отправки работодателем или гражданином анкеты и скан-копий документов, специалисты территориальных органов Фонда переводят их в цифровой формат, а также осуществляют сверку записей трудовой книжки с данными, которые уже содержатся в персональной карточке Реестра застрахованных лиц.

Таким образом формируется окончательный вариант электронной трудовой книжки. Когда трудовая книжка оцифрована, то данные о периодах работы и имеющемся страховом стаже будут доступны для просмотра в личном кабинете на веб-портале электронных услуг Фонда.

Нужно ли сканировать документы об образовании, рождении детей, службе в армии?

Эти документы также сканируются и вносятся в электронную трудовую книжку, ведь они влияют на расчет стажа, а соответственно должны быть зафиксированы в Реестре застрахованных лиц. Как добавить период обучения в страховой стаж подробно.

Что делать с бумажной трудовой книжкой?

После внесения в электронную трудовую книжку всех данных, оригинал бумажной трудовой книжки, которая хранится у работодателя, выдается работнику под подпись.

По требованию работника работодатель обязан и дальше вести параллельно с электронным вариантом бумажную трудовую книжку, вносить туда записи о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении.

2 комментария
  1. Ольга 09.09.2021 в 15:43

    полезная статья

    • ПортфельПортфель 09.09.2021 в 16:25

      Доброго дня. Дякуємо за коментар. Нам дуже приємно, що інформація для Вас була корисною

Комментировать