Заказы покупателей в «BAS Малий Бізнес»
4 102Главным документом, через который проходят все операции в «BAS Малий Бізнес», является «Заказ покупателя». На его основании осуществляются все операции, связанные с планированием продаж, производства, закупок и резервированием ТМЦ на складах. Поэтому вокруг него формируется вся аналитическая база деятельности компании.
Главное назначение документа «Заказ покупателя» – отражение в базе данных намерения клиента совершить покупку товара или услуги.
В нем отражены следующие данные:
- Реквизиты покупателя;
- Срок запланированной доставки;
- Список товаров для продажи;
- Зарезервированные позиции;
- Общая стоимость;
- График рассрочки товара.
Список заказов покупателей открывается в журнале по следующему пути: Продажи – Заказы покупателей.
В журнале документов «Заказ покупателей» содержится вся основная информация.
На верхней панели располагаются следующие функциональные кнопки:
- Cоздать;
- Создать копированием;
- Создать по шаблону;
- Установить напоминание;
- Отправить по почте (заказ покупателя, или счет на оплату);
- Распечатать (заказ покупателя, договор, коммерческое предложение, счет на оплату обычный или с факсимиле);
- Создать на основании;
- Открыть «Связанные документы», откуда видно все связи текущего заказа с другими операциями в базе.
На основании заказа покупателя мы можем создать более двадцати различных видов документов. Все они отражаются во всплывающем списке, при нажатии клавиши «Создать на основании».
Сам журнал состоит из нескольких колонок. Первая, с изображением «коробочки», сообщает состояние отгрузки, вторая с «монетками» – состояние оплаты.
Незаполненные кружки означают, что ни отгрузки, ни оплаты еще не было. Если кружок окрашен в зеленый цвет, то процедура проведена в полном объеме. Частично окрашенный – говорит нам о неполной отгрузке или частичной оплате. Пустой кружок красного цвета обозначает просрочку по заказу покупателя.
С правой стороны журнала «Заказ покупателей» находится фильтр. Здесь можно сделать выборку заказов по дате, контрагенту, виду и состоянию заказа, по состоянию отгрузки или оплаты, так же – по ответственному за заказ менеджеру и по организации.
Заполнение документа «Заказ покупателя»
В «BAS Малий Бізнес» заказ покупателя можно создать двумя способами. Первый – на основании события, при условии использования CRM. Для этого в левой основной панели открываем закладку «CRM», выбираем журнал «События». В форме нажимаем кнопку Создать на основании и выбираем из списка «Заказ покупателя».
Второй способ – создать в журнале заказов покупателей, используя функциональную клавишу «Создать». Откроется форма для заполнения.
Здесь уже автоматически программа заполняет номер и дату, организацию, вид операции, вид и состояние заказа.
Вид заказа предназначен для компаний, имеющих несколько типов заказов. Если данная опция нужна, а в открывшейся форме ее нет, необходимо включить ее, перейдя в раздел «Настройки» с левого меню «Продажи». Здесь необходимо поставить галочку рядом с параметром «Виды заказов покупателей». В таком случае «Вид заказа» появится в форме «Заказ покупателя».
По умолчанию создается вид операции «Заказ на продажу», но при необходимости, можно поменять его на «Заказ на переработку».
В нижнем поле откроется дополнительная закладка «Материалы заказчика», где добавлением или подбором из списка, можно внести материалы, которые будут перерабатываться.
Если все основные реквизиты, установленные по умолчанию, не требуют изменений, приступаем к заполнению полей формы «Заказ покупателя». Добавляем покупателя из списка контрагентов, или создаем нового.
Устанавливаем плановую дату отгрузки. И приступаем к заполнению товаров, услуг или работ, которые заказывает данный покупатель. В нижней части формы в открытой вкладке «Товары, услуги» создаем позицию нажатием на клавишу «Добавить», или «Подбор» (выбираем из справочника).
При выборе из справочника указываем количество и цену. Нажимаем кнопку «Перенести в документ».
Если товар ставим на резерв, то заполняем вкладку «Дополнительно». Указываем в ней склад, с которого будет производиться отпуск товара и «Проект», если нужно связать несколько заказов.
Заполняем все реквизиты в закладке «Доставка», если осуществляем адресную доставку. Также заполняем раздел «Платежный календарь». Ставим галочку на позиции «Заполнить оплату», выбираем форму оплаты, при этом если платеж безналичный, программа заполнит «Банковский счет». Указываем дату и процент оплаты, остальные поля программа рассчитает сама.
Если оплата производится частично, то справа нажимаем клавишу «Список», и добавлением позиций вводим те же данные.
Оплата покупателя может планироваться так же в документе «Счет на оплату». Важно составлять график платежей только в одном из них. Если оплата будет запланирована в двух документах, сумма платежа «удвоится» в программе.
После заполнения формы нажимаем «Записать», затем «Провести». Теперь мы можем распечатать заказ покупателя, счет на оплату или другой необходимый документ из списка.
Сводный отчет
При необходимости можно получить сводный отчет по заказам покупателей в «BAS Малий Бізнес», пройдя по пути Продажи – Аналитика – Отчеты – Отгрузка и оплата по заказам.
В правой части формы выбираем параметры, по которым необходимо посмотреть аналитику, и нажатием клавиши F5 формируем отчет. Здесь же можно убирать или добавлять колонки, строки, ставить фильтры.
Таким образом, учет заказов покупателей в «BAS Малий Бізнес» является основой для определения расходов и финансового результата деятельности компании.
