Нова ТТН в електронній формі. Як це працює

Електронна товарно-транспортна накладна (е-ТТН) – це електронний документ, який підтверджує перевезення товару та містить інформацію про вантаж, вантажоперевізника та одержувача.

Які кейси використання е -ТТН.

 Перелік обов’язкових реквізитів е-ТТН, згідно статті 48 Закону України «Про автомобільний транспорт»:

Які нормативні документи описують е-ТТН:

З повним переліком законодавчих актів щодо електронних товарно-транспортних накладних можна  ознайомитись за посиланням.

Рішення для роботи з е-ТТН

е-ТТН.API – інструмент, який комплексно задовольняє потреби логістики в створенні, підписанні, отриманні та відправці е-ТТН

• Формування документів на основі даних, згідно з затвердженою структурою XML.
• Підписання документів з використанням хмарного КЕП CloudKey.
• Перевірка на заповнення обов’язкових полів.
• Реєстрація та перевірка стану реєстрації документів ЦБД ІКС.
• Відміна реєстрації документів у ЦБД ІКС.
• Допідписання документів додатковими відповідальними особами.
• Формування друкованого вигляду документа.
• Додавання або відміна до е-ТТН супровідних документів.

На базі інтеграції API розроблено модуль формування та реєстрації е-ТТН в BAS, який дозволяє виконати повний документообіг е-ТТН безпосередньо в обліковій системі.

За детальнішою інформацією щодо впровадження та інтеграції е-ТТН звертайтеся за тел. 050 104 99 60 або залиште заявку і ми Вам зателефонуємо

Питання-відповіді по роботі з е-ТТН

1. Як підготуватись до впровадження е-ТТН
2. Електронні ключі та підписи
3. Що таке реєстр електронних ТТН
4. Оформлення е-ТТН
5. Коригування зареєстрованих електронних ТТН
6. Що робити у разі відсутності доступу до мережі Інтернет, чи провайдера
7. Зберігання ТТН в паперовому та електронному вигляді
8. Робота водія з е-ТТН
9. Різні питання

Як підготуватись до впровадження е-ТТН

Як слід підготувати учасників процесу до впровадження е-ТТН?

Для всіх учасників процесу: для представників вантажовідправника, вантажоодержувача та водіїв, потрібно отримати КЕП.

Чи всі учасники перевезення повинні мати однакове програмне забезпечення?

Необов’язково. Незалежно, яким провайдером будуть користуватись інші учасники, перевізник/водій зможе опрацьовувати е-ТТН у обраному для себе програмному забезпеченні, оскільки в системі буде режим обміну між провайдерами.

Електронні ключі та підписи

Які електронні ключі можна використовувати для підписання е-ТТН?

Для накладання КЕП на е-ТТН можна застосовувати токени, файлові ключі або хмарні ключі на базі CloudKey. Для обміну через API підійдуть хмарні ключі на базі CloudKey.

Які обов’язкові підписи е-ТТН?

Це підписи відправника, водія та отримувача. Додатково можна накладати підписи перевізника, експедитора, відповідальної особи.

Яка послідовність підписів на е-ТТН?

Перший підпис накладає вантажовідправник, після чого відбувається реєстрація в ЦБД, другий підпис накладає перевізник, третій – вантажоодержувач. При цьому з кожної сторони може бути кілька підписів – наприклад комірник, бухгалтер, печатка підприємства.

Чи може вантажоодержувач відкликати свій підпис (випадково чи з намірами приховати отримання товару)?

Можливість відклику підпису відсутня. За потреби є Акт анулювання електронного документу, але він складається за умови підписання всіма учасниками перевезення.

Підписання та відправка документу перевізником – це одна дія в системі? 

Це залежить від провайдера, при використанні провайдера ПТАХ – це одна транзакція, яка реєструється в ЦБД.

Чи матимуть змогу всі державні установи (вантажоодержувачі) підписувати е-ТТН? 

Так, оскільки представники державних установ уже мають КЕП. Також їм потрібно буде обрати провайдера е-ТТН.

Яким чином можна оформити підпис отримувача, якщо отримувач є фізична особа, яка не має КЕП?

Варіанти дій:

1. Маршрутний лист, який підписує отримувач при доставці, додається до е-ТТН, та закриває її.
2. Надсиланням SMS-коду на мобільний номер.
3. Можливо в подальшому буде доступний підпис через Дія.

Чи може бути е-ТТН підписана не «посадовим», а особистим електронним підписом?

Так, може використовуватись підпис фізичної особи. Але це приносить ряд незручностей – підприємство за вимогою має підтвердити, що ця особа є їх співробітником, має бути відповідальний за адміністрування електронних підписів фізичних осіб, особливо в разі звільнення співробітника. Тому зручніше використовувати підпис співробітника, оскільки він формується при прийнятті на роботу, і анулюється при звільненні, що значно зменшує ризики зловживань.

Чи може водій видалити підпис після початку руху з товаром?

Ні, не може. Є можливість відхилити е-ТТН, до моменту її підписання. Після підписання е-ТТН водій не може відмовитись від перевезення.

Припустимо, що водій привіз вантаж увечері. На складі товар прийняли, але е-ТТН підпише директор вранці. Чи є встановлений термін підписання е-ТТН?

В такому випадку комірник повинен підписати е-ТТН, для того щоб водій не ніс більше матеріальну відповідальність за цей вантаж. А директор може накласти вранці другий підпис на е-ТТН.

Що таке реєстр електронних ТТН

Що таке «реєстр товарно-транспортних накладних»?

Це електронна база даних, що містить інформацію про реєстрацію ТТН в електронній формі та використовується для державного контролю за перевезеннями вантажів територією України. Держателем реєстру ТТН є Міністерство розвитку громад, територій та інфраструктури.

Яка інформація зберігається в реєстрі ТТН?  

• населені пункти, з яких та в які рухається вантаж;
• автомобіль та номерні знаки автомобіля;
• вага вантажу та його група – загальна чи спеціальна;
• посилання на платформу, з якої створено е-ТТН.

При цьому в реєстрі не зберігається інформація про ціну та кількість вантажу, а дані з е-ТТН знаходяться у провайдерів е-ТТН.

Оформлення е-ТТН

Чи можна виписувати на одне авто декілька е-ТТН, якщо авто везе товар декільком покупцям?

ТТН формується не на транспортний засіб, а на замовлення, тому для кожного вантажоодержувача потрібно оформляти окрему ТТН.

Чи можливе розділення е-ТТН в статусі завершення на декілька е-ТТН?

Ні, неможливе. Якщо вантажоотримувач має кілька пунктів розвантаження – має бути відповідна кількість е-ТТН для кожного пункту розвантаження.

Чи можливе примусове завершення чи відхилення е-ТТН?

Відхилити ТТН може водій або вантажовідправник, примусове завершення підписується лише одночасно відправником та отримувачем.

У випадку, якщо підприємство є вантажовідправником, а клієнт забирає продукцію на умовах самовивозу (сам організовує транспорт), хто реєструє е-ТТН?

В такому випадку створити е-ТТН може клієнт, але реєструвати її потрібно вантажовідправнику.

Чи є обов’язковим вказання в е-ТТН вартості вантажу? 

Якщо е-ТТН використовується як документ для оприбуткування чи списання ТМЦ, вартість потрібно вказати. Також вартість зазначається, якщо це передбачено договором між учасниками перевезення, і може бути необхідна у разі псування чи втрати товару.

Який алгоритм заповнення е-ТТН, якщо доставка вантажу здійснюється перевізником «Нова пошта» чи «Укрпошта»?

В такому випадку, якщо потрібно доставити крупногабаритний вантаж до відділення, ТТН оформляється тільки на перевезення до відділення, при цьому «Нова пошта» чи «Укрпошта» буде вантажоодержувачем.

Чи потрібно е-ТТН для продукції всередині компанії, між її підрозділами чи філіями?

Так, якщо передбачений виїзд на дороги загального користування.

Чи потрібно формувати е-ТТН для перевезення гуманітарної допомоги?

Так, потрібно, оскільки це нічим не відрізняється від перевезення інших вантажів. При цьому вантажовідправник не мав бути власником вантажу, у нього цей вантаж міг бути на відповідальному зберіганні.

При поставках на умовах EXW, FCA хто має початково формувати та підписувати е-ТТН?

Вантажовідправник має реєструвати е-ТТН, при цьому вантажоодержувач має надіслати необхідні дані по перевізнику та авто, поштою або через спеціальний документ “Заявка на транспортування”.

Коригування зареєстрованих електронних ТТН

Чи є можливість вносити зміни в е-ТТН при заміні транспортного засобу, перевантаженні?

Є можливість скласти акти розвантаження та завантаження на інший транспортний засіб, якщо використовується проміжний склад, або акт перевантаження – при переміщенні товару з одного транспортного засобу в інший. Акти мають бути підписані всіма сторонами.

Якщо вантажовідправник допустив помилки при заповненні даних е-ТТН, чи можливо скласти акт для їх виправлення в дорозі? 

Так, можна скласти акти, за умови, що вони будуть підписані всіма сторонами.

Чи можлива переадресація авто?

Складається Акт про заміну пункту призначення, який підписується сторонами, після чого в ТТН змінюється адреса розвантаження.

Яким чином має бути оформлене повернення товару в разі часткової відмови вантажоодержувача у прийомі товару? 

Оформляється Акт розбіжності, після чого вантажоотримувач створює ТТН на повернений товар.

Що робити у разі відсутності доступу до мережі Інтернет, чи провайдера

Як будуть вирішуватися проблеми із АЦСК, якщо сервер АЦСК буде недоступним?

Для цього розроблена функція відкладеного підпису, яка також буде корисна при завантаженні в місцевостях, де немає доступу до мережі Інтернет.

Чи буде працювати ЦБД під час вимкнення світла і відсутності доступу до мережі Інтернет?

Планується дублювання ЦБД, для перемикання на резервну ЦБД у разі проблем із доступом.

Що робити у разі відсутності доступу до провайдера ЕДО, хто буде нести відповідальність?

Провайдер повинен забезпечити функціонування системи, та автоматично переадресовувати на інший центр у разі проблем із доступом.

Чи можливе використання паперової ТТН у разі відсутності інтернету, зокрема в регіонах де є проблеми зі зв’язком чи електроенергією?

В залежності від ситуації в країні, тестовий період е-ТТН може бути продовжено. Або ж можна буде користуватися відкладеним підписанням – тобто зареєструвати е-ТТН після перевезення.

Зберігання ТТН в паперовому та електронному вигляді

Чи наявність паперового варіанту ТТН буде добровільною/обов’язковою з 1 серпня 2023 року?

Достатньо буде електронної ТТН, яка буде зберігатись в ЦБД. Паперові ТТН можуть зберігатися тільки для внутрішніх потреб, якщо цього вимагають бізнес-процеси.

Чи повинні учасники перевезення зберігати е-ТТН в електронному архіві?

Так, повинні протягом 3 років, оскільки це первинний документ.

Робота водія з е-ТТН

Яким чином водій має підписувати е-ТТН? 

Провайдер ПТАХ розробив мобільний додаток для водія, з простим та зручним функціоналом.

Яка інформація з е-ТТН доступна водію? 

Будуть додані налаштування, які будуть приховувати деякі необов’язкові поля.

Різні питання

Чи можна буде відслідкувати актуальний стан е-ТТН?

Так, сервіс дозволить отримувати оновлену інформацію про зміни статусу е-ТТН та актів в ЦБД.

Чи може переглядати власник транспортного засобу перелік е-ТТН, за якими возив його автомобіль продукцію, якщо автомобіль був переданий в оренду?

Доступ до документів мають тільки учасники перевезення, тому якщо власник ТЗ не має договору з учасниками перевезення, доступу до конфіденційної інформації він не матиме.

Чи можна імпортувати е-ТТН з облікової програми, в якому форматі?

Реалізовано модуль формування та реєстрації електронних ТТН безпосередньо в BAS. Модуль працює через API СОТА та дозволяє виконати повний документообіг е-ТТН з ЦБД з облікової системи.

Для замовлення модуля звертайтеся за тел. 050 104 99 60 або залиште заявку і ми Вам зателефонуємо