ТОП 10 вопросов по электронному документообороту через Flydoc

1) Что такое платформа “Птах”?

Платформа «Птах» позволяет обмениваться первичными документами (счет, накладная, акт) в электронном виде с использованием КЭП.

2) Что такое Flydoc (“Флайдок”)?

Flydoc – специальный модуль для обмена электронными документами непосредственно в учетной системе “BAS”, без установки дополнительного программного обеспечения.

Возможности :

3) Почему стоит использовать платформу “Птах” и Flydoc?

• Экономия средств и времени.
• Законно.
• Сохранение документов с подписями и печатями прямо в программе “BAS”.

4) Можно ли применять КЭП, которым подписывается отчетность в ГНС?

Да, КЭП от ЦСК «Украина» можно подписывать первичные документы.

5) Как проверить электронную подпись документа?

Инструкция как проверить КЭП электронного документа.

6) Где хранятся все первичные документы?

Электронные документы хранятся в “BAS”. Настоятельно рекомендуем делать резервную копию программы, в том числе в облако.

7) Могут ли электронные документы использоваться в бухгалтерском учете?

Могут, согласно закону «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», статья №9 п.2.

8) Можно ли предоставлять электронные копии документов налоговикам при проверке?

Да, при наличии на электронном документе актуального КЭП на момент подписания.

9) Как действовать в случае проверки ГНС и как предоставить информацию с программы “BAS”?

При проверке могут изыматься оригиналы, в этом случае электронные документы записываются на электронный носитель (компакт диск). Согласно ст. 7 Закона № 851-IV “Об электронных документах и электронном документообороте” оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины.

Если при проверке изымаются только копии, тогда электронные документы печатаются на бумаге. Копии на бумаге визируются подписью руководителя и печатью в порядке, определенном в этой статье. Подписанные копии предоставляются проверяющим.

10) Как ГНС относится к формированию первичных документов в электронном виде с использованием КЭП?

ГНС в официальных письмах согласовывает ведения первичной документации в электронном виде с КЭП и использование этих документов во время проверок.

Вопросы-ответы по электронному документообороту на предприятии через модуль Флайдок:

1. Какие документы можно отправлять контрагенту? По умолчанию настроены первичные документы: счета, акты выполненных работ, накладные.
   
2. Можно использовать FlyDoc для регистрации налоговых накладных? В обновлении 1.1.3.0 добавлен функционал обмена и регистрации НН и Приложения 2 к ним, сверки с ЕРНН, импорта документов с сервера ГНС.
3. Какие еще документы можно настроить для обмена? Произвольные: наряд-заказ, заказ покупателя, заказ поставщику, путевой лист, ТТН, пропуск на предприятие и т.д. Главное наличие соответствующих реквизитов документа и настроенные электронные подписи.
4. Как настроить дополнительные документы для обмена? Для этого нужно настроить шаблоны обмена электронных документов через конструктор Медок, это можно сделать самостоятельно или с помощью специалистов компании «Портфель».
5. Можно использовать Флайдок для внутреннего документооборота? Да, для этого нужно разработать свой шаблон и настроить подписи для соответствующих документов.
6. Есть ли ограничения на количество документов в лицензии Флайдок? Нет, лицензия работает без ограничения на количество.
7. Кто может накладывать КЭП на документы? Ответственные лица, имеющие КЭП. На каждый документ можно настроить свой перечень подписей.
8. Можно отклонить входящий документ? Можно, рекомендуется указать причину для контрагента.
9. Можно ли автоматически создать входной документ (накладную, счет, акт) в BAS на основании электронного документа с КЭП? Да, при передаче документа, кроме визуальной копии, передается XML – файл с данными, на основании которых можно создать первичный документ в BAS с заполненными полями: контрагент, номенклатура, количество, цена и др.
10. Нужно ли сохранять напечатанный первичный документ подписанный КЭП? Нет, документ в электронном виде с КЭП имеет юридическую силу в соответствии с законодательством.
11. Как долго нужно хранить электронные документы с КЭП? Согласно законодательству, срок хранения идентичен бумажным документам.
12. Что предоставлять в случае проверки ГНС? В Флайдок есть возможность распечатать визуальное представление документа с подписями и печатями, при этом можно настроить групповую печать.
13. Сможет ли третья сторона перехватить информацию из первичных документов? Все документы перед отправкой шифруются на сертификат открытого ключа получателя, без секретного ключа файл открыть невозможно.
14. Кто может получить документы, отправленные через Флайдок? Пользователи Флайдок, Медок, Сота, Fredo ДокМен.
15. Как открыть документ, если у меня нет программы Медок? Нужно установить демонстрационную версию программы Медок, которая позволит бесплатно получать и отправлять до 50 документов в месяц, при наличии КЭП.
16. Я не знаю электронную почту, как документ попадет к адресату? Все документы передаются через сервер электронного документооборота «Птах», который отправит их в Медок, Сота, Флайдок или Фредо Докмен.
17. Можно ли уведомление о доставке электронного документа отправить на e-mail? Да, в шаблоне документа укажите e-mail получателя и на его электронную почту придет сообщение об отправке.
18. Как определить, что электронный документ с КЭП действующий, если срок действия сертификата истек? При наложении электронной подписи используется сервер метки времени, с помощью которой документ будет действовать по истечении срока действия сертификатов.
19. Обязательно использовать «метку времени»? Без использования метки времени, документ, подписанный КЭП, будет действовать только до окончания срока действия сертификата ключей.

---

Flydoc – модуль для обмена электронными документами в BAS

10. 01. 2020

Обмен электронными документами на платформе “Птах”

20. 04. 2020