Учет кадров и начисление заработной платы – одна из самых сложных задач в бухгалтерии, поэтому важно сделать правильный выбор программного обеспечения.
На выбор программы влияют следующие параметры:
1. Количество сотрудников, которым начисляется зарплата.
2. Сложность графиков сотрудников:
- Обычные «Пятидневка», «Шестидневка» (40-часовая рабочая неделя).
- Использование неполного рабочего времени (ставки 0.5, 0.25 и т.п.).
- Сложные переменные графики 2 через 2; 3 через 5.
- Индивидуальные графики работы.
- Использование суммированного учета рабочего времени (когда продолжительность рабочего времени за месяц не превышает нормального количества часов).
3. Использование доплат:
- Привязанных к отработанным часам: ночные, вечерние, праздничные.
- Постоянные надбавки: за интенсивность, классность, ученую степень, руководство бригадой и др.
- Разовые поощрения, премии, доплаты и надбавки к тарифным ставкам.
- Совмещение должностей.
- Работы по договору гражданско-правового характера (ГПХ).
- Расчет собственных надбавок (% от продаж, % от выполненной работы).
4. Использование различного рода удержаний: алиментов, профвзносов и т.д.
5. Наличие нескольких источников финансирования (обычно для государственных организаций).
6. Наличие соответствующих отчетов: расчетной ведомости, расчетных листков, типовых форм П-6, П-7, возможность формирования объединенного отчета НДФЛ и ЕСВ.
7. Начисление управленческой зарплаты.
Также нужно учесть основные требования к кадровому учету в программе, в частности наличие следующих документов:
- Личная карточка работников по форме П-2.
- Приказы о приеме на работу, перемещении между должностями, увольнении.
- Приказы о предоставлении отпуска и доплату за дни болезни.
- Табель учета рабочего времени.
- Штатное расписание.
Программы для расчета зарплаты
Для расчета зарплаты предусмотрена конфигурация «BAS Зарплата та Управління Персоналом». Это готовое решение для комплексной автоматизации расчета заработной платы персонала и кадрового учета, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий.
В «BAS Зарплата та Управління Персоналом» реализованы:
- разные формы оплаты труда: почасовая, сдельная, а также их варианты с использованием премиальной системы;
- оплата по договору ГПХ, авторскому договору, гиг-контракту для организаций-резидентов Дия-Сити;
- больничные, отпускные, командировочные начисления;
- расчет удержаний по исполнительным листам и другим произвольным удержаниям;
- возможности настройки расчета аванса;
- разные схемы выплаты и депонирования зарплаты;
- формирование типовых форм и аналитических отчетов;
- расчет налогов и взносов;
- учет рабочего времени и возможность настройки различных графиков работы;
- кадровое делопроизводство и военный учет;
- штатное расписание и контроль фонда оплаты труда;
- отражение зарплаты в бухгалтерском учете.
Эту конфигурацию обычно используют в паре с «BAS Бухгалтерія», с которой предусмотрен обмен данными.
Самые распространенные конфигурации для бухгалтерского учета это «BAS Бухгалтерія ПРОФ» и «BAS Бухгалтерія КОРП», которые также позволяют рассчитывать заработную плату и вести кадровый учет.
Возможности конфигураций Бухгалтерия ПРОФ и КОРП для учета зарплаты показаны в таблице:
| Функциональные возможности | Бухгалтерия ПРОФ | Бухгалтерия КОРП |
| Кадровый учет | ||
| Личная карточка П-2 | + | + |
| Кадровые документы приема, перемещения, увольнения | + | + |
| Справки о доходах работников | + | + |
| Штатное расписание | – | + |
| Учет рабочего времени работников | – | + |
| Ведение военного учета и бронирования | – | + |
| Расчет заработной платы | ||
| Оплата по окладу, индексация, простые доплаты | + | + |
| Расчет и учет налогов и взносов | + | + |
| Сложные графики | – | + |
| Расчет средней: отпусков, больничных, командировок | – | + |
| Резервы отпусков | – | + |
| Документы расчетов с ФСС | – | + |
| Табель учета рабочего времени | – | + |
| Доплаты за ночные, вечерние, праздничные | – | + |
| Расчет премий, надбавок | – | + |
| Расчет алиментов, профвзносов, займов и других удержаний | – | + |
| Отчеты, возможности | ||
| Расчетная ведомость, расчетные листы, типовые формы П-6, П-7 | + | + |
| Регламентированные отчеты | + | + |
| Ограничение прав доступа к данным в зарплате | – | + |
Фактически расчет заработной платы в BAS Бухгалтерия ПРОФ работает по одному простому графику, при этом любые изменения во времени работы сотрудников требуют ручной корректировки в документе «Начисление зарплаты».
В случае выбора программного продукта BAS Бухгалтерия ПРОФ, предлагаем воспользоваться модулем Selera для формирования различных графиков, ведения табеля учета рабочего времени, автоматического расчета отпускных и больничных и начисления заработной платы с учетом неявок.
Основное различие между конфигурациями BAS Бухгалтерия ПРОФ и КОРП заключается в возможностях расчета заработной платы и учета кадров, что можно увидеть в наполнении разделов Зарплата и кадры:
- «BAS Бухгалтерія ПРОФ» – все документы по учету заработной платы размещены в одном разделе Зарплата и кадры:
- «BAS Бухгалтерія КОРП» – отдельные разделы Кадры и Зарплата с обширным функционалом.
Для расчета заработной платы в государственных или коммунальных учреждениях, с несколькими источниками финансирования, лучше всего подойдет решение «Облік бюджетної установи» или «Бухгалтерія комунального підприємства», где реализованы все необходимые механизмы.
Как перенести данные по заработной плате из Excel или других программ в BAS Бухгалтерия или KBS?
Чтобы начать работу в новой программе, нужно ввести вручную или импортировать:
- Справочники Физические лица и Сотрудники со всеми реквизитами: ФИО, идентификационный код, дата рождения, паспортные данные и т.д.
- Документы Прием на работу для актуальных сотрудников.
- Сальдо по сотрудникам по 66 счету на начало периода (если есть).
- Информацию о начисленной заработной плате за предыдущий год, для автоматического расчета по среднему.
Если данных немного, можно их ввести вручную, если много – наши специалисты могут импортировать необходимую информацию в программу.
Если у Вас остались вопросы, обращайтесь по тел. (050) 104 99 60 или оставьте заявку и мы перезвоним
