Програмні РРО: актуальні питання-відповіді

8 970

Згідно Закону України від 06.07.1995 року №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» із змінами та доповненнями, суб’єкт господарювання самостійно, виходячи з власних потреб, обирає вид РРО (програмний та/або апаратний), засобами якого здійснюється реєстрація розрахункових операцій.

Програмні РРО дозволяють зменшити витрати на придбання та обслуговування РРО, в порівнянні з апаратними РРО, швидко зареєструвати РРО при відкритті нової торгової точки, інтернет-магазину тощо, забезпечити покупців зручним доступом до e-чеків.

Розглянемо найчастіші запитання щодо програмних РРО.

Яке обладнання може використовуватися при застосуванні ПРРО?

Програмний РРО можна встановити на смартфон, планшет, комп’ютер чи будь-який інший гаджет, який має операційну систему та підключення до Інтернет.

Як можна отримати е-чек через ПРРО?

  • в електронній формі, на email або в месенджер;
  • та/або в паперовій формі;
  • відображенням QR-коду на дисплеї гаджету, де встановлений ПРРО, даний код дозволяє зчитати е-чек.

Як підтверджується факт передачі даних від ПРРО до фіскального сервера?

  • з фіскального сервера надходять відповідні квитанції щодо отримання реєстраційної заяви, повідомлень про виявлення несправності ПРРО, відкриття зміни;
  • розрахунковому документу та фіскальному звіту присвоюються фіскальні номера сервером ДПС.

Які АРІ фіскального сервера використовуються?

Використовуються обидва АРІ фіскального сервера:

  • АРІ Єдиного вікна подання електронної звітності;
  • АРІ Електронного кабінету.

Чи можна перевірити чек, який виданий ПРРО?

Перевірити чеки, видані програмним РРО, можна тут. Так виглядає е-чек на сайті ДПС:

Коли потрібно видавати чек при продажу в інтернет-магазині?

У випадку оплати карткою на сайті – чек можна сформувати одразу після оплати і надіслати на електронну пошту клієнта.

У випадку оплати при отриманні – чек можна сформувати після повідомлення від поштової служби про отримання і оплату товару клієнтом.

Чи потрібно скасовувати апаратний РРО та реєструвати програмний?

Організація самостійно обирає вид РРО (програмний та/або апаратний). Якщо приймається рішення використовувати лише програмний РРО замість апаратного, реєстрацію апаратного РРО потрібно скасувати.

Як зареєструвати касира для програмного РРО?

Подати Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа (для повідомлень щодо сертифікатів відкритих ключів, які застосовуються в ПРРО) (форма J/F 1391801).

Як пов’язуються між собою ПРРО, господарські одиниці та касири?

ПРРО реєструється на окрему господарську одиницю, реквізити якої зазначаються у розрахунковому документі (чеку).

Касир, який працює з ПРРО, засвідчує (підписує КЕП) повідомлення про відкриття зміни / розрахунковий документ / z-звіт. При чому підписує електронним підписом касира або електронною печаткою підприємства, на якого зареєстровано ПРРО.

Які види електронних підписів потрібні для роботи з програмним РРО?

Щоб відкрити, закрити зміну чи відправити електронні чеки на фіскалізацію потрібен підпис уповноваженої особи (касира), або підпис печатки з номером (печатка каси). Для отримання сертифікату печатки з номерами не обов’язково мати в наявності фізичну печатку.

Розглянемо ситуацію: у організації є одна каса і три касири, які позмінно на ній працюють. Існує два варіанти організації роботи касирів з КЕП для роботи з ПРРО:

  • необхідно отримати підписи на всіх касирів, тобто три КЕП з різними ПІБ для того, щоб кожен касир мав змогу зі своїм електронним підписом відкрити/закрити зміну на цій касі;
  • організація отримує один підпис печатки для каси, і тоді будь-який касир використовує саме цей сертифікат при роботі з програмним РРО.

Електронні підписи касирів та печаток мають бути обов’язково зареєстровані у контролюючому органі!

Чи необхідно ФОП, яка має електронний підпис, генерувати електронну печатку для ПРРО?

Генерувати електронну печатку фізичній особі – підприємцю, яка має електронний підпис, потрібно лише для програмно-технічних комплексів самообслуговування, в яких відсутній касир.

Яку кількість печаток необхідно реєструвати, якщо СГ має декілька ПРРО?

Чинним законодавством у сфері проведення розрахунків за товари (роботи, послуги) у готівковій та безготівковій формі не передбачено обмежень щодо кількості електронних печаток під час їх реєстрації суб’єктом господарювання, який має декілька ПРРО.

При цьому за допомогою одного сертифікату електронного підпису та/або печатки можна працювати одночасно тільки на одному ПРРО і тільки одним касиром. Тому, у разі одночасного використання декількох ПРРО, необхідно мати відповідну кількість зареєстрованих касирів щодо яких було подано повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа.

Яким чином отримати електронні підписи для роботи з ПРРО?

Для отримання кваліфікованого сертифіката касира чи номерної печатки необхідно звернутися до центру сертифікації зі стандартним пакетом документів для отримання КЕП. Процедура генерації заявок на сертифікат для роботи з ПРРО наразі нічим не відрізняється від звичайної генерації заявок для підприємства.

Тобто, КЕП електронної печатки для ПРРО — це по суті звичайна печатка організації з номером, а КЕП уповноваженої особи (касира) — це звичайний сертифікат ФОП, керівника, співробітника чи бухгалтера.

Що таке «офлайн-режим» в ПРРО?

На період відсутності зв’язку між програмним РРО та фіскальним сервером ДПС друк е-чеків проводиться в режимі офлайн. Робота в офлайн-режимі не може тривати більше 36 годин підряд та не більше 168 годин протягом місяця. У такому випадку фіскальні номери е-чеку присвоюють з діапазону фіскальних номерів.

Коли формується діапазон фіскальних номерів для ПРРО та як поповнюється?

Під час реєстрації ПРРО автоматично надається 2000 номерів. Кількість номерів може бути збільшена, для цього у реєстраційній заяві проставляється відповідна позначка.

Суб’єкт господарювання за власним рішенням може не отримувати діапазон номерів та, відповідно не працювати в режимі офлайн. Про це він повідомляє у реєстраційній заяві проставленням відповідної позначки.

Працюючи в режимі онлайн-обміну з фіскальним сервером перед формуванням кожного розрахункового документу, ПРРО перевіряє наявність зв’язку із фіскальним сервером.

Під час переведення ПРРО в режим офлайн, одночасно формується повідомлення про проведення розрахункових операцій у режимі офлайн, з відміткою про початок такого режиму. По закінченню – формується аналогічне повідомлення з відміткою про закінчення режиму офлайн. У період між початком і завершенням режиму офлайн чеки формуються ПРРО, їм присвоюються фіскальні номерами з діапазону, кожен чек має відмітку про те, що він виданий в режимі офлайн.

Усі ці документи протягом години після відновлення зв’язку із фіскальним сервером одним пакетом пересилаються до фіскального сервера. Документи зберігаються на ПРРО до моменту надходження від фіскального сервера підтвердження про прийняття цього пакету.

Фіскальний сервер веде облік виданих фіскальних номерів і присвоює їм відповідні статуси:

  • зарезервований – виданий, але не присвоєний чеку;
  • використаний – після прийняття фіскальним сервером чеку з зарезервованим номером з діапазону.

Щоразу після отримання фіскальним сервером електронних документів із використаними номерами із діапазону, для ПРРО формується наступна порція фіскальних номерів. Зарезервований фіскальний номер формується як випадковий унікальний набір цифр.

Як рахується час перебування в офлайн режимі?

Час, протягом якого ПРРО перебуває в режимі офлайн, підраховується шляхом сумування періодів від дати та часу повідомлення про початок режиму до дати і часу повідомлення про завершення і навпаки, якщо між ними не реєструвались чеки фіскальним сервером.

Як контролюється перехід з режиму офлайн в онлайн?

ПРРО автоматично переводиться із режиму офлайн в режим онлайн-обміну з фіскальним сервером, у момент відновлення зв’язку між ними.

Як можна перевірити чек, виданий ПРРО, в режимі офлайн?

У чеку буде наявна позначка про проведення розрахункової операції в режимі офлайн.

Перевірити наявність цього чеку в базі даних ДПС можливо через Електронний кабінет після завершення роботи ПРРО в режимі офлайн та передачі ним чека до фіскального сервера.

Чи накладається електронна мітка часу на розрахункові документи, що створюються ПРРО в режимі офлайн?

Коли відсутній зв’язок між ПРРО та фіскальним сервером, але є інтернет електронна позначка часу накладається на електронний чек відповідним АЦСК, який видав КЕП

Які штрафні санкції застосовуються за порушення використання або невикористання РРО?

З 01 серпня 2020 року – штраф у розмірі 10% (за перше порушення) і 50% (за кожне наступне порушення) вартості проданих з порушенням товарів (робіт, послуг). З 01 січня 2021 року розмір штрафу становитиме 100% і 150% вартості проданих з порушенням товарів (робіт, послуг) за перше й наступне порушення відповідно.

Чи потрібно вести КОРО при використанні ПРРО?

Використання книги обліку розрахункових операцій (далі – КОРО) передбачено лише для класичних РРО, на період відсутності електроенергії або виходу касового апарату з ладу. У випадку використання ПРРО, на період відсутності зв’язку між програмним РРО та фіскальним сервером ДПС, проведення розрахункових операцій здійснюється в режимі офлайн. На період виходу з ладу програмного РРО проведення розрахункових операцій не здійснюється до моменту усунення несправностей. Тому КОРО не використовується для ПРРО.

Чи потрібно роздруковувати та зберігати Z-звіти?

Фіскальний звітний чек (Z-звіт) створюється ПРРО щоденно. Z-звіт підлягає реєстрації на фіскальному сервері ДПС. Після передачі до фіскального сервера Z-звіту й отримання відповідного підтвердження від фіскального сервера, його зберігання відбувається в зручний для суб’єкта господарювання спосіб. Z-звіти потрібно зберігати в електронній формі або роздрукованими не менш як 1095 днів.

У випадку збереження Z-звітів в електронній формі установа/підприємство зобов’язана(е) визначити та затвердити внутрішнім документом місце, спосіб та формат їх зберігання, який має забезпечувати візуальний перегляд щоденних Z-звітів представниками ДПС, а також відповідальну за зберігання цих чеків особу.

Чи потрібно роздруковувати Z-звіт, якщо протягом дня розрахункові операції не проводились, але були здійснені через ПРРО операції «службове внесення» та «службова видача»?

Розрахункова операція – це приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг), видача готівкових коштів за повернутий покупцем товар (ненадану послугу), а у разі застосування банківської платіжної картки – оформлення відповідного розрахункового документа щодо оплати в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця або, у разі повернення товару (відмови від послуги), оформлення розрахункових документів щодо перерахування коштів у банк покупця (ст. 2 Закону № 265).

Тобто, операції «службове внесення» та «службова видача» не є розрахунковими операціями згідно Закону № 265.

Таким чином, якщо протягом дня розрахункові операції не проводились, але були здійснені через ПРРО операції «службове внесення» та «службова видача», то друкування (створення) Z-звіту в кінці робочого дня не є обов’язковим.

Що робити, якщо в кінці дня не виконано операцію “Службова видача”?

Якщо операція «Службова видача» не виконана перед закриттям зміни, потрібно, щоб першою операцією перед відкриттям наступної зміни була операція «Службове внесення». В цьому випадку невідповідність сум готівки на місці проведення розрахунків не виникне.

Чи потрібен принтер чеків при використанні програмного РРО

Наказ МФУ №317 від 23.06.2020 р. не передбачає обов’язкового друку чека, відповідно електронний фіскальний чек може бути як у паперовій, електронній формі, так і у вигляді QR-коду. Окрім того, електронний фіскальний чек може бути також надісланий на електронну пошту покупця. Звичайно, якщо продавець придбає невеликий принтер для друку, чек можна буде надрукувати.

Чи можна підключити портативний принтер чеків до ПРРО?

Так, портативний принтер чеків підключається як звичайний принтер, гарно зарекомендували себе наступні моделі.

Чи можна підключити сканер штрихкодів до ПРРО?

Так, провідний сканер можна підключити як клавіатуру через порт USB, безпровідний – через Bluetooth. Для того щоб уникнути пошкодження USB – порту на мобільних телефонах чи планшетах, рекомендуємо використовувати безпровідні сканера. Пропонуємо наступні моделі з хорошим співвідношенням ціна/якість.




14 коментарів
  1. Светлана 17.06.2021 о 09:53

    Доброго дня, ПРРО на телефоні та на компютері (одночасно), питання полягає в тому чи одна й та ж сама у них база?

    • ПортфельПортфель 17.06.2021 о 10:51

      Доброго дня! Зауважимо, що здійснювати розрахункові операції, використовуючи ПРРО, одночасно на декількох пристроях не варто. У разі, коли Ви першу половину робочого дня реєструєте чеки, використовуючи ПРРО на ком’пютері, а потім Вам необхідно скористатись телефоном, то при синхронізації даних з ДПС, всі зареєстровані чеки з’являться в історії операцій. Це означає, що база в такому випадку буде та ж сама.

  2. Олена 11.05.2021 о 11:00

    Доброго дня! Продовжила ключ по ФОПу, і не відкривається зміна, хоче щоб подали Повідомлення
    про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа, чи потрібно скасовувати попереднє? І як потрібно діяти в такій ситуації?

    • ПортфельПортфель 11.05.2021 о 11:12

      Доброго дня! Якщо Ви продовжили ключ, то в такому випадку необхідно подати Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа, скасовувати попереднє не потрібно.

  3. Алла 25.04.2021 о 22:30

    Доброго дня! Чи потрібно кожного дня відкривати зміну на ПРРР, якщо не було продаж (онлайн-магазин)?

    • ПортфельПортфель 26.04.2021 о 11:00

      Доброго дня! Якщо протягом робочої зміни розрахункові операції не здійснюються, відкривати зміну непотрібно.

  4. Алла 22.02.2021 о 19:37

    Добрий вечір.Помилково “службова видача” була зроблена на суму 63900,00,а треба 6390,00.Які подальші дії.

    • ПортфельПортфель 23.02.2021 о 11:09

      Доброго дня! В подібних ситуаціях необхідно перед початком роботи реєстратора розрахункових операцій, тобто перед відкриттям зміни, здійснити службове внесення готівкових коштів на різницю вказаних Вами сум, щоб виправити таку помилку.

  5. Олександр 10.02.2021 о 19:21

    Доброго вечора!
    Які види звітів є в програмі кашалот?
    Які звіти потрібно подавати до ДПС в разі відмови від апаратного РРО та переході на ПРРО?

    • ПортфельПортфель 11.02.2021 о 14:05

      Доброго дня! В ПРРО Cashalot є можливість подати форму 20-ОПП, заяву про реєстрацію ПРРО, про виявлення несправностей та інформацію по ЕП/КЕП для ПРРО. В разі відмови від апаратного РРО до ДПС необхідно подати заяву про скасування реєстрації реєстратора розрахункових операцій (Форма 4-РРО).

  6. Светлана 22.12.2020 о 18:37

    Чи можна все ж таки підключити сканер штрихкодів в програмі Cashalot, якщо сам функціонал в розробці?

    • ПортфельПортфель 23.12.2020 о 13:28

      Протягом дня або зміни касир проводить розрахункові операції у ПРРО (в онлайн чи офлайн режимі), під час здійснення яких є можливість створювати нові чеки, відкладати формування чеків, додавати новий товар у разі його відсутності в довіднику номенклатури. При створенні нового чеку доступна функція пошуку товару за штрих-кодом ,використовуючи сканер штрих коду, артикулом або найменуванням.

  7. Светлана 22.12.2020 о 18:29

    Доброго дня! В бек-офісі користувача, призначення кнопок “заблокувати користувача”, “видалити користувача”?

    • ПортфельПортфель 23.12.2020 о 12:59

      Доброго дня! В бек-офісі користувача функціонал “заблокувати користувача (касира)” передбачає заборону будь-яких дій та проведення ним розрахунково касових операцій у зв”язку з порушенням касової дисципліни або зловживань. “Видалити користувача (касира)” – у випадку його звільнення або інших причин, які зумовили припинення його роботи на зареєстрованій господарській одиниці.