ТОП 10 запитань по електронному документообігу через Flydoc

1) Що таке платформа “Птах”?

Платформа «Птах» дозволяє обмінюватися первинними документами (рахунок, накладна, акт) в електронному вигляді з використанням КЕП.

2) Що таке Flydoc (“Флайдок”)?

Flydoc – спеціальний модуль для обміну електронними документами з конрагентами безпосередньо в обліковій системі BAS, без встановлення додаткового програмного забезпечення.

Можливості  :

3) Чому варто користуватися платформою “Птах” та Flydoc?

• Економія коштів та часу.
• Законно.
• Збереження документів з підписами та печатками прямо в BAS.

4) Чи можна застосовувати ключ, яким підписується звітність в ДФС?

Так, КЕП від ЦСК «Україна» можна підписувати всі первинні документи.

5) Як перевірити електронний підпис документу?

Інструкція як перевірити КЕП електронного документу.

6) Де зберігаються всі первинні документи?

Електронні документи зберігаються в BAS. Наполегливо рекомендуємо робити резервну копію програми, в тому числі у хмару.

7) Чи можуть електронні документи використовуватися у бухгалтерському обліку?

Можуть, згідно закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», стаття №9 п.2.

8) Чи можна надавати електронні копії документів податківцям при перевірці?

Так, при наявності на електронному документі актуального КЕП на момент підписання.

9) Як діяти у разі перевірки ДПС та як надати інформацію з програми BAS?

При перевірці можуть вилучатися оригінали, тоді електронні документи записуються на електронний носій (компакт диск). Згідно ст. 7 Закону № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг” оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України.

Якщо при перевірці вилучаються тільки копії, тоді електронні документи друкуються на папері. Копії на папері візуються підписом керівника та печаткою в порядку, що визначений у вищезгаданій статті. Підписані копії надаються перевіряючим.

10) Як ДПС ставиться до формування первинних документів у електронному вигляді із використанням КЕП?

ДПС в офіційних листах погоджує ведення первинної документації в електронному вигляді з КЕП та використання цих документів під час перевірок.

Питання-відповіді щодо електронного документообігу на підприємстві через модуль Флайдок:

1. Які документи можна відправляти контрагенту? По замовчуванню налаштовані первинні документи: рахунки, акти виконаних робіт, накладні.
2. Чи можна використовувати FlyDoc для реєстрації податкових накладних? Так, в оновленні 1.1.3.0 додано функціонал обміну та реєстрації ПН та Додатків 2 до них, звірки з ЄРПН, імпорту документів із сервера ДПС.
3. Які ще документи можна налаштувати для обміну? Довільні: Наряд-замовлення, замовлення покупця, замовлення постачальнику, подорожній лист, ТТН, пропуск на підприємство і т.д. Головне наявність відповідних реквізитів документу та налаштовані електронні підписи.
4. Як налаштувати додаткові документи для обміну? Для цього потрібно налаштувати шаблони обміну електронних документів через конструктор Медок, це можна зробити самостійно або за допомогою спеціалістів компанії «Портфель»,
5. Чи можна використовувати Флайдок для внутрішнього документообігу? Так, для цього потрібно розробити свій шаблон і налаштувати підписи для відповідних документів.
6. Чи є обмеження на кількість документів у ліцензії Флайдок? Ні, немає, ліцензія працює без обмеження на кількість.
7. Хто може накладати КЕП на документи? Відповідальні особи, які мають КЕП. На кожен документ можна налаштувати свій перелік підписів.
8. Чи можна відхилити вхідний документ? Так, можна. Рекомендується вказати причину для контрагента.
9. Чи можна автоматично створити вхідний документ (накладну, рахунок, акт) в BAS на підставі електронного документу з КЕП? Так, при передачі документу крім візуальної копії передається XML – файл з даними, на підставі яких можна створити первинний документ в BAS із заповненими полями: контрагент, номенклатура, кількість, ціна та ін.
10. Чи потрібно зберігати надрукований первинний документ підписаний КЕП? Ні, документ в електронному вигляді з ЕП має юридичну силу згідно законодавства.
11. Як довго потрібно зберігати електронні документи з КЕП? Згідно законодавства, термін зберігання ідентичний паперовим документам.
12. Що надавати в разі перевірки ДПС? У Флайдок є можливість роздрукувати візуальне представлення документу з підписами та печатками, при цьому можна налаштувати груповий друк.
13. Чи зможе третя сторона перехопити інформацію з первинних документів? Всі документи перед відправкою шифруються на сертифікат відкритого ключа отримувача, без секретного ключа файл відкрити неможливо.
14. Хто може отримати документи, які відправлені через Флайдок? Користувачі Флайдок, Медок, Сота,  Fredo ДокМен
15. Як відкрити документ, якщо в мене немає Медок? Потрібно встановити демонстраційну версію програми Медок, яка дозволить безкоштовно отримувати та відправляти до 10 документів в місяць, при наявності КЕП.
16. Я не знаю електронну пошту, як документ потрапить до адресата? Всі документи передаються через сервер електронного документообігу «Птах», який відправить їх у Медок, Сота, Флайдок чи Фредо Докмен.
17. Чи можна повідомлення про доставку електронного документу відправити на e-mail? Так, у шаблоні документу вкажіть e-mail отримувача і на його електронну пошту прийде повідомлення про відправку.
18. Як визначити, що електронний документ з КЕП чинний, якщо термін дії сертифіката закінчився? При накладанні електронного підпису використовується сервер мітки часу, за допомогою якої документ буде чинним по завершенню терміну дії сертифікатів.
19. Чи обов’язково використовувати «мітку часу»? Без використання мітки часу, документ, підписаний КЕП, буде чинним лише до завершення терміну дії сертифікату ключів.

---

FlyDoc – модуль для обміну електронними документами в BAS

15. 06. 2024