Законность использования электронных документов

Обмен электронными документами регламентируется основными законодательными актами. Ключевые выписки из этих документов можно описать так:

1. Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»:

Статья 9 п.2: «Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны иметь обязательные реквизиты …»

также отмечено что: «Первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте».

Статья 9 п.6: определяет схему предоставления первичных документов при проверке контролирующими органами: «В случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета с использованием электронных средств обработки информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами».

Примечание: модуль “M.E.Doc Интеграция” позволяет хранить в M.E.Doc все первичные документы с КЄП и визуальные копии с подписями (сканкопии), при необходимости их можно распечатать и предоставить проверяющим.

2. Закон Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV “Об электронных документах и электронном документообороте”:

Статья 5. Электронный документ – документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Статья 7. Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненным к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины “Об электронных доверительных услугах”.

При этом копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое удостоверено в порядке, установленном законодательством.

Статья 8. Юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму.

Статья 12. Проверка целостности электронного документа проводится путем проверки квалифицированной электронной подписи.

Статья 13. Субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях. Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

3. Закон “Об электронных доверительных услугах”:

Статья 1. Квалифицированная электронная подпись – усовершенствованная электронная подпись, которая создается с использованием средства квалифицированной электронной подписи и базируется на квалифицированном сертификате открытого ключа.

Статья 18. Правовой статус квалифицированной электронной подписи.

п.4 Квалифицированная электронная подпись имеет такую ​​же юридическую силу, как и собственноручная подпись, и имеет презумпцию соответствия собственноручной подписи.

Примечание: Квалифицированная электронная подпись, выданная в аккредитованном центре сертификации ключей «Украина» соответствует требованиям законодательства и приравнивается к собственноручной подписи.

4. Письма ГФС по использованию электронных документов:

Письмо ГФС от 04.05.2016 № 9985/6 / 99-95-42-01-16-01-15 – о возможности использования ЭЦП при оформлении первичных учетных документов.

Письмо ГНС Украины от 26.12.11 № 10406/7 / 18-4017  “О признании органами ГНС электронных первичных документов”.

Письмо ГФС от 03.03.2017 № 4451/6 / 99-99-14-03-03-15 – по использованию документов, созданных в электронном виде, в котором ГФС не возражает использования электронных документов, но отмечает ряд оговорок:

• в случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета с использованием электронных средств обработки информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами (пункт 6 статьи 9 Закона № 996);
• должностное (служебное) лицо контролирующего органа, проводящего проверку, в случаях, предусмотренных Кодексом, вправе получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки. Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии) (пункт 85.8 статьи 85 Кодекса).

Примечание: используя модуль для BAS Flydoc (“Флайдок”) можно получить копию документа (сканкопию) со всеми подписями и печатями.