ТОП 10 вопросов по электронному документообороту через Flydoc
8 0171) Что такое платформа “Птах”?
Платформа «Птах» позволяет обмениваться первичными документами (счет, накладная, акт) в электронном виде с использованием КЭП.
2) Что такое Flydoc (“Флайдок”)?
Flydoc – специальный модуль для обмена электронными документами непосредственно в учетной системе “BAS”, без установки дополнительного программного обеспечения.
- Обмен всеми первичными документами: .xml, .pdf и вложенными файлами.
- Регистрация налоговых накладных в Едином реестре налоговых накладных.
- Обмен через платформу ПТАХ со всеми пользователями M.E.Doc, СОТА , Flydoc и Fredo ДокМен.
3) Почему стоит использовать платформу “Птах” и Flydoc?
- Экономия средств и времени.
- Законно.
- Сохранение документов с подписями и печатями прямо в программе “BAS”.
4) Можно ли применять КЭП, которым подписывается отчетность в ГНС?
Да, КЭП от ЦСК «Украина» можно подписывать первичные документы.
5) Как проверить электронную подпись документа?
Инструкция как проверить КЭП электронного документа.
6) Где хранятся все первичные документы?
Электронные документы хранятся в “BAS”. Настоятельно рекомендуем делать резервную копию программы, в том числе в облако.
7) Могут ли электронные документы использоваться в бухгалтерском учете?
Могут, согласно закону «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», статья №9 п.2.
8) Можно ли предоставлять электронные копии документов налоговикам при проверке?
Да, при наличии на электронном документе актуального КЭП на момент подписания.
9) Как действовать в случае проверки ГНС и как предоставить информацию с программы “BAS”?
При проверке могут изыматься оригиналы, в этом случае электронные документы записываются на электронный носитель (компакт диск). Согласно ст. 7 Закона № 851-IV “Об электронных документах и электронном документообороте” оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины.
Если при проверке изымаются только копии, тогда электронные документы печатаются на бумаге. Копии на бумаге визируются подписью руководителя и печатью в порядке, определенном в этой статье. Подписанные копии предоставляются проверяющим.
10) Как ГНС относится к формированию первичных документов в электронном виде с использованием КЭП?
ГНС в официальных письмах согласовывает ведения первичной документации в электронном виде с КЭП и использование этих документов во время проверок.
Вопросы-ответы по электронному документообороту на предприятии через модуль Флайдок:
- Какие документы можно отправлять контрагенту? По умолчанию настроены первичные документы: счета, акты выполненных работ, накладные.
- Можно использовать FlyDoc для регистрации налоговых накладных? В обновлении 1.1.3.0 добавлен функционал обмена и регистрации НН и Приложения 2 к ним, сверки с ЕРНН, импорта документов с сервера ГНС.
- Какие еще документы можно настроить для обмена? Произвольные: наряд-заказ, заказ покупателя, заказ поставщику, путевой лист, ТТН, пропуск на предприятие и т.д. Главное наличие соответствующих реквизитов документа и настроенные электронные подписи.
- Как настроить дополнительные документы для обмена? Для этого нужно настроить шаблоны обмена электронных документов через конструктор Медок, это можно сделать самостоятельно или с помощью специалистов компании «Портфель».
- Можно использовать Флайдок для внутреннего документооборота? Да, для этого нужно разработать свой шаблон и настроить подписи для соответствующих документов.
- Есть ли ограничения на количество документов в лицензии Флайдок? Нет, лицензия работает без ограничения на количество.
- Кто может накладывать КЭП на документы? Ответственные лица, имеющие КЭП. На каждый документ можно настроить свой перечень подписей.
- Можно отклонить входящий документ? Можно, рекомендуется указать причину для контрагента.
- Можно ли автоматически создать входной документ (накладную, счет, акт) в BAS на основании электронного документа с КЭП? Да, при передаче документа, кроме визуальной копии, передается XML – файл с данными, на основании которых можно создать первичный документ в BAS с заполненными полями: контрагент, номенклатура, количество, цена и др.
- Нужно ли сохранять напечатанный первичный документ подписанный КЭП? Нет, документ в электронном виде с КЭП имеет юридическую силу в соответствии с законодательством.
- Как долго нужно хранить электронные документы с КЭП? Согласно законодательству, срок хранения идентичен бумажным документам.
- Что предоставлять в случае проверки ГНС? В Флайдок есть возможность распечатать визуальное представление документа с подписями и печатями, при этом можно настроить групповую печать.
- Сможет ли третья сторона перехватить информацию из первичных документов? Все документы перед отправкой шифруются на сертификат открытого ключа получателя, без секретного ключа файл открыть невозможно.
- Кто может получить документы, отправленные через Флайдок? Пользователи Флайдок, Медок, Сота, Fredo ДокМен.
- Как открыть документ, если у меня нет программы Медок? Нужно установить демонстрационную версию программы Медок, которая позволит бесплатно получать и отправлять до 10 документов в месяц, при наличии КЭП.
- Я не знаю электронную почту, как документ попадет к адресату? Все документы передаются через сервер электронного документооборота «Птах», который отправит их в Медок, Сота, Флайдок или Фредо Докмен.
- Можно ли уведомление о доставке электронного документа отправить на e-mail? Да, в шаблоне документа укажите e-mail получателя и на его электронную почту придет сообщение об отправке.
- Как определить, что электронный документ с КЭП действующий, если срок действия сертификата истек? При наложении электронной подписи используется сервер метки времени, с помощью которой документ будет действовать по истечении срока действия сертификатов.
- Обязательно использовать «метку времени»? Без использования метки времени, документ, подписанный КЭП, будет действовать только до окончания срока действия сертификата ключей.