Учет кадров и начисление заработной платы – одна из самых сложных задач в бухгалтерии, поэтому важно сделать правильный выбор программного обеспечения.
На выбор программы влияют следующие параметры:
- Количество сотрудников, которым начисляется зарплата.
- Сложность графиков сотрудников:
- Обычные «Пятидневка», «Шестидневка» (40-часовая рабочая неделя).
- Использование неполного рабочего времени (ставки 0,5, 0,25 и т.п.).
- Сложные переменные графики 2 через 2; 3 через 5.
- Индивидуальные графики работы.
- Использование суммированного учета рабочего времени (когда продолжительность рабочего времени за месяц не превышает нормального количества часов).
- Использование доплат:
- Привязаных к отработанным часам: ночные, вечерние, праздничные.
- Постоянные надбавки: за интенсивность, классность, ученую степень, руководство бригадой и др.
- Разовые поощрения, премии, доплаты и надбавки к тарифным ставкам.
- Совмещение должностей.
- Работы по договору гражданско-правового характера (ГПХ).
- Расчет собственных надбавок (% от продаж, % от выполненной работы).
- Использование различного рода удержаний: алиментов, профвзносов и т.д.
- Наличие нескольких источников финансирования (обычно для государственных организаций).
- Наличие соответствующих отчетов: расчетной ведомости, расчетных листков, типовых форм П-6, П-7, возможность формирования объединенного отчета НДФЛ и ЕСВ.
- Начисление управленческой зарплаты.
Также нужно учесть основные требования к кадровому учету в программе, в частности наличие следующих документов:
- Личная карточка работников по форме П-2.
- Приказы о приеме на работу, перемещении между должностями, увольнении.
- Приказы о предоставлении отпуска и доплату за дни болезни.
- Табель учета рабочего времени.
- Штатное расписание.
Программы для расчета зарплаты
Самые распространенные конфигурации для бухгалтерского учета это BAS Бухгалтерія ПРОФ и BAS Бухгалтерія КОРП, которые в частности позволяют рассчитывать заработную плату и вести кадровый учет.
Возможности конфигураций Бухгалтерия ПРОФ и КОРП для учета зарплаты показаны в таблице:
| Функциональные возможности | Бухгалтерия ПРОФ | Бухгалтерия КОРП |
| Кадровый учет | ||
| Личная карточка П-2 | + | + |
| Кадровые документы приема, перемещения, увольнения | + | + |
| Справки о доходах работников | + | + |
| Штатное расписание | – | + |
| Учет рабочего времени работников | – | + |
| Расчет заработной платы | ||
| Оплата по окладу, индексация, простые доплаты | + | + |
| Расчет и учет налогов и взносов | + | + |
| Сложные графики | – | + |
| Расчет средней: отпусков, больничных, командировок | – | + |
| Резервы отпусков | – | + |
| Документы расчетов с ФСС | – | + |
| Табель учета рабочего времени | – | + |
| Доплаты за ночные, вечерние, праздничные | – | + |
| Расчет премий, надбавок | – | + |
| Расчет алиментов, профвзносов, займов и других удержаний | – | + |
| Отчеты, возможности | ||
| Расчетная ведомость, расчетные листы, типовые формы П-6, П-7 | + | + |
| Регламентированные отчеты | + | + |
| Ограничение прав доступа к данным в зарплате | – | + |
Фактически расчет заработной платы в BAS Бухгалтерия ПРОФ работает по одному простому графику, при этом любые изменения во времени работы сотрудников требуют ручной корректировки в документе «Начисление зарплаты».
В случае выбора программного продукта BAS Бухгалтерия ПРОФ, предлагаем воспользоваться модулем Selera для формирования различных графиков, ведения табеля учета рабочего времени, автоматического расчета отпускных и больничных и начисления заработной платы с учетом неявок.
Основное различие между конфигурациями BAS Бухгалтерия ПРОФ и КОРП заключается в возможностях расчета заработной платы и учета кадров, что можно увидеть в наполнении разделов Зарплата и кадры:
- BAS Бухгалтерія ПРОФ – все документы по учету заработной платы размещены в одном разделе Зарплата и кадры:
- BAS Бухгалтерія КОРП – отдельные разделы Кадры и Зарплата с обширным функционалом.
Для расчета заработной платы в государственных или коммунальных учреждениях, с несколькими источниками финансирования, лучше всего подойдет решение KBS. Облік бюджетної установи или KBS. Бухгалтерія комунального підприємства, где реализованы все необходимые механизмы.
Как перенести данные по заработной плате из Excel или других программ в BAS Бухгалтерия или KBS?
Чтобы начать работу в новой программе, нужно ввести вручную или импортировать:
- Справочники Физические лица и Сотрудники со всеми реквизитами: ФИО, идентификационный код, дата рождения, паспортные данные и т.д.
- Документы Прием на работу для актуальных сотрудников.
- Сальдо по сотрудникам по 66 счету на начало периода (если есть).
- Информацию о начисленной заработной плате за предыдущий год, для автоматического расчета по среднему.
Если данных немного, можно их ввести вручную, если много – наши специалисты могут импортировать необходимую информацию в программу.
Если у Вас остались вопросы, обращайтесь по тел. (050) 104 99 60 или оставьте заявку и мы перезвоним
