4 шага перехода на электронный документооборот

Обмен электронными документами все больше проникает в нашу жизнь, это законно, быстро и экономит до 2% от оборота компании. Схему обмена электронными документами можно представить следующим образом:

Но сначала нужно сделать 4 простых шага:

1. Использовать программу Медок или 1С:Підприємство.
2. Купить электронные подписи (КЭП/ЭЦП) для сотрудников, которые работают с первичными документами.
3. Внести изменения в учетную политику по обмену первичными документами.
4. Сообщить своим контрагентам о переходе на электронный документооборот и внести изменения в договоры с партнерами.

Как на практике происходит электронный документооборот в 1С:Підприємство:

1. При использовании модуля FlyDoc (Флайдок) создание, подписание и сохранение первичных документов с КЭП/ЭЦП осуществляется непосредственно в 1С:Підприємство.
2. При использовании модуля интеграции 1С:Підприємство с M.E.Doc, после переноса первичных документов в M.E.Doc, подписание и сохранность оригиналов электронных документов осуществляется в программе M.E.Doc.
3. Также существует вариант использования демо-версии M.E.Doc, в которой получение и отправка до 50 документов в месяц бесплатная.

Сколько стоит обмен электронными документами

Модуль Flydoc (“Флайдок”) – позволяет формировать все первичные документы непосредственно в 1С:Підприємство, подписывать их электронной подписью, отправлять контрагенту, получать завизированный экземпляр и хранить визуальную копию с ЭП в 1С:Підприємство в случае проверки контролирующих органов.

Вопросы-ответы по электронному документообороту на предприятии через модуль Флайдок:

1. Какие документы можно отправлять контрагенту? По умолчанию настроены первичные документы: счета, акты выполненных работ, накладные.
   
2. Можно использовать FlyDoc для регистрации налоговых накладных? В обновлении 1.1.3.0 добавлен функционал обмена и регистрации НН и Приложения 2 к ним, сверки с ЕРНН, импорта документов с сервера ГФС.
3. Какие еще документы можно настроить для обмена? Произвольные: наряд-заказ, заказ покупателя, заказ поставщику, путевой лист, ТТН, пропуск на предприятие и т.д. Главное наличие соответствующих реквизитов документа и настроенные электронные подписи.
4. Как настроить дополнительные документы для обмена? Для этого нужно настроить шаблоны обмена электронных документов через конструктор Медок, это можно сделать самостоятельно или с помощью специалистов компании «Портфель».
5. Можно использовать Флайдок для внутреннего документооборота? Да, для этого нужно разработать свой шаблон и настроить подписи для соответствующих документов.
6. Есть ли ограничения на количество документов в лицензии Флайдок? Нет, лицензия работает без ограничения на количество.
7. Кто может накладывать ЭП на документы? Ответственные лица, имеющие ЭП. На каждый документ можно настроить свой перечень подписей.
8. Можно отклонить входящий документ? Можно, рекомендуется указать причину для контрагента.
9. Можно ли автоматически создать входной документ (накладную, счет, акт) в 1С:Підприємство на основании электронного документа с ЭЦП? Да, при передаче документа, кроме визуальной копии, передается XML – файл с данными, на основании которых можно создать первичный документ в 1С:Підприємство с заполненными полями: контрагент, номенклатура, количество, цена и др.
10. Нужно ли сохранять напечатанный первичный документ подписанный ЭП? Нет, документ в электронном виде с ЭП имеет юридическую силу в соответствии с законодательством.
11. Как долго нужно хранить электронные документы с ЭП? Согласно законодательству, срок хранения идентичен бумажным документам.
12. Что предоставлять в случае проверки ДФС? В Флайдок есть возможность распечатать визуальное представление документа с подписями и печатями, при этом можно настроить групповую печать.
13. Сможет ли третья сторона перехватить информацию из первичных документов? Все документы перед отправкой шифруются на сертификат открытого ключа получателя, без секретного ключа файл открыть невозможно.
14. Кто может получить документы, отправленные через Флайдок? Пользователи Флайдок, Медок, Сота, Fredo ДокМен.
15. Как открыть документ, если у меня нет программы Медок? Нужно установить демонстрационную версию программы Медок, которая позволит бесплатно получать и отправлять до 50 документов в месяц, при наличии ЭП.
16. Я не знаю электронную почту, как документ попадет к адресату? Все документы передаются через сервер электронного документооборота «Птах», который отправит их в Медок, Сота, Флайдок или Фредо Докмен.
17. Можно ли уведомление о доставке электронного документа отправить на e-mail? Да, в шаблоне документа укажите e-mail получателя и на его электронную почту придет сообщение об отправке.
18. Как определить, что электронный документ с ЭП действующий, если срок действия сертификата истек? При наложении электронной подписи используется сервер метки времени, с помощью которой документ будет действовать по истечении срока действия сертификатов.
19. Обязательно использовать «метку времени»? Без использования метки времени, документ, подписанный ЭП, будет действовать только до окончания срока действия сертификата ключей.

---

ТОП 10 вопросов по электронному документообороту через Flydoc

29. 05. 2017

Обмен электронными документами на платформе “Птах”

20. 04. 2017

Flydoc – модуль для обмена электронными документами в 1С:Підприємство

1. 03. 2019