Що таке електронний документообіг

21 393

Ситуація в країні вимагає нових підходів у всіх сферах, в тому числі в обміні електронними документами. Оскільки багато поштових відділень не працює, а ціни на доставку зросли, саме час перейти на електронний документообіг. Давайте розберемося з основними визначеннями.

Електронний документообіг (ЕДО) — це процес створення, погодження, надсилання, отримання та зберігання електронних документів у цифровому форматі. Основними складовими ЕДО є:

Електронний документ — документ з обов’язковими реквізитами, де інформація відображається у електронному вигляді. Електронний документ може бути перетворений у візуальну форму, придатну для сприйняття людиною.
Позначка (мітка) часу є обов’язковим реквізитом при накладанні КЕП на електронний документ. Вона фіксує дату та точний час у момент підписання документу, що присвоюється електронному підпису. Позначку часу видає сервер центру сертифікації ключів OCSP.

Саму схему обміну електронними документами можна представити наступним чином:

Відправник формує електронний документ, підписує його електронним підписом та надсилає через програму документообігу адресату.
Отримувач ставить свій КЕП на отриманому документі.
Відправник отримує завізований екземпляр. При чому в процесі підписання адресати отримують повідомлення з проміжними статусами документів: доставлено, погоджено чи відхилено.

Підписують електронні документи найчастіше бухгалтери, керівники та юристи. При великому документообігу організація приймає інструкцію по веденню ЕДО та визначає порядок використання КЕП. Відповідно самі електронні ключі може отримати будь – який співробітник компанії.

Що таке КЕП та як документи підписуються електронним підписом

Електронний підпис КЕП складається з секретного (особистого) ключа та сертифікату відкритого ключа, які працюють тільки в парі.

Секретний ключ КЕП генерується як унікальна послідовність випадкових символів, а сертифікат відкритого ключа розраховується на підставі секретного ключа, причому одержати секретний ключ з сертифікату неможливо.

Сертифікат відкритого ключа зберігає персональну інформацію власника (ім’я, унікальний реєстраційний номер, ким виданий, та термін дії сертифікату відкритого ключа) також сертифікат підписується секретним ключем Центру сертифікації ключів та може публікуватися на сайті ЦСК.

Підписання електронного документа КЕП

При накладанні КЕП на електронний документ його зміст не змінюється, а додається блок даних, який і є електронним підписом. Отримання блоку складається з кількох етапів:

За допомогою математичного алгоритму обчислюється хеш-сума або так званий «відбиток документу», який:
- унікальний для кожного електронного документу;
- має фіксовану довжину, незалежно від величини документу;
- неможливо відновити документ за його відбитком.
Відбиток документа шифрується секретним ключем автора;
Додається мітка часу з сервера сертифікаційного центру OSP.

Важливо! При будь – якій модифікації документу зміниться його відбиток, і тоді документ не пройде перевірку електронного підпису. Таким чином, відбиток захищає документ від змін третіми особами після накладання КЕП, а шифрування секретним ключем підтверджує автора документу.

Розшифрувати електронний підпис та одержати початковий відбиток, що відповідатиме документу, можна тільки за допомогою сертифікату відкритого ключа автора.

Перевірка електронного підпису отриманого документа проводиться кількома етапами:

Отримувач розраховує відбиток одержаного документу за допомогою спеціального алгоритму.
Розшифровує електронний підпис документа за допомогою сертифікату відкритого ключа автора та одержує відбиток початкового електронного документа.
Порівнює відбитки документу та розшифрованого електронного підпису, якщо вони однакові – це означає, що документ не змінювали в процесі передачі.

Законність та види електронних документів

Електронні документи,завірені КЕП, мають таку ж юридичну силу, як і паперові екземпляри, що підтверджує Закону України “Про електронні довірчі послуги”», де вказано: «Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису».

Зокрема, у законі зазначено, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Електронний документообіг в загальному можна розділити на:

Внутрішній ЕДО – це обмін електронними документами всередині компанії, сюди відносяться: кадрові документи, накази, розпорядження та інші види документів, які використовуються в роботі організації. Найкраще для цього підійде програма BAS Документообіг КОРП.
Зовнішній ЕДО – це обмін документами між підприємствами та держустановами, сюди відносяться: договори та додаткові угоди, рахунки-фактури, акти виконаних робіт, видаткові накладні, ТТН, довіреності, офіційні листи та інші.

При цьому в цифровий формат можна перевести будь – які паперові документи. Рекомендуємо починати перехід на ЕДО з документів, які дадуть максимальний економічний ефект. Зазвичай це рахунки, акти, накладні. Також доцільно перевести в електронний вигляд типові договори та угоди з контрагентами.

Які переваги отримує компанія при переході на ЕДО

Зменшення витрат на канцтовари, друк та доставку документів, а як наслідок економія на архівних площах.
Економія часу співробітників та швидкість обміну документами.
Стандартизація документів та зручний і швидкий пошук за номером, датою, типом документу чи будь-яким іншим реквізитом.
Зменшення ризику втрати документів. Створюючи резервне копіювання в хмару, ви можете не хвилюватися про втрату даних.
Захист від отримання інформації третіми особами, за рахунок розділення прав між користувачами та шифрування каналів передачі документів.
Можливість працювати 24/7 за рахунок доступу до ЕДО з будь – якої точки світу.
Контроль роботи з документами – можна відстежити, на якому етапі підписання знаходиться документ, та хто саме зараз працює з документом.
Піклування про екологію. Скоротивши кількість спожитого паперу, Ви збережете ліси, а відсутність доставки пошти зменшить викиди вуглецю в атмосферу.
Підвищення технологічності та привабливості іміджу компанії.

Питання-відповіді по електронному документообігу

Хто з компаній вже перейшов на ЕДО – багато компаній вже скористалися перевагами ЕДО. Також можна переглянути наші кейси впровадження ЕДО.
Чи потрібно друкувати та зберігати електронні документи. Якщо компанія обмінюється первинними документами з КЕП, друкувати їх не потрібно, оскільки такий документ має юридичну силу.
Що робити з паперовими документами при переході на ЕДО. Існуючий паперовий архів залишається в організації, допоки не завершиться термін зберігання паперових документів, який згідно норм Мінюсту складає 3 роки.
Чи можна підробити електронний документ – документи візуються КЕП, які неможливо підробити, на відміну від звичайного підпису.
Яка різниця між кваліфікованим (КЕП) та удосконаленим (УЕП) електронним підписом і що таке хмарний захищений носій – ці підписи мають різний рівень захисту
- УЕП — це підпис старого зразка, який розміщується на комп’ютері, флешці чи CD-диску. Оскільки файл ключа може бути скопійований, він має низький рівень захисту.
- КЕП — це електронний підпис, що зберігається виключно на захищеному носії токені або на хмарі провайдера.
Якщо працівник знаходиться за кордоном чи може він підписати документи – при наявності інтернет-доступу до програми ЕДО та наявності ключів КЕП можна переглядати та підписувати документи з будь – якої точки світу.
Як перевірити накладений підпис на електронний документ – перевірити можна через Медок або через сайт Центрального засвідчувального органу.
Як виглядає електронний документ з КЕП – в Україні розповсюджені формати, де дані та підпис зберігаються в XML, PDF чи CMS файлі (розширення *.p7s). Також є варіант збереження даних та підпису в архіві (розширення *.asice) , детальніше тут.
Скільки часу потрібно на впровадження ЕДО – це залежить від об’єму та типів документів, для спрощення переходу рекомендуємо:
- почати з документів, які використовуються частіше;
- назначити відповідального за впровадження ЕДО;
- протестувати сервіс ЕДО до початку використання.
Чи можна підписати електронні документи КЕП «вчорашнім числом» – оскільки в електронному документі є обов’язковий реквізит «мітка часу» підписати документ «вчорашнім числом» неможливо.
Як надавати електронні документи при перевірці ДПС – При перевірці держоргани можуть вилучати оригінали електронних документів з КЕП, які записуються на електронний носій. Якщо перевіряючі планують отримати тільки копії, то електронні документи роздруковуються на папері та завіряються керівником організації та печаткою.