Программные РРО: актуальные вопросы-ответы

Программные РРО позволяют уменьшить расходы на приобретение и обслуживание РРО, по сравнению с аппаратными РРО, быстро зарегистрировать РРО при открытии новой торговой точки, интернет-магазина и т.д., обеспечить покупателей удобным доступом к e-чекам.

Рассмотрим актуальные вопросы по программных РРО.

Какое оборудование может использоваться при применении ПРРО?

Программный РРО можно установить на смартфон, планшет, компьютер или любой другой гаджет, который имеет операционную систему и подключение к сети Интернет.

Как можно получить е-чек через ПРРО?

• в электронной форме, на email или в мессенджер;
• и/или в бумажной форме;
• отображением QR-кода на дисплее гаджета, где установлен ПРРО, данный код позволяет считать е-чек.

Как подтверждается факт передачи данных от ПРРО фискальному серверу?

• из фискального сервера поступают соответствующие квитанции о получении регистрационного заявления, сообщения об обнаружении неисправности ППРО, открытии смены;
• расчетному документу и фискальному отчету присваиваются фискальные номера сервером ГНС.

Можно ли проверить чек, выданный ПРРО?

Проверить чеки, выданные программным РРО, можно здесь. Так выглядит электронный чек на сайте ГНС:

Когда нужно выдавать чек при продаже в интернет-магазине?

В случае оплаты картой на сайте – чек можно сформировать сразу после оплаты и прислать на электронную почту клиента.

В случае оплаты при получении – чек можно сформировать после сообщения от почтовой службы о получении и оплате товара клиентом.

Нужно ли отменять регистрацию аппаратного РРО и регистрировать программный?

Организация самостоятельно выбирает вид РРО (программный и/или аппаратный). Если принимается решение использовать только программный РРО вместо аппаратного, регистрацию аппаратного РРО нужно отменить.

Как зарегистрировать кассира для программного РРО?

Подать Сообщение о предоставлении информации относительно квалифицированного сертификата открытого ключа (для сообщений о сертификатах открытых ключей, которые применяются в ПРРО) (форма J/F 1391801).

Как связаны между собой ПРРО, хозяйственные единицы и кассиры?

ПРРО регистрируется на отдельную хозяйственную единицу, реквизиты которой указываются в расчетном документе (чеке).

Кассир, который работает с ППРО, подписывает КЭП сообщение об открытии смены / расчетный документ / z-отчет.

Какие виды электронных подписей нужны для работы с программным РРО?

Чтобы открыть, закрыть смену или отправить электронные чеки на фискализацию нужна подпись уполномоченного лица (кассира), или подпись печати с номером (печать кассы). Для получения сертификата печати с номерами не обязательно иметь в наличии физическую печать.

Рассмотрим ситуацию: в организации есть одна касса и три кассира, которые посменно на ней работают. Существует два варианта организации работы кассиров с КЭП для работы с ПРРО:

1. Необходимо получить подписи всех кассиров, то есть три КЭП с различными ФИО для того, чтобы каждый кассир мог со своей электронной подписью открыть / закрыть смену на этой кассе. Этот вариант позволяет контролировать работу кассиров.
2. Организация получает одну подпись печати для кассы, и тогда любой кассир использует именно этот сертификат при работе с программным РРО.

Электронные подписи кассиров и печатей должны быть обязательно зарегистрированы в контролирующем органе!

Необходимо ли ФЛП, у которого есть электронная подпись, генерировать электронную печать для ПРРО?

Генерировать электронную печать физическому лицу – предпринимателю, который имеет электронную подпись, нужно только для программно-технических комплексов самообслуживания, в которых отсутствует кассир.

Какое количество печатей необходимо регистрировать, если СГ имеет несколько ПРРО?

Действующим законодательством в сфере проведения расчетов за товары (работы, услуги) в наличной и безналичной форме не предусмотрено ограничений по количеству электронных печатей во время их регистрации субъектом хозяйствования, который имеет несколько ПРРО.

При этом с помощью одного сертификата электронной подписи и/или печати можно работать одновременно только на одном ПРРО и только одним кассиром. Поэтому, в случае одновременного использования нескольких ПРРО, необходимо иметь соответствующее количество зарегистрированных кассиров, по которым было подано Уведомление о предоставлении информации относительно квалифицированного сертификата открытого ключа.

Каким образом получить электронные подписи для работы с ПРРО?

Для получения квалифицированного сертификата кассира или номерной печати необходимо обратиться в центр сертификации со стандартным пакетом документов для получения КЭП. Процедура генерации заявок на сертификат для работы с ПРРО на данный момент ничем не отличается от обычной генерации заявок для предприятия.

То есть, КЭП электронной печати для ПРРО – это по сути обычная печать организации с номером, а КЭП уполномоченного лица (кассира) – это обычный сертификат ФЛП, руководителя, сотрудника или бухгалтера.

Что такое «оффлайн-режим» в ПРРО?

На период отсутствия связи между программным РРО и фискальным сервером ГНС печать е-чеков производится в режиме оффлайн. Работа в оффлайн-режиме не может продолжаться более 36 часов подряд и не более 168 часов в течение месяца. В таком случае фискальные номера е-чека присваивают из диапазона фискальных номеров.

Когда формируется диапазон фискальных номеров для ПРРО и как пополняется?

Во время регистрации ПРРО автоматически предоставляется 2000 номеров. Количество номеров может быть увеличено, для этого в регистрационном заявлении проставляется соответствующая отметка.

Субъект хозяйствования по собственному решению может не получать диапазон номеров и, соответственно не работать в автономном режиме. Об этом он сообщает в регистрационном заявлении проставлением соответствующей отметки.

Работая в режиме онлайн-обмена с фискальным сервером перед формированием каждого расчетного документа, ПРРО проверяет наличие связи с фискальным сервером.

При переводе ПРРО в автономный режим, одновременно формируется сообщение о проведении расчетных операций в режиме оффлайн, с отметкой о начале такого режима. По окончании – формируется аналогичное сообщение с отметкой об окончании режима оффлайн. В период между началом и завершением режима оффлайн чеки формируются ПРРО, им присваиваются фискальные номерами из диапазона, каждый чек имеет отметку о том, что он выдан в режиме оффлайн.

Все эти документы в течение часа после восстановления связи с фискальным сервером одним пакетом пересылаются на фискальный сервер. Документы хранятся на ПРРО до момента поступления от фискального сервера подтверждения о принятии этого пакета.

Фискальный сервер ведет учет выданных фискальных номеров и присваивает им соответствующие статусы:

• зарезервирован – выдан, но не присвоен чеку;
• использован – после принятия фискальным сервером чека с зарезервированным номером из диапазона.

Каждый раз после получения фискальным сервером электронных документов с использованными номерами с диапазона, для ПРРО формируется следующая порция фискальных номеров. Зарезервированный фискальный номер формируется как случайный уникальный набор цифр.

Как расссчитывается время пребывания в оффлайн режиме?

Время, в течении которого ПРРО находится в автономном режиме, подсчитывается путем суммирования периодов с даты и времени сообщения о начале режима до даты и времени сообщения о завершении, и наоборот, если между ними не регистрировались чеки фискальным сервером.

Как контролируется переход из режима оффлайн в онлайн?

ПРРО автоматически переводится из режима оффлайн в режим онлайн-обмена с фискальным сервером, в момент восстановления связи между ними.

Как можно проверить чек, выданный ПРРО в режиме оффлайн?

В чеке будет присутствовать отметка о проведении расчетной операции в режиме оффлайн.

Проверить наличие этого чека в базе данных ГНС возможно через Электронный кабинет после завершения работы ПРРО в режиме оффлайн и передачи им чека фискальному серверу.

Как накладывается электронная метка времени на расчетные документы, созданные ПРРО в режиме оффлайн?

Когда отсутствует связь между ПРРО и фискальных сервером, но есть интернет, электронная метка времени накладывается на электронный чек соотвествующим ЦСК, который выдал КЭП.

Какие штрафные санкции применяются за нарушение использования или неиспользования РРО?

• 100% стоимости проданных с нарушением товаров (работ, услуг) – за нарушение, совершенное впервые (для ФЛП с 01.10.23 – 25%);
• 150% стоимости проданных с нарушением товаров (работ, услуг) – за каждое последующее нарушение (для ФЛП с 01.10.23 – 50%).

Нужно ли вести КУРО при использовании ПРРО?

Использование книги учета расчетных операций (далее – КУРО) предусмотрено только для классических РРО, на период отсутствия электроэнергии или выхода кассового аппарата из строя. В случае использования ПРРО, на период отсутствия связи между программным РРО и фискальным сервером ГНС, проведение расчетных операций осуществляется в режиме оффлайн. На период выхода из строя программного РРО проведение расчетных операций не осуществляется до момента устранения неисправностей. Поэтому КУРО не используется для ПРРО.

Нужен ли принтер чеков при использовании программного РРО?

Приказ МФУ №317 от 23.06.2020 г. не предусматривает обязательную печать чека, соответственно электронный фискальный чек может быть как в бумажной, электронной форме, так и в виде QR-кода. Кроме того, электронный фискальный чек может быть также отправлен на электронную почту покупателя. Конечно, если продавец приобретет принтер чеков для печати, чек можно будет напечатать.

Нужно ли распечатывать и хранить Z-отчеты?

Фискальный отчетный чек (Z-отчет) создается ПРРО ежедневно. Z-отчет подлежит регистрации на фискальном сервере ГНС. После передачи фискальному серверу Z-отчета и получения соответствующего подтверждения от фискального сервера, его хранение осуществляется удобным для предприятия образом. Z-отчеты нужно хранить в электронной форме или распечатанными не менее 1095 дней.

В случае хранения Z-отчетов в электронной форме предприятие обязано определить и утвердить внутренним документом место, способ и формат их хранения, который должен обеспечивать визуальный просмотр ежедневных Z-отчетов представителями ГНС, а также ответственное за хранение этих чеков лицо.

Нужно ли распечатывать Z-отчет, если в течение дня расчетные операции не проводились, но были осуществлены через ПРРО операции «служебное внесение» и «служебная выдача»?

Расчетная операция – это прием от покупателя наличных средств, платежных карт, платежных чеков, жетонов и т.п. по месту реализации товаров (услуг), выдача наличных средств за возвращенный покупателем товар (предоставленную услугу), а в случае применения банковской платежной карты – оформление соответствующего расчетного документа по оплате в безналичной форме товара (услуги) банком покупателя или, в случае возврата товара (отказа от услуги), оформление расчетных документов по перечислению средств в банк покупателя (ст. 2 Закона № 265).

То есть, операции «служебное внесение» и «служебная выдача» не являются расчетными операциями согласно Закону № 265.

Таким образом, если в течение дня расчетные операции не проводились, но были осуществлены через ПРРО операции «служебное внесение» и «служебная выдача», то печать (создание) Z-отчета в конце рабочего дня не является обязательным.

Предусмотрена ли ответственность за непредставление или представление Z-отчета с опозданием?

За непредставление или представление Z-отчета с опозданием предусмотрена разная ответственность.

В случае неподачи в контролирующие органы Z-отчета применяется административный штраф в размере 30 необлагаемых налогом минимумов доходов граждан (510 грн.) (п.10 ст.17 Закона №265).

В случае представления Z-отчета на следующий день или позже после открытия смены, Законом №265 применяется административный штраф в соответствии со ст.155-1 КУоАП.

В ПРРО “СОТА Каса” и “Cashalot” включено напоминание о необходимости закрытия смены, если кассир до конца суток не отправил Z-отчет.

Заполняется ли поле “наименование платежной системы (для платежной организации платежной системы/участника платежной системы)” в форме №1-ПРРО?

Заявление о регистрации программного регистратора расчетных операций по форме №1-ПРРО содержит графу “Наименование платежной системы (для платежной организации платежной системы/участника платежной системы)”, данное поле заполняется только при регистрации программно-технического комплекса самообслуживания, в других случаях указанная графа не заполняется.

Согласно ЗУ “О платежных системах и переводе средств в Украине” (п.1.29) платежная система – платежная организация, участники платежной системы и совокупность отношений, возникающих между ними при проведении перевода средств.

С кем заключается договор с ЦСО при использовании ПРРО?

Для программных РРО такой договор не заключается, так как Центр сервисного обслуживания (ЦСО) заключает договор по предоставлению услуг только с владельцами аппаратных РРО (согласно приказу Минфина от 13.02.2019 № 64).

Каков срок действия ПРРО?

ПРРО имеет неограниченный срок действия и действует до даты отмены его регистрации, исключения из Реестра и закрытия фискального номера, не подлежащего использованию в дальнейшем (приказ Минфина от 23.06.2020 № 317).
Отмена регистрации ПРРО происходит через подачу заявления установленной формы № 1-ПРРО с пометкой “Отмена регистрации”, или на основании сообщения по форме № 2-ПРРО с пометками “неисправность”, или “кража устройства или компрометация ключа”.

Какие действия необходимо выполнить при потере устройства, на которое установлено ПРРО?

В случае, если у вас украли или вы потеряли устройство, на котором установлено программное РРО – подайте в налоговую уведомление по форме “№2-ПРРО Уведомление об обнаружении неисправностей программного регистратора расчетных операций” с пометкой “кража устройства или компрометация ключа“.

Результатом этого сообщения будет отмена регистрации ПРРО. Эта форма также подается при выходе из строя ПРРО, при этом после устранения неисправностей для возобновления работы ПРРО предоставляется форма №1-ПРРО с пометкой “Восстановление работы”.

Как определить тип ПРРО для заполнения формы №1-ПРРО?

При заполнении пункта 4 “Данные по ПРРО” заявления о регистрации ПРРО по форме № 1-ПРРО можно выбрать один из следующих типов ПРРО:

• Стационарный – установлен на конкретную хозяйственную единицу (ХЕ), используемую по адресу, указанному в пункте 3 в форме № 1-ПРРО.
• Передвижной – зарегистрирован на конкретную ХЕ, которая может использоваться по всей территории Украины (например, автомобиль).
• Интернет-торговля – ПРРО установлен на конкретную ХЕ и используется по адресу, указанному в регистрационном заявлении по форме №1-ПРРО, при его применении возможно привлечение кассира (интернет-магазин (сайт));
• Касса самообслуживания – ПРРО установлен на конкретную ХЕ и используется по адресу, указанному в пункте 3 в форме №1-ПРРО, при этом его применение не предусматривает привлечения кассира (например, платежный терминал).

Указывается ли код УКТ ВЭД в чеках?

Согласно п. 11 ст. 3 Закона №265 код УКТ ВЭД нужно обязательно указывать в чеке для подакцизных товаров.

Нужно ли подавать форму 20-ОПП, если предприятие зарегистрировано по одному адресу, а ПРРО будет использоваться по другому?

Нужно, так как ПРРО регистрируется по адресу хозяйственной единицы, которая зарегистрирована в ГНС по форме 20-ОПП в соответствии с требованиями п. 63.3 Налогового кодекса Украины. Отсутствие зарегистрированной ХЕ на учете ГНС объекта налогообложения или предоставление неполной или ложной информации может стать причиной отказа в регистрации ПРРО.

Можно ли выдать фискальный чек, а провести его нефискальным?

Это невозможно, ведь фискальный чек предполагает, что он должен быть зарегистрирован через фискальный режим РРО или на фискальном сервере через ПРРО. Предприятие самостоятельно выбирает, каким РРО оно будет проводить расчетные операции.