Інструкція по встановленню та роботі з модулем е-ТТН для BAS

Модуль е-ТТН для BAS призначений для формування та реєстрації електронних товарно-транспортних накладних в ЦБД.

Розглянемо детально як встановити модуль, внести необхідні довідники, створити та зареєструвати ТТН.

Як встановити модуль е-ТТН

Для того, щоб встановити модуль для конфігурації BAS Бухгалтерія ПРОФ чи BAS Бухгалтерія КОРП перейдіть в розділ Адміністрування – Друковані форми, звіти і обробки та натисніть на посилання Розширення.

У вікні, що відкриється натисніть кнопку Додати з файлу, оберіть файл розширення (наданий менеджером після придбання модуля е-ТТН) та натисніть кнопку Відкрити.

В перелік буде додано розширення е-ТТН. Зніміть відмітку Безпечний режим та натисніть посилання перезавантажити програму.

Після перезавантаження програми в розділі меню з’явиться новий розділ е-ТТН з усіма необхідними документами та довідниками.

Таким чином, модуль е-ТТН встановлено.

Завантаження класифікатора КАТОТТГ

В подальшій роботі з ТТН буде використовуватися довідник КАТОТТГ, який потрібно завантажити на початку роботи з модулем. Для цього в розділі меню е-ТТН перейдіть в підменю Довідники – Класифікатор КАТОТТГ та натисніть кнопку Оновити довідник.

Дочекайтеся завершення завантаження довідника, після чого можна переходити до заповнення наступних даних.

Заповнення довідника Адреси навантаження/розвантаження

Для зручного створення ТТН заповніть основні адреси навантаження/розвантаження (в підрозділі Довідники розділу меню е-ТТН), які будуть використовуватися в роботі. Адреси можна створити як для ваших організацій, так і для контрагентів.

Для заповнення довідника Адреси навантаження/розвантаження виконайте наступні дії:

• в полі Власник адреси оберіть тип даних – контрагент або організація, потім натисніть кнопку ОК та оберіть з довідника контрагента чи організацію, для якого заповнюється адреса;
• в полі Найменування вкажіть довільне зручне найменування для швидкого пошуку адреси навантаження чи розвантаження;
• в комірці код КАТОТТГ оберіть потрібний населений пункт із класифікатора
• у вікні Адреса навантаження (для друку) вкажіть адресу, яка буде зазначатися в ТТН.

Заповнення довідника Відповідальні особи / Водії

Для створення відповідальної особи організації чи контрагента перейдіть в Довідники – Відповідальні особи / Водії та натисніть Створити.

Послідовно заповніть поля довідника:

• оберіть організацію або контрагента, для якого вказуємо відповідальну особу;
• для керівника встановіть відмітки Використовувати підпис та Основна;
• вкажіть шлях до файлу сертифікату, після чого заповниться ідентифікаційний код;
• вкажіть посаду та номер телефону відповідальної особи.

Для водія потрібно встановити відмітки Водій та Використовувати підпис та додатково до даних вище вказати Серію та номер посвідчення водія.

Заповнення довідника Автомобілі та причепи

Для заповнення довідника автотранспорту, який буде використовуватися в перевезеннях, перейдіть в розділ Довідники – Автомобілі та причепи та натисніть Створити.

Заповніть поля довідника:

• у верхньому розділі вкажіть Найменування, марку, модель автомобіля, державний номер, місце зберігання ТЗ;
• якщо за автомобілем закріплений постійний водій, оберіть з довідника відповідальні особи Водія – він буде автоматично заповнюватися в е-ТТН при виборі автомобіля;
• в розділі Дані автомобіля заповніть рік випуску та габарити автомобіля (для друку ТТН за потреби).

Налаштування модуля е-ТТН та завантаження ліцензії

Для завершення налаштувань модулю перейдіть в розділ е-ТТН – Налаштування та натисніть Створити. У вікні, що відкрилось, вкажіть Організацію, Вид перевезення та Місце складання за замовчуванням.

Для завантаження ліцензії модулю е-ТТН натисніть кнопку Отримати. Після завантаження ліцензії підтягнеться дата її завершення.

Відповідальні особи організації підтягнуться автоматично із раніше заповненого довідника. За потреби, в цьому вікні також можна додати нових відповідальних осіб.

Створення е-ТТН

Нову е-ТТН можна створити в розділі Документи, але зручніше створити е-ТТН на підставі документу Реалізація товарів і послуг. В цьому випадку автоматично заповняться в ТТН реквізити організації та контрагента, та таблична частина Товари.

Для коректного заповнення табличної частини ТТН, в номенклатурі вкажіть вагу одиниці товару (в кг), оберіть із класифікатора вид пакування, та вкажіть кількість на одне місце. Для прикладу – даний товар з вагою однієї одиниці 1,2 кг транспортується в ящиках по 5 штук.

Також потрібно внести в картки учасників перевезення юридичні адреси. Обов’язково має бути окремо внесений населений пункт та адреса, тобто адреса не має вноситися загальним рядком.

Дозаповнюємо створену на підставі реалізації е-ТТН:

• у вкладці Основні вкажіть Місце складання документу та оберіть із раніше заповненого довідника Пункт навантаження та Пункт розвантаження.

• Вкладка Товари заповнилась та розрахувалась автоматично згідно табличної частини Товари документу Реалізація товарів і послуг та інформації, вказаної в номенклатурі в підрозділі ТТН щодо ваги та пакування.

• У вкладці Перевізник оберіть із раніше заповненого довідника Автомобіль, що буде використовуватися для перевезення та за потреби вкажіть Водія, якщо він не був зазначений в довіднику даного автомобіля.

Реєстрація ТТН

Для реєстрації е-ТТН у відкритому документі натисніть кнопку Наступні дії – Зареєструвати.

У вікні Реєстрація е-ТТН внесіть пароль до підпису відповідальної особи та для зручності проставте відмітку Запам’ятати на час роботи сеансу та натисніть Ок. Після цього статус документу зміниться на Заплановано.

Цей статус означає, що е-ТТН зареєстрована в системі Medoc ТТН.

Наступний етап реєстрації ТТН – підпис вантажовідправником. Для цього натисніть кнопку Наступні дії – Підписати відправником (навантаження).

На цьому етапі ТТН підписує відповідальна особа Вантажовідправника. Статус ТТН змінюється на Обробка сервером, з подальшою зміною на статус Навантаження.

Цей статус означає, що е-ТТН зареєстрована в Центральній базі даних (ЦБД).

Далі ТТН підписує водій в мобільному застосунку:

Якщо підпис водія налаштований в інформаційній базі, підпис водія також можна накласти в модулі, натиснувши Наступні дії – Підписати водієм.

За потреби на цьому етапі можна скасувати документ е-ТТН, при цьому дана ТТН буде відображатися в системі е-ТТН зі статусом Скасовано. При скасуванні потрібно вказати Причину скасування.

Після підписання е-ТТН водієм статус документу зміниться на В дорозі (через проміжний статус Обробка сервером).

Якщо вантажоотримувач користується модулем е-ТТН, йому буде доступна можливість підписати вхідну ТТН через Наступні дії – Підписати отримувачем.

Також вантажоотримувач може підписати ТТН в електронному кабінеті свого провайдера е-ТТН.

Якщо ж вантажоодержувач є однією з власних організацій, ТТН можна підписати отримувачем в цьому ж документі.

Статус документу зміниться на Доставлено. Після цього цикл підписання ТТН завершено.

Супровідні документи до е-ТТН

Для незавершених ТТН (для прикладу зі статусом В дорозі) є можливість додати супровідні документи.

Для цього у вкладці ТТН Супровідні документи виконайте наступні дії:

1. Натисніть Створити.
2. У вікні, що відкриється, оберіть файл, який потрібно прикріпити до ТТН.
3. Вкажіть Тип документу.
4. Оберіть Відповідальну особу – підписанта супровідного документу.
5. Натисніть Зареєструвати.

Далі вкажіть пароль до ключа відповідальної особи та натисніть Ок.

Статус супровідного документу зміниться на Обробка сервером, потім – на Погоджено.

Таким чином, модуль е-ТТН дозволяє безпосередньо в програмі BAS здійснити всі необхідні дії для реєстрації е-ТТН по всьому маршруту перевезення.