Обмін електронними документами з контрагентами в M.E.Doc

4 314

В програмі M.E.Doc доступна можливість створення, підписання та обміну з контрагентами первинними документами, такими як: рахунки, видаткові накладні, акти виконаних робіт, акти звірки взаєморозрахунків, товарно-транспортні накладні тощо.

Як створити і відправити первинний документ контрагенту в M.E.Doc:

1. В головному меню програми відкрийте розділ «Первинні документи» – «Реєстр електронних документів». На панелі інструментів або в меню «Файл» натисніть «Створити» – «Електронний документ».

2. В переліку знайдіть потрібний шаблон документу, для прикладу «Рахунок (без ПДВ)», виділіть його і натисніть «Створити».

3. Заповніть документ потрібними даними. Для пришвидшення внесення даних можна скористатись довідниками – для цього в потрібній колонці натисніть на кнопку з трьома крапками.

Рекомендація: для подальшої зручності створення первинних документів коректно заповніть необхідні довідники.

Примітка. Для того, щоб не заповнювати всі дані в документи в програмі M.E.Doc, готові первинні документи можна перенести з облікової системи за допомогою модуля “Інтеграція BAS з M.E.Doc”.

4. Заповнений документ можна підписати і відправити контрагенту. Для підписання натисніть «Наступні дії» – «Підписати документ», для відправки контрагенту – «Відправити документ».

5. Після введення пароля від ключа шифрування, з’явиться повідомлення про успішну відправку.

Зверніть увагу. В M.E.Doc є можливість створити один документ на основі іншого. Для цього потрібно обрати первинний документ, натиснути в меню «Файл» – «Створити на основі» та обрати ті документи, які необхідно створити.

Як отримати документ в M.E.Doc

Контрагенту для завантаження документу потрібно натиснути кнопку «Отримати повідомлення» в меню «Реєстр електронних документів», обравши необхідний період. Детальну інформацію про статус документу та його отримання, можна перевірити у відповідних вкладках внизу документа.

Контрагент після отримання документу в меню «Наступні дії», залежно від шаблону, який обрав відправник, може виконати такі операції:

1. Погодити документ – відправнику буде надіслане повідомлення про погодження документа.

2. Відхилити документ – обирається за умови наявності в документі помилок та/або небажання співпрацювати. Контрагенту буде відправлено повідомлення про відмову, в ньому можна зазначити причину відмови.

3. Відредагувати документ – якщо документ, який надіслав контрагент, містить неточності або помилки, їх можна виправити, створивши нову редакцію документа. Після натискання кнопки «Відредагувати документ», можна вказати в коментарі причину створення нової редакції, зробити необхідні зміни та відправити контрагенту для доопрацювання.

У вкладці «Редакції» автоматично фіксується дата та час редакції, а також автор з коментарем. При натисканні на рядок буде відкриватись відповідна редакція документа. Документ можна редагувати довільну кількість разів, допоки сторони не дійдуть згоди.

Дана функція доступна для отриманих документів, окрім податкових накладних, розрахунків коригувань та документів, для яких налаштовано багатосторонній обмін.

Таким чином, за допомогою M.E.Doc можна просто та зручно обмінюватись електронними документами.

Примітка. З M.E.Doc також можна відправити посилання на первинний документ, що дозволяє обмінюватися електронними документами з контрагентами, які не мають спеціального програмного забезпечення.

Для обміну електронними документами з контрагентами потрібна наявність електронних підписів (КЕП) відповідальних осіб та, якщо кількість відправлених документів на місяць перевищує 50, ліцензія на модуль M.E.Doc Бізнес «Електронний документообіг».

Для отримання консультації з приводу електронного документообігу, звертайтеся за тел. (050) 104 99 60 або залиште заявку нижче і ми зателефонуємо