Первинні документи є основою для проведення господарських операцій в бухгалтерському обліку. Щоб уникнути помилок, необхідно дотримуватися вимог до форми та змісту первинних документів, які регламентуються такими законодавчими актами як:
- Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” № 996-XIV (далі – Закон № 996);
- “Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку”, затверджене наказом Міністерства фінансів України № 88 (далі – Положення № 88).
Згідно Положення № 88: «Первинні документи – це документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції.»
Прикладами таких документів є: видаткова накладна, товарно-транспортна накладна, акт виконаних робіт, прибутковий та видатковий касові ордери та інші.
Завдання первинних документів є фіксація факту господарської операції. Вони є підставою для запису в бух. обліку (ст. 9 Закон № 996) та формування показників для податкових декларацій (п.44.1 ПКУ).
Первинні документи повинні мати обов’язкові реквізити, які регламентовані в ст. 9 част. 2 Закону № 996 та Положенні № 88:
| Обов’язкові реквізити |
Додаткові реквізити (не обов’язкові) |
| Назва документа (форми) | Печатка |
| Дата складання | Номер документа |
| Назва підприємства, від імені якого складено документ | Код ЄДРПОУ |
| Зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції | Підстава для здійснення операції |
| Посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються НБУ) | Дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо. |
| Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції |
Приклад необов’язкових реквізитів:
Електронні первинні документи, які створюються в бухгалтерських програмах, можна використовувати у бухгалтерському обліку при накладанні КЕП. Цей механізм реалізований у програмі M.E.Doc, веб-сервісі «СОТА», сервісі FREDO ДокМен, модулі для обміну електронними документами FlyDoc.
Такі документи мають юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді. Оригіналом документа буде електронний примірник з обов’язковими реквізитами, разом з електронним підписом автора.
Копією цього документа є візуальне зображення електронного документа на папері, що засвідчене в порядку встановленому законодавством (Ст.7 Закону № 851).
Бланки форм
Згідно положення № 88, первинні документи повинні бути складені на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади.
Також до первинних документів можуть бути додані додаткові наступні реквізити: печатка, код ЄДРПОУ, номер документа, підстава для проведення операцій, дані про документ, що засвідчує особу – одержувача та інші (Положення № 88).
Юридичної сили та доказовості документу дає наявність усіх реквізитів. Це було підкреслено Міністерством фінансів у листі від 15.01.2015 року № 31-11410-08-10/871.
Види первинних документів
В законодавстві не визначено вичерпний перелік первинних документів, тому в таблиці відобразимо основні види:
| Назва документу | Призначення | Нормативний акт |
| Видаткова накладна | Фіксація факту передачі товарів від однієї особи (постачальника) до іншої (покупця). | Форма видаткової накладної не затверджена. Підприємство може використовувати власні форми первинних документів з урахуванням вимог законодавства. За основу можна взяти Накладну-вимогу на відпуск згідно наказу Мінстату від 21.06.1996 р. № 193 |
| Товарно-транспортна накладна (ТТН) | Фіксація підтвердження перевезення товару автотранспортом. | Наказ Мінтрансу від 14.10.1997 р. № 363 та ст. 48 Закон «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 р. № 2344 |
| Акт виконаних робіт | Фіксація факту виконання робіт або послуг. | Стандартна форма не затверджена. Підприємство може використовувати власні форми первинних документів з урахуванням вимог законодавства. |
| Рахунок-фактура (інвойс) | В окремих випадках може бути первинним документом для фіксації факту постачання товару чи послуги без складання акту приймання-передачі, тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами. Умови зазначені у листі Мінфіна від 16.02.17 р. № 31-11410-06-5/4339. | |
| Прибутковий та видатковий касові ордери | Фіксація операцій з готівкою в касі організації. | Форми затверджені постановою НБУ 29.12.2017 р. № 148. |
| Бухгалтерська довідка | Згідно цього документу формуються:
– коригувальні проводки, пов’язані із виправленням помилок в бухгалтерському обліку. – підтверджувальні операції, що здійснені та отримані розрахунковим шляхом. У листі Мінфіну від 05.08.2014 р. № 31-11410-08/23-2303/2333 вказується, що якщо господарська операція оформлюється бухгалтерською довідкою, то всі реквізити, передбачені для первинних документів, повинні бути відображені. |
Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджені наказом Мінфіну від 29.12.2000 р. №356. |
Термін зберігання.
Мінімальний термін зберігання документів – 1095 днів з дня подання податкової звітності, 2555 днів – для документів трансфертного ціноутворення.
Вимоги ДПС до первинних документів як факту підтвердження господарських операцій.
Згідно з п.44.1 ПКУ, платники податків повинні вести облік доходів, витрат та інших показників, що визначають об’єкт оподаткування та/або податкові зобов’язання. Цей облік здійснюється на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, які пов’язані з обчисленням та сплатою податків та зборів.
Мова складання
Усі первинні документи повинні складатись українською мовою. Для документів, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку та оформлені іноземною мовою, потрібно зробити аутентичний переклад на українську мову ( “ЗІР” категорія 102.21).
Такий переклад повинен бути підписаний відповідальною особою та мати підтвердження його достовірності, наприклад, печатку або підпис перекладача.
Примітка. Перехід на облік первинних документів в електронному вигляді це екологічно та вигідно. Детальніше як перейти на електронний документообіг.
