Як перейти на електронний документообіг
10 682Ситуація в країні вимагає нових підходів у всіх сферах, в тому числі в обміні електронними документами. Оскільки багато поштових відділень не працює, а ціни на доставку зросли, саме час перейти на електронний документообіг.
Які переваги отримує компанія при переході на ЕДО:
Щоб перейти на ЕДО потрібно зробити кілька простих кроків:
- Отримати електронні підписи КЕП на співробітників, які задіяні в обміні документів.
- Внести зміни в облікову політику «про порядок переходу компанії на електронний документообіг».
- Узгодити перехід на ЕДО з постійними контрагентами, для цього:
- Сповістити своїх контрагентів.
- Внести зміни в договори контрагентів. Приклад оформлення документів можна завантажити тут .
- Надати перелік переваг, які отримає кожна сторона при переході на ЕДО.
- Користуватися програмою для ведення бухгалтерського обліку, для прикладу BAS Бухгалтерія.
- Обрати програму для ЕДО.
Відправка документів через ЕДО – це швидко та дуже вигідно
Щоб обрати програму для обміну електронними документами потрібно звернути увагу на:
- Можливість інтеграції програми з наявною обліковою системою або CRM, що дозволить реалізувати груповий обмін документами.
- Готові шаблони документів у системі та можливість створювати власні.
- Робота з документами довільних форматів. Використання як типових первинних документів так і договорів чи листів у форматі Word, Excel та PDF.
- Покриття контрагентів. Оскільки Ваші контрагенти користуються різними системами ЕДО, потрібно обрати програму з найбільшим охопленням. Наразі в Україні це платформа ПТАХ, де опрацьовуються документи у форматі XML, а візуально представлені у форматі PDF. Платформа ПТАХ дозволяє обмінюватися електронними документами між M.E.Doc, Flydoc, FREDO ДокМен, СОТА та API.ПТАХ (який інтегрується в будь-який софт).
- Робота при відсутності у отримувача програми ЕДО. Можливість обміну електронними документами на електронну пошту, в разі відсутності системи ЕДО у контрагента, відправка посилання на документ з можливістю накласти КЕП з електронної пошти.
- Формат роботи програми ЕДО. Встановлення на комп’ютер чи онлайн сервіс, доступний з будь-якої точки світу.
- Підтримка всіх видавців КЕП.
- Демо-версія програми. Можливість протестувати програму на зручність та функціональність. Також зверніть увагу, що програми M.E.Doc надають можливість безкоштовно надсилати до 10 документів на місяць.
Порівняння можливостей програм електронного документообігу
| Можливості | Flydoc | M.E.Doc модуль “Електронний документообіг” | Веб-сервіс СОТА | FREDO ДокМен |
| Можливість інтеграції з бух програмами | Інтегрований з лінійкою BAS
Наявні протоколи АРІ для інтеграції з іншими програмами |
Імпорт документів
Автоматичне завантаження через модуль М.Е.Dос.Інтеграція |
Імпорт документів | Інтегрований з лінійкою BAS |
| Готові шаблони документів | Є шаблони для типових документів BAS, можна розширити перелік шаблонів | Широкий вибір шаблонів | Широкий вибір шаблонів | Є шаблони для типових документи BAS |
| Можливість підписання документів довільних форматів | √ | √ | √ | — |
| Покриття контрагентів | Можливість обмінюватися з M.E.Doc, Flydoc, FREDO ДокМен, СОТА та API.ПТАХ | |||
| Відправка посилання на документ на електронну пошту, з можливістю накласти КЕП безпосередньо з посилання | √ | √ | √ | — |
| Формат програми ЕДО | Інтегрований в BAS | Окрема програма | Веб-сервіс | Інтегрований в BAS |
| Демоверсія програми – 10 документів безкоштовно в міс | √ | √ | √ | — |
| Підтримка всіх видавців КЕП | Можливість підписувати документи електронними підписами будь-якого КНЕДП | |||
| Вартість для ФОП, без ПДВ | 5250 грн / рік | 2400 грн / рік | 4 грн за документ | 1620 грн / рік |
| Вартість для юридичних осіб, без ПДВ | 10500 грн / рік | |||
| Кількість документів на рік | Необмежено | Необмежено | Тарифікація за кожен відправлений документ | Необмежено |
З питань впровадження ЕДО телефонуйте за номером (050) 104 99 60 або залиште заявку і ми Вам зателефонуємо.
