Как перейти на электронный документооборот

7 306

Ситуация в стране требует новых подходов во всех областях, в том числе в обмене электронными документами. Поскольку многие почтовые отделения не работают, а цены на доставку выросли, самое время перейти на электронный документооборот.

Какие преимущества получает компания при переходе на ЭДО

Чтобы перейти на ЭДО нужно сделать несколько простых шагов:

Получить электронные подписи КЭП на сотрудников, задействованных в обмене документов.
Внести изменения в учетную политику «о порядке перехода компании на электронный документооборот».
Согласовать переход на ЭДО с постоянными контрагентами, для этого:
- Сообщить своим контрагентам.
- Внести изменения в контракты контрагентов. Пример оформления документов можно скачать здесь.
- Предоставить перечень преимуществ, которые получит каждая сторона при переходе на ЭДО.
Пользоваться программой для ведения бухгалтерского учета, например BAS Бухгалтерия.
Выбрать программу для ЭДО.

Отправка документов через ЭДО – это быстро и очень выгодно

Чтобы выбрать программу для обмена электронными документами, необходимо обратить внимание на:

Возможность интеграции программы с имеющейся учетной системой или CRM, что позволит реализовать групповой обмен документами.
Готовые шаблоны документов в системе и возможность создавать собственные.
Работа с документами любых форматов. Использование как типовых первичных документов, так и договоров или писем в формате Word, Excel и PDF.
Покрытие контрагентов. Поскольку ваши контрагенты пользуются разными системами ЭДО, нужно выбрать программу с наибольшим охватом. В настоящее время в Украине это платформа ПТАХ, где обрабатываются документы в формате XML, а визуально представлены в формате PDF. Платформа ПТАХ позволяет обмениваться электронными документами между M.E.Doc, Flydoc, FREDO ДокМэн, СОТА и API.ПТАХ.
Возможность обмена электронными документами на электронную почту, при отсутствии системы ЭДО у контрагента, отправка ссылки на документ с возможностью наложить КЭП по электронной почте.
Формат работы программы ЭДО. Установка на компьютер или онлайн сервис, доступный из любой точки мира.
Поддержка всех издателей КЭП.
Демо версия программы. Возможность протестировать программу на удобство и функциональность. Также обратите внимание, что программы M.E.Doc предоставляют возможность бесплатно отправлять до 10 документов в месяц.

Сравнение возможностей программ электронного документооборота

Возможности	Flydoc	M.E.Doc Бизнес	Веб-сервис СОТА	FREDO ДокМен
Возможность интеграции с бухгалтерскими программами	Интегрированный с линейкой BAS / Имеет протокол АРI для интеграции с другими программами	Импорт документов / Автоматическая загрузка через модуль М.Е.Dос.	Импорт документов	Интегрированный с линейкой BAS
Готовые шаблоны документов	Есть шаблоны для типовых документов BAS (можно расширить список шаблонов)	Широкий выбор шаблонов	Широкий выбор шаблонов	Есть шаблоны для типовых документов BAS
Работа с документами произвольных форматов	Подписание произвольных форматов			–
Покрытие контрагентов	Можно обмениваться с M.E.Doc, Flydoc, FREDO ДокМэн, СОТА и API.ПТАХ (который интегрируется в любой софт)
Работа при отсутствии у получателя программы ЭДО	Отправка ссылки на документ на электронную почту, с возможностью наложить КЭП непосредственно из ссылки			–
Формат программы ЭДО	Интегрированный в BAS	Отдельная программа	Веб-сервис	Интегрированный в BAS
Демоверсия программы	10 документов в месяц бесплатно			–
Поддержка издателей КЭП	Возможность подписывать документы КЭП выданных всеми КНЭДП
Стоимость в год	от 3900 грн/ год	1800 грн / год	3 грн за документ	1188 грн / год
Количество документов в год	Неограниченно