В яких випадках необхідно подавати Повідомлення про реєстрацію КЕП в ДПС?

Після отримання КЕП «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису» (J/F1391104) потрібно подавати у таких випадках:

1. У разі продовження (заміни) сертифікату керівника організації (ФОП).
2. У разі продовження (заміни) сертифікату співробітника (головний бухгалтер, співробітник, що підписує ПН та ін.).
3. У разі, якщо випущені нові сертифікати керівника (ФОП), але старі ще діючі.

Для таких випадків виконайте наступні дії:

В Головному меню оберіть «Звітність» – «Реєстр звітів» – період створення звіту, та пункт меню Файл – Створити звіт.

Якщо Ваша організація є:

• юридичною особою – із розділу «Державна податкова служба» – «Інше» у переліку бланків оберіть документ J1391104 «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису».

• ФОП – із розділу «Державна податкова служба» – «Звітність фізичних осіб» у переліку бланків оберіть документ F1391104 «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису».

Продовження (заміна) сертифікату керівника організації (ФОП).

У цьому випадку в табличній частині в колонці «Прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) відповідальної особи» виберіть сертифікат співробітника (повідомлення потрібно подавати навіть у тому випадку, якщо сертифікат був сформований раніше і ним уже користувалися) та заповніть поле «Посада».

Якщо Вам необхідно додати рядок, оберіть відповідну кнопку у лівій частині таблиці. У полі «Виконавець» вкажіть ПІБ керівника організації (для підприємця впишіть ПІБ підприємця), а також заповніть поле «Контактний телефон».

Перевірте звіт та передайте на підпис.

Зверніть увагу! Спершу Повідомлення підписуєте ключем співробітника, сертифікат якого вказаний в табличній частині Повідомлення. Після цього підпишіть документ новим сертифікатом керівника (ФОПа) та печаткою за наявності.

Після отримання звіту про доставку документа та квитанції №2, Ви можете користуватись новими сертифікатами.

Продовження (заміна) сертифікату співробітника

У цьому випадку в табличній частині в колонці «Прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) відповідальної особи» виберіть новий сертифікат співробітника та заповніть поле «Посада». Якщо Вам необхідно додати рядок, оберіть відповідну кнопку у лівій частині таблиці.

У полі «Виконавець» вкажіть посаду керівника організації та його ПІБ (для підприємця впишіть ПІБ підприємця), а також заповніть поле «Контактний телефон». Перевірте звіт та передайте на підпис.

Зверніть увагу! Спершу Повідомлення підписуєте новим ключем співробітника, сертифікат якого вказаний в табличній частині Повідомлення. Після цього підпишіть документ сертифікатом керівника (ФОПа) та печаткою за наявності. Після отримання звіту про доставку документа та квитанції №2, Ви можете користуватись новими сертифікатами.

Випуск нових сертифікатів керівника (ФОП), якщо попередні ключі діючі

У цьому випадку, якщо попередні ключі ще діючі, а Ви отримали нові КЕП, тобто маєте два комплекти діючих ключів, заповніть табличну частину аналогічно як описано в попередніх випадках.

Будьте особливо уважні під час підписання даного Повідомлення! Спочатку потрібно підписати  Повідомлення усіма новими ключами, які відображені в табличній частині, а вже потім ключами, термін дії яких закінчується.

Після отримання звіту про доставку документа та квитанції №2, Ви можете користуватись новими сертифікатами.

Ще один спосіб реєстрації КЕП

Існує ще один спосіб реєстрації КЕП керівника у якого відсутні наймані працівники, або КЕП ФОПа.

Для цього потрібно подати будь – який звіт чи запит до контролюючого органу. На практиці ми радимо відправити «Запит про отримання витягу щодо стану розрахунків з бюджетом та сплати єдиного внеску за даними органів ДПС» (F/J1300207) і підписати новим діючим КЕП керівника (ФОПа).

Для цього в Головному меню оберіть «Довідки державних органів» – «Інформаційна довідка».

Зазначте період створення звіту та натисніть у пункті меню «Файл» – «Створити звіт» – «Іншу довідку».

Заповніть всі необхідні поля Запиту, підпишіть новим КЕП та відправте Запит у контролюючий орган.

У відповідь Ви отримаєте квитанцію з результатом обробки «Витяг з інформаційної системи органів ДПС щодо стану розрахунків платника з бюджетом та цільовими фондами» (F/J1400207) та «Повідомлення про набуття суб’єктом статусу електронного документообігу» (F/J1391099).

Це означає, що КЕП керівника успішно зареєстрований у ДПС.

Інші питання по КЕП:

Питання-відповіді: розділ Сертифікати кваліфікованого електронного підпису (КЕП).