3 шага перехода на электронный документооборот

13 212

Обмен электронными документами все больше проникает в нашу жизнь, это законно, быстро и экономит до 2% от оборота компании. Схему обмена электронными документами можно представить следующим образом:

Но сначала нужно сделать 3 простых шага:

  1. Использовать программу Медок или BAS.
  2. Купить электронные подписи (КЭП) для сотрудников, которые работают с первичными документами.
  3. Внести изменения в учетную политику по обмену первичными документами, сообщить своим контрагентам о переходе на электронный документооборот и внести изменения в договора с ними. Скачать пример оформления документов о переходе на электронный документооборот.

Как на практике происходит электронный документооборот в BAS:

  1. При использовании модуля FlyDoc (Флайдок) создание, подписание и сохранение первичных документов с КЭП осуществляется непосредственно в BAS.
  2. При использовании модуля интеграции BAS с M.E.Doc, после переноса первичных документов в M.E.Doc, подписание и сохранность оригиналов электронных документов осуществляется в программе M.E.Doc.
  3. Также существует вариант использования демо-версии M.E.Doc, в которой получение и отправка до 50 документов в месяц бесплатная.

Сколько стоит обмен электронными документами

Программа Демо – версия Медок
Лицензия Медок Бизнес Флайдок
Количество документов в месяц До 50 документов НЕОГРАНИЧЕННО НЕОГРАНИЧЕННО
Стоимость БЕСПЛАТНО 1440 грн в год 5 000грн в год для юридических организаций или 2500 грн для ФЛП
Возможности Подписание, отправка и получение документов в Медок Подписание, отправка и получение документов в Медок Создание, подписание, отправка и получение электронных документов прямо в BAS

 

Модуль Flydoc (“Флайдок”) – позволяет формировать все первичные документы непосредственно в BAS, подписывать их электронной подписью, отправлять контрагенту, получать завизированный экземпляр и хранить визуальную копию с ЭП в BAS в случае проверки контролирующих органов.

Вопросы-ответы по электронному документообороту на предприятии через модуль Флайдок:

  1. Какие документы можно отправлять контрагенту? По умолчанию настроены первичные документы: счета, акты выполненных работ, накладные.
  2. Можно использовать FlyDoc для регистрации налоговых накладных? В обновлении 1.1.3.0 добавлен функционал обмена и регистрации НН и Приложения 2 к ним, сверки с ЕРНН, импорта документов с сервера ГНС.
  3. Какие еще документы можно настроить для обмена? Произвольные: наряд-заказ, заказ покупателя, заказ поставщику, путевой лист, ТТН, пропуск на предприятие и т.д. Главное наличие соответствующих реквизитов документа и настроенные электронные подписи.
  4. Как настроить дополнительные документы для обмена? Для этого нужно настроить шаблоны обмена электронных документов через конструктор Медок, это можно сделать самостоятельно или с помощью специалистов компании «Портфель».
  5. Можно использовать Флайдок для внутреннего документооборота? Да, для этого нужно разработать свой шаблон и настроить подписи для соответствующих документов.
  6. Есть ли ограничения на количество документов в лицензии Флайдок? Нет, лицензия работает без ограничения на количество.
  7. Кто может накладывать КЭП на документы? Ответственные лица, имеющие КЭП. На каждый документ можно настроить свой перечень подписей.
  8. Можно отклонить входящий документ? Можно, рекомендуется указать причину для контрагента.
  9. Можно ли автоматически создать входной документ (накладную, счет, акт) в BAS на основании электронного документа с КЭП? Да, при передаче документа, кроме визуальной копии, передается XML – файл с данными, на основании которых можно создать первичный документ в BAS с заполненными полями: контрагент, номенклатура, количество, цена и др.
  10. Нужно ли сохранять напечатанный первичный документ подписанный КЭП? Нет, документ в электронном виде с КЭП имеет юридическую силу в соответствии с законодательством.
  11. Как долго нужно хранить электронные документы с КЭП? Согласно законодательству, срок хранения идентичен бумажным документам.
  12. Что предоставлять в случае проверки ГНС? В Флайдок есть возможность распечатать визуальное представление документа с подписями и печатями, при этом можно настроить групповую печать.
  13. Сможет ли третья сторона перехватить информацию из первичных документов? Все документы перед отправкой шифруются на сертификат открытого ключа получателя, без секретного ключа файл открыть невозможно.
  14. Кто может получить документы, отправленные через Флайдок? Пользователи Флайдок, Медок, Сота, Fredo ДокМен.
  15. Как открыть документ, если у меня нет программы Медок? Нужно установить демонстрационную версию программы Медок, которая позволит бесплатно получать и отправлять до 50 документов в месяц, при наличии КЭП.
  16. Я не знаю электронную почту, как документ попадет к адресату? Все документы передаются через сервер электронного документооборота «Птах», который отправит их в Медок, Сота, Флайдок или Фредо Докмен.
  17. Можно ли уведомление о доставке электронного документа отправить на e-mail? Да, в шаблоне документа укажите e-mail получателя и на его электронную почту придет сообщение об отправке.
  18. Как определить, что электронный документ с КЭП действующий, если срок действия сертификата истек? При наложении электронной подписи используется сервер метки времени, с помощью которой документ будет действовать по истечении срока действия сертификатов.
  19. Обязательно использовать «метку времени»? Без использования метки времени, документ, подписанный КЭП, будет действовать только до окончания срока действия сертификата ключей.