Как отправить контрагенту ссылку на первичный документ с M.E.Doc
7 917В программе M.E.Doc реализована отправка по электронной почте ссылки на первичный документ. Контрагент может получить, подписать КЭП и отправить электронный документ с любого устройства, в том числе со смартфона или планшета. Данный функционал позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами, не имеющими специального программного обеспечения.
Для того, чтобы отправить контрагенту ссылку на документ, необходимо в разделе Справочники открыть Карточку контрагента. В разделе Контактные данные заполнить поле Наименование, добавить E-mail и установить отметку Отправлять ссылку на документ.
В таком случае программа будет автоматически отправлять ссылку на каждый электронный документ данному контрагенту.
Если галочка «Отправлять ссылку на документ» снята, то для отправки ссылки нужно создать документ в Реестре первичных документов, подписать его и на вкладке Выберите действие нажать пункт Отправить ссылку на документ. Ссылка будет отправлена на Е-mail, указанный предварительно в Карточке контрагента.
Подробнее о результате отправки можно узнать, открыв вкладку Отправлено контрагенту. В случае успешной отправки, в этой вкладке будет указана ссылка на отправленный документ, который можно открыть в браузере.
Такую же ссылку на электронную почту получает и контрагент.
Открыв ее, он может пересмотреть, подписать или отклонить отправленный ему документ и сохранить его в формате PDF с подписями.
Важно!
- Отправка ссылок работает только при наличии прямого соединения.
- Возможна отправка массовых ссылок на документы в автоматическом режиме, с помощью автообработчика в программе M.E.Doc.
- Ссылки можно сформировать для любых первичных документов, кроме налоговых накладных, расчетов корректировок и акцизных накладных.
- Для подписания, утверждения/отклонения документа или его сохранения регистрация в СОТА не нужна.
- Все документы, отправленные и подписанные по электронной почте, могут быть загружены в M.E.Doc или СОТА в течении срока хранения.
Срок хранения ссылки на первичный документ:
- Ссылку на документ можно открыть или загрузить в Медок или СОТА в течение 180 дней после получения, при условии, что документ не был утвержден/отклонен или получен в другой программе.
- Если документ был утвержден/отклонен или получен, ссылка будет действительной в течение 14 дней.
Также в программе M.E.Doc добавлена возможность создания и отправки ссылки на первичный документ для подписания сотрудниками предприятия-отправителя. Функционал работает в пилотном режиме.
Кроме того, реализована возможность осуществления многостороннего обмена первичными документами с использованием ссылки на документ. Контрагенты могут обрабатывать и утверждать документы, для которых настроен многосторонний обмен, по полученным ссылкам. После утверждения по ссылке, документ будет автоматически отправлен следующему участнику обмена, согласно настроенному маршруту.
Схема отправки ссылки и подписания сотрудниками:
1. На вкладке Следующие действия для не подписанных первичных документов необходимо нажать Отправить документ для доподписания.
2. В открывшемся окне нужно выбрать сотрудника, которому нужно отправить ссылку на документ (из справочника Сотрудники или заполнить вручную).
3. По полученной ссылке сотрудник подписывает документ электронной подписью. Подписание осуществляется комплектом подписей, настроенным в программе для соответствующего типа документов.
Статус документа в программе синхронизируется после приема почты. Подписанный сотрудником документ получает статус Готов к отправке.
Функционал реализован для документов, обмен которыми осуществляется через платформу «ПТАХ»
Для того, чтобы пользоваться функционалом отправки документов произвольных форматов, нужно наличие электронных подписей (КЭП) и лицензия на модуль M.E.Doc «Электронный документооборот». В демо-версии модуля можно отправлять до 10 документов в месяц.
Для получения консультации по электронному документообороту обращайтесь по тел. (050) 104 99 60 или оставьте заявку ниже и мы перезвоним
