Облік оренди комунального майна

Програма «Облік оренди комунального майна» призначена для обліку комунальної власності, формування та обліку договорів із орендарями комунального майна, нарахування орендної плати, з врахуванням індексації та пені, обліку оплат від орендарів та формування підсумкових звітів.

Функціональні можливості

Облік об’єктів власності

Розділ об’єкти власності призначений для внесення комунальної власності (будинків, приміщень, споруд), що перебувають на балансі управління комунальної власності та комунальних закладів і підприємств міста.

В довіднику об’єкти власності передбачено внесення всіх важливих реквізитів, що стосуються комунальної власності. Зокрема це адреса будівлі, балансоутримувач, загальна площа, цільове призначення та ін.

В цьому ж вікні можна додати приєднані файли – скановані документи на будівлю (наприклад свідоцтво на право власності, технічний план), зазначити наявність інженерних комунікацій, відомості про охоронну спадщину.

У разі приватизації об’єкту власності є можливість зазначити дані про покупця та вартість приватизації, дату укладання договору, та встановити дату припинення об’єкту власності, щоб зазначити, що він більше не бере участі в договорах оренди.

У вкладці Об’єкти оренди передбачено зручне створення приміщень в об’єкті власності, за допомогою обробки. Тут можна вказати реквізити нумерації приміщень будівлі та сформувати об’єкти згідно цієї нумерації.

При цьому відбувається перевірка загальної площі поверху для уникнення помилок.

У вкладці Договори оренди об’єкту власності автоматично записуються всі договори оренди, які стосуються приміщень цієї будівлі.

Облік договорів оренди

Договір оренди призначений для внесення і зберігання всієї інформації щодо орендаря – які приміщення він орендує, вартість оренди, наявність пільг та ін.

В договорі передбачений зручний інтуїтивний підбір приміщень з обраного об’єкту власності (будівлі). Тут можна встановити відмітки біля всіх приміщень, які орендує даний контрагент, та підтягнути їх в договір.

Програма контролює вже орендовані приміщення іншими орендарями, що не дозволить помилково обрати приміщення двічі в різних договорах.

У вкладці Калькуляція зазначається вартість договору оренди та початок нарахування орендної плати по договору. Загальна площа по поверхах заповнюється автоматично із вкладки Об’єкти оренди, далі зазначається одна із сум (ставка за одиницю або загальна сума), а решта сум розраховується.

Надалі дані із калькуляції використовуються програмою для розрахунку орендної плати із врахуванням індексу інфляції, згідно дати початку нарахування.

В програмі передбачений зручний механізм внесення змін до договору (додаткових угод). В додатковій угоді можна коригувати дані як по орендованих приміщеннях, так і калькуляції до договору, чи змінити додаткові реквізити договору.

При цьому зберігається історія змін – можна перейти в попередню версію договору та переглянути які дані були внесені в цій версії.

У вкладках Документи до договору можна внести реквізити пов’язаних документів із договором – накази, рішення, акт приймання-передачі та ін. У вкладці Коди КВЕД – вибрати із довідника коди, що відповідають профілю використання орендованого приміщення.

Вкладка Інші дані призначена для внесення даних для друку договору.

Додаткову інформацію по договору можна внести за допомогою посилань в шапці договору:

• Приєднані файли – тут можна додати скан-копії документів до договору.
• Графіки оренди – за цим посиланням можна зазначити розклад оренди обраних приміщень, якщо вони по договору орендуються за графіком.

• Забезпечувальні депозити і авансові внески – тут вноситься інформація про дату та суму внесків перед укладанням договору оренди.
• Пільги орендарям – тут зазначається розмір пільги по орендній платі та період її дії, за умови її призначення, для подальшого коректного нарахування оренди.

• Реєстр суборендарів – тут за потреби вказується суборендар та дозволені приміщення для суборенди.
• Судові рішення та попередження – цей блок дозволяє внести всю необхідну інформацію щодо подання до суду про стягнення заборгованості, рішень суду, виконавчих проваджень, судових зборів. На підставі цієї інформації будуються звіти по опрацюванню боржників.

Облік взаєморозрахунків

Розділ Взаєморозрахунки призначений для створення та зберігання рахунків на сплату, документів нарахування орендної плати, податкових накладних, розрахунку пені, імпорту оплат від орендарів та інших додаткових документів.

Нарахування орендної плати

Для нарахування орендної плати призначена зручна обробка, яка дозволяє сформувати акти надання послуг:

• по одному орендарю – по його діючих договорах;
• по всіх орендарях – відбір здійснюється по всіх актуальних договорах, в яких дата закінчення калькуляції в договорі більша поточної або ж не вказана.

Для нарахування потрібно вказати лише місяць нарахування, натиснути кнопки Заповнити договори та Сформувати акти, після чого автоматично сформуються документи Акти надання послуг із нарахованими сумами.

Для автоматичного розрахунку суми орендної плати враховуються наступні параметри:

• Сума калькуляції по договору та додатковій угоді – якщо додаткова угода про зміну вартості оренди укладається посеред місяця, суми розраховуються пропорційно календарним дням.
• Сума індексації – розраховується згідно дати початку нарахування в калькуляції та довідника індекси інфляції.
• Розмір пільги – враховується розмір пільги, вказаний в договорі, та період її призначення.

Акт надання послуг можна роздрукувати, обравши потрібну форму: акт і рахунок, окремо акт, або ж акт із короткою звіркою взаєморозрахунків за останній місяць.

Також можна вивантажити масово акти наданих послуг за обраний період, у форматі xml, для подальшого імпорту в M.E.Doc.

Надходження грошових коштів

Для обліку оплат від орендарів передбачений документ Надходження грошових коштів. Кнопка Заповнити таблицю платежів послідовно закриває заборгованість орендарів в розрізі документів в хронологічному порядку – початкових залишків, акту надання послуг, нарахування пені.

Оплати можна завантажити автоматично за допомогою обробки Імпорт оплати ПТК Казначейство із файлу виписки за обраний період та створити масово документи Надходження грошових коштів.

Нарахування пені

Пеня по орендарю розраховується автоматично поденно, згідно договору, нарахувань по актах, надходжень оплат та облікової ставки НБУ.

Якщо оплата заборгованості здійснюється орендарем в місяці, в якому нарахована пеня – кінцева сума пені за місяць перераховується автоматично.

Формування податкових накладних

В програмі передбачено автоматичне формування податкових накладних на підставі документів «Акт надання послуг» за допомогою спеціальної обробки.

Податкові накладні можна вивантажити для подальшого імпорту в M.E.Doc.

Окрім цього, податкову накладну можна створити окремо  – на підставі документів «Акт надання послуг» або «Надходження грошових коштів», після чого її можна вивантажити в xml.

Додатковий функціонал розділу «Взаєморозрахунки»

В розділі «Взаєморозрахунки» передбачені додаткові документи, які можуть бути потрібні в процесі роботи:

• Документ «Початкові залишки»– тут можна внести суму заборгованості або переплати по оренді чи пені станом на початок ведення обліку.
• «Рахунки на сплату» – дозволяють сформувати та роздрукувати рахунки на сплату авансового внеску та забезпечувального депозиту, перед укладенням договору.
• Документ «Списання боргових коштів» – призначений для списання боргових коштів, по яких за рішенням суду відмовлено в погашенні боргу.
• «Зарахування коштів на ремонт» – документ дозволяє зарахувати відшкодовані кошти за ремонт орендарю.

Розділ «Звіти»

В розділі «Звіти» передбачений широкий перелік звітів по всіх розділах обліку в програмі – по договорах та взаєморозрахунках з орендарями, надходженнях орендної плати. Також можна побудувати звіти по внесених відомостях щодо судових рішень та попереджень, майну балансоутримувачів та ін.

Зокрема, в розділі «Взаєморозрахунки» можна побудувати наступні звіти:

• Звіт «Відомість розрахунків з орендарем» відображає помісячно нарахування та оплати по оренді та пені по обраному контрагенту та договору.

• Звіт «Зведена відомість розрахунків» дозволяє сформувати звіт по всіх орендарях, з інформацією про розрахунки: початковим сальдо, нарахованими та сплаченими сумами, кінцевим сальдо, та підсумками цих сум по всіх орендарях.

• «Звіт по оплаті оренди» формує інформацію щодо оплат оренди за обраний період.

• «Загальний звіт» відображає різноманітну інформацію про договори оренди та розрахунки по них. У вкладці Колонки звіту можна встановити відмітки, по яких саме колонках побудувати цей варіант звіту.

• «Звіт по типах договорів» формує підсумкові дані щодо кількості договорів та загальної орендованої площі в розрізі типів договорів.

Таким чином, програмний продукт «Облік оренди комунального майна» надає широкий функціонал для роботи Управління комунальної власності міста.

За детальнішою інформацією звертайтеся за тел. (050) 104 99 60 або залиште заявку нижче і ми зателефонуємо