Визирование первичных документов в M.E.Doc

1 386

Начиная с обновления 11.02.072, в программу M.E.Doc добавлен новый функционал «Визирование первичных документов». Данный функционал предназначен для внутреннего согласования входящих и исходящих документов ответственными лицами. Наиболее востребованным он будет для средних и крупных организаций. Ведь у них данный процесс может длиться долго, поскольку участие в согласовании может принимать несколько ответственных лиц.

Визу на документы может ставить любой сотрудник, участвующий во внутреннем согласовании данного документа. Обычно это: директор, бухгалтер, менеджер, руководитель проектов или секретарь.

Настроить правильный маршрут в программе и ответственных сотрудников можно в меню «Пользовательские настройки комплектов подписей», здесь можно выбрать типы нужных документов, а также дополнительные условия.

Для визирования документа в M.E.Doc нужно:

1. В разделе «Первичные документы» – «Пользовательские настройки комплектов подписей» добавить в нужное правило тип подписи «Визирование».

2. Для отправки документа на визирование, в открытом документе нажмите «Следующие действия» и «Визировать документ», при необходимости укажите комментарий.

2.1. В случае, если ответственное лицо не имеет доступа к программе M.E.Doc – нажимаем «Отправить документ для визирование» и в открывшемся окне выбираем получателя ссылки.

Для облегчения работы электронную почту можно указать в карточке сотрудника.

После нажатия кнопки «ОК» ссылка будет отправлена на указанный электронный адрес.

Сотруднику приходит письмо, в котором будет ссылка, по которой он сможет согласовать документ своей электронной подписью (КЭП).

3. Информацию о статусе визирования можно посмотреть на вкладке открытого документа, после получения входящей корреспонденции. Согласованный документ готов к дальнейшей проработке. Посмотреть эту информацию могут все участники визирования, контрагентам данная информация отображаться не будет.

В случае отклонения визирования, документ получает статус «Визирование отклонено». Дальнейшее визирование и обработка документа отменяется.

Для такого документа становятся доступными следуещие операции, в зависимости от направления документа:

Выданный документ – можно изменить;
Полученный – «Редактировать документ» и «Отклонить документ».

Итак, благодаря данному функционалу Вы можете оптимизировать процесс согласования (визирования) электронных документов и тратить на это меньше времени.

Для того чтобы пользоваться функционалом визирования, нужно наличие электронных подписей (КЭП) ответственных лиц и, если количество отправленных документов в месяц превышает 10, лицензия на модуль M.E.Doc «Электронный документооборот».

Для получения консультации по электронному документообороту обращайтесь по тел. (050) 104 99 60 или оставьте заявку ниже и мы перезвоним