Обмен электронными документами на платформе “Птах”
17 813По статистике переход на электронный документооборот экономит до 2% оборота компании. Но кроме финансовых затрат – использования бумаги для первичных документов, имеет и другие неприятные последствия:
- Время доставки документов длительный и непонятный: неизвестно, где находятся документы в текущий момент и дойдут ли они до адресата.
- Огромная работа по сбору, упорядочению «первички» и внесению в учетную систему с высокой вероятностью ошибок.
- Стоимость доставки (конверты, марки) постоянно растет, в частности, Укрпочта в который раз подняла цены, последний раз более чем на 50%.
- Мы используем бумагу, тем самым ухудшая экологию, уничтожая зеленые насаждения.
- Архивные помещения забирают наше время, пространство и энергию, не давая нам свободно думать и дышать.
- Использование скан-копий только ускоряет передачу визуальных документов, но не уменьшает время обработки «первички» и все равно требует бумажной копии-подтверждения.
Здесь нужно комплексное решение, которое отвечало бы следующим требованиям:
- интеграция с существующими программами, такими как BAS, M.E.Doc;
- наличие контролей в учетной системе:
- соответствия электронного документа, полученного от контрагента, с учетным документом в BAS;
- корректности реквизитов контрагентов в документе с прямой проверкой с ЕГР;
- контроль при подписании документа (все ли уполномоченные лица заверили акт, накладную);
- возможность наложения КЭП на первичные документы и хранения электронных документов с КЭП непосредственно в BAS;
- возможность отследить, где находится документ: на сервере, у контрагента в базе, подписанный контрагентом или отклонен;
- стандартизация и использование единой платформы электронного документооборота с возможностью шифрования данных;
- соответствие законодательству Украины и защищенность при налоговых проверках.
Все эти принципы легли в основу решения 
.
Для электронного документооборота используется модуль Flydoc (“Флайдок”) от разработчика программы M.E.Doc, работающий на платформе «Птах», с открытым доступом, стандартизированными форматами и протоколами обмена.
Платформа «Птах» это:
- 600 000 компаний, подключенные к платформе.
- Более 1 000 000 документов за день.
- Возможность работы с любыми типами документов.
- Интеграция с любой учетной системой через АРI.
- Модуль прямой интеграции в BAS Flydoc.
- Обмен первичными документами через M.E.Doc, СОТА, FREDO ДокМен.
- Возможность получения документов на электронную почту или через веб.
- Возможность интеграции frame в собственный сайт для реализации онлайн документооборота.
При обмене документов реализован стандарт передачи с использованием так называемого конверта, в который упаковывается:
- XML-файл, где находится вся информация в электронном виде для загрузки в учетную систему;
- PDF-файл – визуально представленный документ (сканкопия документа);
- Вложенный файл – произвольный файл в случае необходимости.
Каждый файл подписанный КЭП и зашифрован на сертификат получателя, что делает невозможным изменение или просмотр документа третьими лицами.
В платформе «Птах» реализовано:
- Единственный справочник шаблонов электронных документов со следующими атрибутами:
- обязательные контроли;
- комплект подписи для документов;
- маршрут документа (односторонний – счет, двусторонний – акт, накладная).
- Единый справочник контрагентов с автоматической сверкой с ЕГК.
- Система оповещения позволяет:
- настроить для каждого получателя или документа отдельный вариант оповещения;
- уведомлять клиентов через sms, viber, telegram;
- настроить регулярность оповещения и конечный срок согласования документа.
Подробнее об обмене электронными документами в BAS на платформе “Птах”: Вопросы-ответы
Таким образом, «Птах» – это открытая платформа, объединяющая всех участников обмена электронными документами, обеспечивает единый стандарт обмена, проверки, защиты и транспортировки юридически значимых документов, подписанных КЭП.
По вопросам внедрения электронного документооборота обращайтесь по тел. (050) 104 99 60 или оставьте заявку ниже и мы вам перезвоним
