Электронные ТТН – как это работает

25 805

Электронная товарно-транспортная накладная (э-ТТН) – это электронный документ, подтверждающий перевозку товара и содержащий информацию о грузе, грузоперевозчике и получателе.

С 01 августа 2023 г. электронная ТТН будет обязательной для всех транспортных перевозок в Украине и заменит бумажную ТТН. Ключевая цель внедрения электронных товарно-транспортных накладных – прозрачность процесса перевозки, которая позволит всем участникам отслеживать операции с грузом в режиме реального времени.

Какие преимущества э-ТТН?

  • Скорость и удобство оформления, документы можно заполнить и подписать там, где есть Интернет.
  • Уменьшение расходов на печать, перемещение и хранение бумажных документов.
  • Надежность и безопасность, поскольку э-ТТН подписывается КЭП, что позволяет избежать подделки и потери документов.
  • Удобный и быстрый доступ к данным о перевозке товаров.

Как работает э-ТТН?

  1. После погрузки товара грузоотправитель оформляет э-ТТН, прикрепляет сопроводительные документы на товар и накладывает электронную подпись.
  2. После этого э-ТТН автоматически регистрируется в реестре товарно-транспортных накладных и становится доступным всем участникам процесса перевозки.
  3. Перевозчик получает э-ТТН, проверяет груз и накладывает КЭП. После этого статус э-ТТН в центральной базе данных меняется и товар может двигаться по маршруту.
  4. Грузополучатель проверяет состояние груза, принимает груз и накладывает КЭП на э-ТТН. После этого статус ТТН в реестре меняется, а цикл э-ТТН завершается.

Какие кейсы использования э-ТТН

Перечень обязательных реквизитов э-ТТН, согласно статьи 48 Закона Украины «Об автомобильном транспорте»:

  • дата и место составления;
  • грузоотправитель (полное наименование (фамилия, имя, отчество), код налогоплательщика согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины или налоговый номер, регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия и номер паспорта (для физических лиц, которые через свои религиозные убеждения отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и сообщили об этом соответствующему контролирующему органу и имеют отметку в паспорте);
  • автомобильный перевозчик (полное наименование (фамилия, имя, отчество), код налогоплательщика согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины или налоговый номер, регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серию и номер паспорта (для физических лиц, которые через свои религиозные убеждения отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и сообщили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте), фамилию, имя, отчество водителя и номер его удостоверения;
  • грузополучатель (полное наименование (фамилия, имя, отчество)), код налогоплательщика согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины или налоговый номер, регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия и номер паспорта (для физических лиц, которые через свои религиозные убеждения отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и сообщили об этом соответствующему контролирующему органу и имеют отметку в паспорте);
  • транспортное средство (марка, модель, тип, регистрационный номер автомобиля, прицеп/полуприцеп), его параметры с указанием длины, ширины, высоты, общего веса, в том числе с грузом, и массы брутто;
  • пункты погрузки и разгрузки.

Какие нормативные документы описывают э-ТТН:

С полным перечнем законодательных актов по электронным товарно-транспортным накладным можно ознакомиться по ссылке.

Решения для работы с э-ТТН

СОТА э-ТТН – это облачное решение, которое позволит иметь доступ к э-ТТН всем, кто участвует в перевозке.

  • Создание э-ТТН, подписание, регистрация.
  • Подписание документов КЭП.
  • Создание всех необходимых актов на основе э-ТТН, их регистрация.
  • Ведение реестра э-ТТН, проверка статусов товарно-транспортных накладных.
  • Авторизация с помощью телефона или собственного КЭП.
  • Ведение справочников контрагентов, автомобилей и грузов.
  • Управление маршрутами вашей перевозки.
  • Возможность добавить сопроводительные документы на груз.
  • Возможность отправить ссылку на э-ТТН с помощью мессенджера.

Мобильное решение водителя позволяет перевозчику получить, ознакомиться и подписать э-ТТН на своем смартфоне.

  • Получение э-ТТН и актов к ним, в которых указаны данные водителя.
  • Редактирование данных в документе, которые может изменить водитель.
  • Подписание э-ТТН и актов к ним.
  • Создание и редактирование актов: корректировка, перегрузка, выгрузка на промежуточном складе, изменения пункта назначения.

э-ТТН.API – инструмент, который комплексно удовлетворяет потребности логистики в создании, подписании, получении и отправке э-ТТН.

  • Формирование документов на основе данных согласно утвержденной структуре XML.
  • Подписание документов с использованием облачного КЭП CloudKey.
  • Проверка заполнения обязательных полей.
  • Регистрация и проверка состояния регистрации документов ЦБД ИКС.
  • Отмена регистрации документов в ЦБД ИКС.
  • Возможность доподписания документов дополнительными ответственными лицами.
  • Формирование печатного вида документа.
  • Добавление или отмена в э-ТТН сопроводительных документов.

На базе интеграции API разработан модуль формирования и регистрации е-ТТН в BAS, позволяющий выполнить полный документооборот е-ТТН непосредственно в учетной системе.

За более подробной информацией о внедрении и интеграции э-ТТН обращайтесь по тел. 050 104 99 60 или оставьте заявку и мы Вам позвоним

Вопросы-ответы по работе с э-ТТН

  1. Как подготовиться к внедрению э-ТТН
  2. Электронные ключи и подписи
  3. Что такое реестр электронных ТТН
  4. Оформление э-ТТН
  5. Корректировка зарегистрированных электронных ТТН
  6. Что делать в случае отсутствия доступа к сети Интернет или провайдера
  7. Хранение ТТН в бумажном и электронном виде
  8. Работа водителя с э-ТТН
  9. Различные вопросы

Как подготовиться к внедрению э-ТТН

Как следует подготовить участников процесса к внедрению э-ТТН?

Для всех участников процесса: для представителей грузоотправителя, грузополучателя и водителей нужно получить КЭП.

Все ли участники перевозок должны иметь одинаковое программное обеспечение?

Необязательно. Независимо от того, каким провайдером будут пользоваться другие участники, перевозчик/водитель сможет обрабатывать э-ТТН в выбранном для себя программном обеспечении, поскольку в системе будет режим обмена между провайдерами.

Электронные ключи и подписи

Какие электронные ключи можно использовать для подписания э-ТТН?

Для наложения КЭП на э-ТТН можно использовать токены, файловые ключи либо облачные ключи на базе CloudKey. Для обмена через API подойдут облачные ключи на базе CloudKey.

Какие обязательные подписи э-ТТН?

Это подписи отправителя, водителя и получателя. Дополнительно можно налагать подписи перевозчика, экспедитора, ответственного лица.

Какова последовательность подписей на э-ТТН?

Первую подпись накладывает грузоотправитель, после чего происходит регистрация в ЦБД, вторую подпись накладывает перевозчик, третья – грузополучатель. При этом с каждой стороны может быть несколько подписей – кладовщик, бухгалтер, печать предприятия.

Может ли грузополучатель отозвать свою подпись (случайно или с намерением скрыть получение товара)?

Возможность отзыва подписи отсутствует. При необходимости есть Акт аннулирования электронного документа, но он составляется при условии подписания всеми участниками перевозки.

Подписание и отправка документа перевозчиком – это одно действие в системе?

Это зависит от провайдера, при использовании провайдера ПТАХ – это одна транзакция, которая регистрируется в ЦБД.

Смогут ли все государственные учреждения (грузополучатели) подписывать э-ТТН?

Да, поскольку представители государственных учреждений уже имеют КЭП. Также им нужно будет избрать провайдера э-ТТН.

Каким образом можно оформить подпись получателя, если получатель есть физическое лицо, не имеющее КЭП?

Варианты действий:

  1. Маршрутный лист, которое подписывает получатель при доставке, прилагается к э-ТТН и закрывает ее.
  2. Отправка SMS-кода на мобильный номер.
  3. Возможно, в дальнейшем будет доступна подпись через Дию.

Может ли быть э-ТТН подписана не «должностной», а личной электронной подписью?

Да, может использоваться подпись физического лица. Но это доставляет ряд неудобств – предприятие по требованию должно подтвердить, что это лицо является их сотрудником, должно быть ответственно за администрирование электронных подписей физических лиц, особенно в случае увольнения сотрудника. Поэтому удобнее использовать подпись сотрудника, поскольку она формируется при принятии на работу и аннулируется при увольнении, что значительно уменьшает риски злоупотреблений.

Может ли водитель удалить подпись после начала движения с товаром?

Нет, не может. Есть возможность отклонить э-ТТН до момента ее подписания. После подписания э-ТТН водитель не может отказаться от перевозки.

Предположим, что водитель привез груз вечером. На складе товар был принят, но э-ТТН подпишет директор утром. Есть ли установленный срок подписания э-ТТН?

В таком случае кладовщик должен подписать э-ТТН, для того чтобы водитель не нес больше материальной ответственности за этот груз. А директор может наложить утром вторую подпись на э-ТТН.

Что такое реестр электронных ТТН

Что такое «реестр товарно-транспортных накладных»?

Это электронная база данных, содержащая информацию о регистрации ТТН в электронной форме и используется для государственного контроля за перевозками грузов по территории Украины. Держателем реестра ТТН является Министерство развития общин, территорий и инфраструктуры.

Какая информация хранится в реестре ТТН?

  • населенные пункты, из которого и в который движется груз;
  • автомобиль и номерные знаки автомобиля;
  • вес груза и их группа – общая или специальная;
  • ссылка на платформу, где создана э-ТТН.

При этом в реестре не хранится информация о цене и количестве груза, а данные по э-ТТН находятся у провайдеров э-ТТН.

Оформление е-ТТН

Можно ли выписывать на один автомобиль несколько э-ТТН, если автомобиль везет товар нескольким покупателям?

ТТН формируется не по транспортному средству, а по заказу, поэтому для каждого грузополучателя нужно оформлять отдельную ТТН.

Возможно ли разделение э-ТТН в статусе завершения на несколько э-ТТН?

Нет, невозможно. Если грузополучатель имеет несколько пунктов разгрузки – должно быть соответствующее количество э-ТТН для каждого пункта разгрузки.

Возможно ли принудительное завершение или отклонение э-ТТН?

Отклонить ТТН может водитель или грузоотправитель, принудительное завершение подписывается только одновременно отправителем и получателем.

В случае если предприятие является грузоотправителем, а клиент забирает продукцию на условиях самовывоза (сам организует транспорт), кто регистрирует э-ТТН?

В таком случае создать э-ТТН может клиент, но регистрировать его нужно грузоотправителю.

Обязательно ли указание в э-ТТН стоимости груза?

Если э-ТТН используется в качестве документа для оприходования или списания ТМЦ, необходимо указать стоимость. Также стоимость указывается, если это предусмотрено договором между участниками перевозки, и может быть необходимо в случае порчи или потери товара.

Каков алгоритм заполнения э-ТТН, если доставка груза осуществляется перевозчиком «Новая почта» или «Укрпочта»?

В таком случае, если нужно доставить крупногабаритный груз в отделение, ТТН оформляется только на перевозку в отделение, при этом “Новая почта” или “Укрпочта” будет грузополучателем.

Нужно ли э-ТТН для продукции внутри компании, между ее подразделениями или филиалами?

Да, если предусмотрен выезд на дороги общего пользования.

Нужно ли формировать э-ТТН для перевозки гуманитарной помощи?

Да, нужно, поскольку это ничем не отличается от перевозки других грузов. При этом грузоотправитель не должен быть держателем груза, у него этот груз мог быть на ответственном хранении.

При поставках на условиях EXW, FCA, кто должен изначально формировать и подписывать э-ТТН?

Грузоотправитель должен регистрировать э-ТТН, при этом грузополучатель должен отправить необходимые данные по перевозчику и авто, по почте или через специальный документ “Заявка на транспортировку”.

Корректировка зарегистрированных электронных ТТН

Есть ли возможность вносить изменения в э-ТТН при замене транспортного средства, перегрузке?

Есть возможность составить акты разгрузки и погрузки на другое транспортное средство, если используется промежуточный склад, или акт перегрузки – при перемещении товара из одного транспортного средства в другое. Акты должны быть подписаны всеми сторонами.

Если грузоотправитель допустил ошибку при заполнении данных э-ТТН, возможно ли составить акт для их исправления в пути?

Да, можно составить акты, при условии, что они будут подписаны всеми сторонами.

Возможна ли переадресация авто?

Составляется Акт о замене пункта назначения, который подписывается сторонами, после чего в ТТН меняется адрес разгрузки.

Каким образом должен быть оформлен возврат товара в случае частичного отказа грузополучателя в приеме товара?

Оформляется Акт разногласия, после чего грузополучатель создает ТТН на возвращенный товар.

Что делать в случае отсутствия доступа к сети Интернет или провайдера

Как будут решаться проблемы с АЦСК, если сервер АЦСК будет недоступен?

Для этого разработана функция отложенной подписи, которая также будет полезна при загрузке в местностях, где нет доступа в Интернет.

Будет ли ЦБД работать при выключении света и отсутствии доступа к сети Интернет?

Планируется дублирование ЦБД для переключения на резервную ЦБД в случае проблем с доступом.

Что делать при отсутствии доступа к провайдеру ЭДО, кто будет нести ответственность?

Провайдер должен обеспечить функционирование системы и автоматически переадресовывать на другой центр в случае проблем с доступом.

Возможно ли использование бумажной ТТН в случае отсутствия интернета, в частности, в регионах, где есть проблемы со связью или электроэнергией?

В зависимости от ситуации в стране, тестовый период э-ТТН может быть продлен. Или можно будет пользоваться отложенным подписанием – то есть зарегистрировать э-ТТН после перевозки.

Хранение ТТН в бумажном и электронном виде

Будет ли наличие бумажного варианта ТТН добровольным/обязательным с 1 августа 2023 года?

Достаточно будет электронной ТТН, хранящейся в ЦБД. Бумажные ТТН могут храниться только для внутренних нужд, если этого требуют бизнес-процессы.

Должны ли участники перевозок хранить е-ТТН в электронном архиве?

Да, должны в течение 3 лет, поскольку это первичный документ.

Работа водителя по э-ТТН

Как водитель должен подписывать э-ТТН?

Провайдер ПТАХ разработал мобильное приложение для водителя, с простым и удобным функционалом.

Какая информация с э-ТТН доступна водителю?

Будут добавлены настройки, которые скрывают некоторые необязательные поля.

Различные вопросы

Можно ли отследить актуальное состояние э-ТТН?

Да, сервис позволит получать обновленную информацию об изменениях статуса э-ТТН и актов в ЦБД.

Может ли пересматривать владелец транспортного средства перечень э-ТТН, по которым возил его автомобиль продукцию, если автомобиль был передан в аренду?

Доступ к документам имеют только участники перевозки, поэтому если у владельца ТС нет договора с участниками перевозки, доступа к конфиденциальной информации у него нет.

Можно ли импортировать э-ТТН из учетной программы, в каком формате?

Реализован модуль формирования и регистрации электронных ТТН непосредственно в BAS. Модуль работает через API СОТА и позволяет выполнить полный документооборот э-ТТН с ЦБД по учетной системе.

Для заказа модуля обращайтесь по тел. 050 104 99 60 или оставьте заявку и мы Вам позвоним