3 шага перехода на электронный документооборот
13 212Обмен электронными документами все больше проникает в нашу жизнь, это законно, быстро и экономит до 2% от оборота компании. Схему обмена электронными документами можно представить следующим образом:
Но сначала нужно сделать 3 простых шага:
- Использовать программу Медок или BAS.
- Купить электронные подписи (КЭП) для сотрудников, которые работают с первичными документами.
- Внести изменения в учетную политику по обмену первичными документами, сообщить своим контрагентам о переходе на электронный документооборот и внести изменения в договора с ними. Скачать пример оформления документов о переходе на электронный документооборот.
Как на практике происходит электронный документооборот в BAS:
- При использовании модуля FlyDoc (Флайдок) создание, подписание и сохранение первичных документов с КЭП осуществляется непосредственно в BAS.
- При использовании модуля интеграции BAS с M.E.Doc, после переноса первичных документов в M.E.Doc, подписание и сохранность оригиналов электронных документов осуществляется в программе M.E.Doc.
- Также существует вариант использования демо-версии M.E.Doc, в которой получение и отправка до 50 документов в месяц бесплатная.
Сколько стоит обмен электронными документами
Программа | Демо – версия Медок |
Лицензия Медок Бизнес | Флайдок |
Количество документов в месяц | До 50 документов | НЕОГРАНИЧЕННО | НЕОГРАНИЧЕННО |
Стоимость | БЕСПЛАТНО | 1440 грн в год | 5 000грн в год для юридических организаций или 2500 грн для ФЛП |
Возможности | Подписание, отправка и получение документов в Медок | Подписание, отправка и получение документов в Медок | Создание, подписание, отправка и получение электронных документов прямо в BAS |
Модуль Flydoc (“Флайдок”) – позволяет формировать все первичные документы непосредственно в BAS, подписывать их электронной подписью, отправлять контрагенту, получать завизированный экземпляр и хранить визуальную копию с ЭП в BAS в случае проверки контролирующих органов.
Вопросы-ответы по электронному документообороту на предприятии через модуль Флайдок:
- Какие документы можно отправлять контрагенту? По умолчанию настроены первичные документы: счета, акты выполненных работ, накладные.
- Можно использовать FlyDoc для регистрации налоговых накладных? В обновлении 1.1.3.0 добавлен функционал обмена и регистрации НН и Приложения 2 к ним, сверки с ЕРНН, импорта документов с сервера ГНС.
- Какие еще документы можно настроить для обмена? Произвольные: наряд-заказ, заказ покупателя, заказ поставщику, путевой лист, ТТН, пропуск на предприятие и т.д. Главное наличие соответствующих реквизитов документа и настроенные электронные подписи.
- Как настроить дополнительные документы для обмена? Для этого нужно настроить шаблоны обмена электронных документов через конструктор Медок, это можно сделать самостоятельно или с помощью специалистов компании «Портфель».
- Можно использовать Флайдок для внутреннего документооборота? Да, для этого нужно разработать свой шаблон и настроить подписи для соответствующих документов.
- Есть ли ограничения на количество документов в лицензии Флайдок? Нет, лицензия работает без ограничения на количество.
- Кто может накладывать КЭП на документы? Ответственные лица, имеющие КЭП. На каждый документ можно настроить свой перечень подписей.
- Можно отклонить входящий документ? Можно, рекомендуется указать причину для контрагента.
- Можно ли автоматически создать входной документ (накладную, счет, акт) в BAS на основании электронного документа с КЭП? Да, при передаче документа, кроме визуальной копии, передается XML – файл с данными, на основании которых можно создать первичный документ в BAS с заполненными полями: контрагент, номенклатура, количество, цена и др.
- Нужно ли сохранять напечатанный первичный документ подписанный КЭП? Нет, документ в электронном виде с КЭП имеет юридическую силу в соответствии с законодательством.
- Как долго нужно хранить электронные документы с КЭП? Согласно законодательству, срок хранения идентичен бумажным документам.
- Что предоставлять в случае проверки ГНС? В Флайдок есть возможность распечатать визуальное представление документа с подписями и печатями, при этом можно настроить групповую печать.
- Сможет ли третья сторона перехватить информацию из первичных документов? Все документы перед отправкой шифруются на сертификат открытого ключа получателя, без секретного ключа файл открыть невозможно.
- Кто может получить документы, отправленные через Флайдок? Пользователи Флайдок, Медок, Сота, Fredo ДокМен.
- Как открыть документ, если у меня нет программы Медок? Нужно установить демонстрационную версию программы Медок, которая позволит бесплатно получать и отправлять до 50 документов в месяц, при наличии КЭП.
- Я не знаю электронную почту, как документ попадет к адресату? Все документы передаются через сервер электронного документооборота «Птах», который отправит их в Медок, Сота, Флайдок или Фредо Докмен.
- Можно ли уведомление о доставке электронного документа отправить на e-mail? Да, в шаблоне документа укажите e-mail получателя и на его электронную почту придет сообщение об отправке.
- Как определить, что электронный документ с КЭП действующий, если срок действия сертификата истек? При наложении электронной подписи используется сервер метки времени, с помощью которой документ будет действовать по истечении срока действия сертификатов.
- Обязательно использовать «метку времени»? Без использования метки времени, документ, подписанный КЭП, будет действовать только до окончания срока действия сертификата ключей.