Что такое электронный документооборот

Ситуация в стране требует новых подходов во всех областях, в том числе в обмене электронными документами. Поскольку многие почтовые отделения не работают, а цены на доставку выросли, самое время перейти на электронный документооборот. Давайте разберемся с основными определениями.

Электронный документооборот (ЭДО) – это процесс создания, согласования, отправки, получения и хранения электронных документов в цифровом формате. Основными составляющими ЭДО являются:

• Электронный документ – документ с обязательными реквизитами, где информация отображается в электронном виде. Электронный документ может быть преобразован в визуальную форму, удобную для восприятия человеком.
• Отметка времени является обязательным реквизитом при наложении КЭП на электронный документ. Она фиксирует дату и точное время в момент подписания документа, который присваивается электронной подписи. Значок времени выдает сервер центра сертификации ключей OCSP.

Саму схему обмена электронными документами можно представить следующим образом:

• Отправитель формирует электронный документ, подписывает его электронной подписью и посылает через программу документооборота адресату.
• Получатель ставит КЭП на полученном документе.
• Отправитель получает завизированный экземпляр. Причем в процессе подписания адресаты получают уведомления с промежуточными статусами документов: доставлены, согласованы или отклонены.

Подписывают электронные документы чаще всего бухгалтеры, руководители и юристы. При большом документообороте организация принимает инструкцию по ведению ЭДО и определяет порядок использования КЭП. Соответственно сами электронные ключи может получить любой сотрудник компании.

Что такое КЭП и как документы подписываются электронной подписью

Электронная подпись КЭП состоит из секретного (личного) ключа и сертификата открытого ключа, работающих только в паре.

Секретный ключ КЭП генерируется как уникальная последовательность случайных символов, а сертификат открытого ключа рассчитывается из секретного ключа, причем получить секретный ключ из сертификата невозможно.

Сертификат открытого ключа хранит персональную информацию владельца (имя, уникальный регистрационный номер, кем выдан и срок действия сертификата открытого ключа), также сертификат подписывается секретным ключом Центра сертификации ключей и может публиковаться на сайте ЦСК.

Подписание электронного документа КЭП

При наложении КЭП на электронный документ его содержание не меняется, а добавляется блок данных, являющийся электронной подписью. Получение блока состоит из нескольких этапов:

1. С помощью математического алгоритма вычисляется хэш-сумма или так называемый «отпечаток документа», который:
   • уникален для каждого электронного документа;
   • имеет фиксированную длину независимо от величины документа;
   • невозможно восстановить документ по его оттиску.
2. Отпечаток документа шифруется секретным ключом автора;
3. Добавляется метка времени с сервера сертификационного центра OSP.

Важно! При любой модификации документа изменится его отпечаток, тогда документ не пройдет проверку электронной подписи. Таким образом, отпечаток защищает документ от изменений третьими лицами после наложения КЭП, а шифрование секретным ключом подтверждает автора документа.

Расшифровать электронную подпись и получить исходный отпечаток, соответствующий документу, можно только с помощью сертификата открытого ключа автора.

Проверка электронной подписи полученного документа производится в несколько этапов:

1. Получатель рассчитывает отпечаток полученного документа с помощью специального алгоритма.
2. Расшифровывает электронную подпись документа с помощью сертификата открытого ключа автора и получает отпечаток исходного электронного документа.
3. Сравнивает отпечатки документа и расшифрованной электронной подписи, если они одинаковые – это означает, что документ не изменялся в процессе передачи.

Законность и виды электронных документов

Электронные документы, заверенные КЭП, имеют такую ​​же юридическую силу, как и бумажные экземпляры, что подтверждает Закон Украины “Об электронных доверительных услугах”», где указано: «Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи».

В частности, в законе указано, что юридическая сила электронного документа не может быть отменена исключительно из-за того, что он имеет электронную форму.

Электронный документооборот можно разделить на:

• Внутренний ЭДО – это обмен электронными документами внутри компании, сюда относятся: кадровые документы, приказы, распоряжения и другие виды документов, используемых в работе организации. Лучше всего для этого подойдет программа BAS Документооборот КОРП.
• Внешний ЭДО – это обмен документами между предприятиями и госучреждениями, к которым относятся: договоры и дополнительные соглашения, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные, ТТН, доверенности, официальные письма и другие.

При этом в цифровой формат можно перевести любые бумажные документы. Рекомендуем начинать переход на ЭДО с документов, которые дадут максимальный экономический эффект. Обычно это счета, акты, накладные. Также целесообразно перевести в электронный вид типовые договоры и соглашения с контрагентами.

Какие преимущества получает компания при переходе на ЭДО

1. Уменьшение расходов на канцтовары, печать и доставку документов, а следовательно экономия на архивных площадях.
2. Экономия времени сотрудников и быстрота обмена документами.
3. Стандартизация документов, удобный и быстрый поиск по номеру, дате, типу документа или любому другому реквизиту.
4. Уменьшение риска утраты документов. Создавая резервное копирование в облако, вы можете не беспокоиться о потере данных.
5. Защита от получения информации третьими лицами за счет разделения прав между пользователями и шифрования каналов передачи документов.
6. Возможность работать 24/7 за счет доступа к ЭДО из любой точки мира.
7. Контроль работы с документами можно отследить, на каком этапе подписания находится документ, и кто именно сейчас работает с документом.
8. Забота об экологии. Сократив количество потребленной бумаги, Вы сохраните леса, а отсутствие доставки почты снизит выбросы углерода в атмосферу.
9. Повышение технологичности и привлекательности имиджа компании.

Вопросы-ответы по электронному документообороту

1. Кто из компаний уже перешел на ЭДО  – многие компании уже воспользовались преимуществами ЭДО.
2. Необходимо ли печатать и хранить электронные документы. Если компания обменивается первичными документами из КЭП, печатать их не нужно, поскольку такой документ имеет юридическую силу.
3. Что делать с бумажными документами при переходе на ЭДО. Существующий бумажный архив остается в организации, пока не истечет срок хранения бумажных документов, который согласно нормам Минюста составляет 3 года.
4. Можно ли подделать электронный документ – документы визируются КЭП, которые невозможно подделать, в отличие от обычной подписи.
5. Какая разница между квалифицированной (КЭП) и усовершенствованной (УЭП) электронной подписью и что такое облачный защищенный носитель – эти подписи имеют разный уровень защиты:
   • УЭП – это подпись старого образца, размещаемая на компьютере, флешке или CD-диске. Поскольку файл ключа может быть скопирован, он имеет низкий уровень защиты.
   • КЭП – это электронная подпись, хранящаяся исключительно на защищенном носителе токене или на облаке провайдера.
6. Если работник находится за границей, может ли он подписать документы – при наличии интернет-доступа к программе ЭДО и ключей КЭП можно просматривать и подписывать документы с любой точки мира.
7. Как проверить наложенную подпись на электронный документ – можно проверить через Медок или через сайт Центрального удостоверяющего органа.
8. Как выглядит электронный документ из КЭП – в Украине распространены форматы, где данные и подпись хранятся в XML, PDF или CMS файле (расширение *.p7s). Также есть вариант сохранения данных и подписи в архиве (расширение *.asice), подробнее здесь.
9. Сколько времени нужно на внедрение ЭДО – это зависит от объема и типов документов, для упрощения перехода рекомендуем:
   1. начать с документов, которые используются чаще;
   2. назначить ответственного за внедрение ЭДО;
   3. протестировать сервис ЭДО перед началом использования.
10. Можно ли подписать электронные документы КЭП вчерашним числом – поскольку в электронном документе есть обязательный реквизит метка времени, подписать документ вчерашним числом невозможно.
11. Как предоставлять электронные документы при проверке ГНС – При проверке госорганы могут изымать оригиналы электронных документов из КЭП, которые записываются на электронный носитель. Если проверяющие планируют получить только копии, электронные документы распечатываются на бумаге и заверяются руководителем организации и печатью.

Итак, электронный документооборот это просто, выгодно и инновационно.

Как перейти на ЭДО и какую программу выбрать – читайте в следующей статье.

Если у Вас остались вопросы по ЭДО, или Вас интересует презентация обмена электронными документами оставьте заявку и мы Вам позвоним.