Замовлення покупців в «BAS Малий Бізнес»
6 995Головним документом, через який проходять всі операції в «BAS Малий Бізнес», є «Замовлення покупця». На його підставі здійснюються всі операції пов’язані з плануванням продажів, виробництва, закупівель і резервування ТМЦ на складах. Тому навколо нього формується вся аналітична база діяльності компанії.
Головне призначення документа «Замовлення покупця» – відображення в базі даних намір клієнта придбати товари або послуги. У ньому відображені такі дані:
- Реквізити покупця;
- Термін запланованої доставки;
- Список товарів для продажу;
- Зарезервовані позиції;
- Загальна вартість;
- Графік розстрочки товару.
Список замовлень покупців відкривається в журналі за наступним шляхом: Продажі – Замовлення покупців.
У журналі документів «Замовлення покупців» міститься вся основна інформація.
На верхній панелі розташовуються наступні функціональні кнопки:
- Cтворити;
- Створити копіюванням;
- Створити за шаблоном;
- Встановити нагадування;
- Відправити поштою (замовлення покупця, або рахунок на оплату);
- Роздрукувати (замовлення покупця, договір, комерційну пропозицію, рахунок на оплату звичайний або з факсиміле);
- Створити на підставі;
- Відкрити «Пов’язані документи», звідки видно всю зв’язку поточного замовлення з іншими операціями в базі.
На підставі замовлення покупця можна створити більше двадцяти різних видів документів. Всі вони відображаються у спливаючому списку, при натисканні кнопки «Створити на підставі».
Сам журнал складається з декількох колонок. Перша, з зображенням «коробочки», повідомляє стан відвантаження, друга, з «монетками» – стан оплати.
Незаповнені кружечки означають, що ні відвантаження, ні оплати ще не було. Якщо кружечок забарвлений в зелений колір, то процедура проведена в повному обсязі. Частково зафарбований – говорить нам про неповне відвантаження, або часткову оплату. Порожній кружечок червоного кольору позначає прострочення за замовленням покупця.
З правого боку журналу «Замовлення покупців» є фільтр. Тут можна зробити вибірку замовлень за датою, контрагентом, видом і станом замовлення, станом відвантаження або оплати, так само – по відповідальному за замовлення менеджеру та по організації.
Заповнення документа «Замовлення покупця»
В «BAS Малий Бізнес» замовлення покупця можна створити двома шляхами. Перший – на підставі події, при умові використання CRM. Для цього в лівій основній панелі відкриваємо закладку «CRM», вибираємо журнал «Події». У формі натискаємо кнопку «Створити на підставі» і вибираємо зі списку «Замовлення покупця».
Другий спосіб – створити в журналі замовлень покупців, використовуючи функціональну клавішу «Створити». Відкриється форма для заповнення.
Тут вже автоматично програма заповнює номер і дату, організацію, вид операції, вид і стан замовлення.
Вид замовлення призначений для компаній, що мають кілька типів замовлень. Якщо дана опція потрібна, а в формі, що відкрилася, її немає, необхідно включити її, перейшовши в розділ «Налаштування» з лівого меню «Продажі». Тут необхідно поставити галочку поруч з параметром «Види замовлень покупців». Тепер «Вид замовлення» з’явиться в формі «Замовлення покупця».
Вид операції за замовчуванням стоїть «Замовлення на продаж», але при необхідності, можна поміняти його на «Замовлення на переробку».
У нижньому полі відкриється додаткова закладка «Матеріали замовника», де додаванням, або підбором зі списку, можна внести матеріали, які будуть перероблятися.
Якщо всі основні реквізити, встановлені за замовчуванням, не вимагають змін, приступаємо до заповнення полів форми «Замовлення покупця». Додаємо покупця зі списку контрагентів, або створюємо нового.
Встановлюємо планову дату відвантаження. І приступаємо до заповнення товарів, послуг чи робіт, які замовляє даний покупець. У нижній частині форми у відкритій вкладці «Товари, послуги» створюємо позицію натисканням на клавішу «Додати», або «Підбір» (вибираємо з довідника).
При виборі з довідника вказуємо кількість і ціну. Натискаємо кнопку «Перенести в документ».
Якщо товар ставимо на резерв, то заповнюємо вкладку «Додатково». Вказуємо в ній склад, з якого буде проводитися відпуск товару та «Проект», якщо потрібно зв’язати кілька замовлень.
Заповнюємо всі реквізити в закладці «Доставка», якщо здійснюємо адресну доставку. Також заповнюємо розділ «Платіжний календар». Ставимо галочку на позиції «Заповнити оплату», вибираємо форму оплати, при цьому якщо платіж безготівковий, програма заповнить «Банківський рахунок». Вказуємо дату і відсоток оплати, решту програма розрахує сама.
Якщо оплата проводиться частково, то справа натискаємо клавішу «Список», і додаванням позицій вводимо ті ж дані.
Оплата покупця може плануватися так само в документі «Рахунок на оплату». Важливо складати графік платежів тільки в одному з них. Якщо оплата буде запланована в двох документах, сума платежу «задвоїться» в програмі.
Після заповнення форми натискаємо «Записати», потім «Провести». Тепер ми можемо роздрукувати замовлення покупця, рахунок на оплату або інший необхідний документ зі списку.
Зведений звіт
При необхідності можна отримати зведений звіт по замовленнях покупців в «BAS Малий Бізнес», пройшовши за шляхом Продажі – Аналітика – Звіти – Відвантаження та оплата по замовленнях.
У правій частині форми вибираємо параметри, за якими необхідно подивитися аналітику, і натисканням клавіші F5 формуємо звіт. Тут же можна прибирати або додавати колонки, рядки, ставити фільтри.
Таким чином, облік замовлень покупців в «BAS Малий Бізнес» є основою для визначення витрат і фінансового результату діяльності компанії.
