BAS Документообіг КОРП

“BAS Документооборот КОРП” в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет. “BAS Документооборот КОРП” соответствует всем законодательным и нормативным требованиям, регламентирующим порядок работы с документами. Прикладное решение и документация доступны на русском и украинском языке.

Работа с документами

“BAS Документооборот КОРП” позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой. Для карточек документов, процессов и задач предусмотрены специальные инструкции, облегчающие знакомство и работу с этими объектами. В комплект поставки уже входит 45 готовых инструкций.

Хранение и права доступа

Внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа. Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Кроме этого, все данные информационной базы ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

Допускается назначение как разрешительных, так и запрещающих прав, что позволяет легко поддерживать политику безопасности в актуальном состоянии. Реализован отчет, что позволяет проверить назначенные права и разрешения, для исключения незапланированного доступа к конфиденциальной информации.

Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в папках на диске.

Регистрация входящих и исходящих документов

“BAS Документооборот КОРП» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с государственными стандартами, типовыми инструкциями и традициями делопроизводства. При регистрации поддерживается печать штрих-кодов и регистрационных штампов.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

• запуск автоматизированной процедуры (бизнес-процесса) рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
• оповещение исполнителей;
• поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
• формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
• формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Учет обращений граждан

В “BAS Документооборот КОРП” предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Украины №393/96-ВР от 02.10.1996 “Об обращении граждан”.

Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресаций обращений граждан в сторонние организации и от них.

Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты “Выполнение обращений граждан”, “Структура обращений за период”, “Динамика количества обращений”, “Список обращений граждан”.

Учет договоров

В “BAS Документооборот КОРП” автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

• подготовка проекта договора;
• согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
• учет всех связанных с договором документов, например, актов, дополнительных соглашений;
• учет и контроль сроков действия договоров;
• автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
• многовалютный учет сумм договоров;
• работа с многосторонними договорами;
• учет и контроль выполнения финансовых обязательств по договору;
• контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счета-фактуры;
• контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
• расторжение договора.

Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как “Список заключенных договоров”, “Договоры, в которых заканчиваются сроки действия”, “Сопроводительные документы по договору”, “Динамика количества заключенных договоров”, “Динамика сумм заключенных договоров”, “Расторженные договора”.

Сканирование

В “BAS Документооборот КОРП” предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный. Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирования многостраничных tif или pdf файлов.

Предусмотрено автоматическое распознавание сканированных изображений и полнотекстовый поиск в распознанных документах.

Автоматическая загрузка файлов из каталога

Программа может автоматически загружать файлы с указанного каталога в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в папку документооборота, с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот предприятия. Это удобно использовать для интеграции, например, с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.

Электронная почта

Встроенная в “BAS Документооборот КОРП” внутренняя почта позволяет

• Отправлять по электронной почте непосредственно из программы любые документы или файлы.
• Загружать входные или внутренние документы по электронной почте.
• При использовании электронной подписи, отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.
• Искать письма по реквизитам и с помощью быстрого поиска, по текстовому содержанию писем.
• Кроме того, программа автоматически отслеживает почту и выводит сообщение при поступлении новых писем.

Просмотр, редактирование и контроль версий

“BAS Документооборот КОРП” обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Напрямую с карты файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнения версий.

Шаблоны документов и файлов

Пользователи могут настраивать и использовать шаблоны файлов и документов, которые автоматически заполняются. При этом в документ автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

Штрихкодирование документов

В “BAS Документооборот КОРП” всем документам автоматически присваивается штрих-код, который можно: распечатать на отдельном листе; поверх титульного листа бумажного документа; на наклейке или вставить в электронный документ как изображение.

Штрих-коды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.

Печать регистрационных штампов документов

Пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, содержащий название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрих-код. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

Связи между документами

В “BAS Документооборот КОРП” предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации соответствующих документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются одиночные, множественные, односторонние и двусторонние связи. Реализовано удобное отображение всех документов, касающихся корреспондента с разделением на входящие, исходящие и внутренние документы.

Несколько резолюций в документах

В карточке документа можно указать несколько резолюций. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.

Предусмотрена возможность заверять резолюции электронной подписью (ЭП). Необходимость подписания резолюций определяется правилами документооборота, установленными на предприятии.

Переадресация входящих документов

В программе “BAS Документооборот КОРП” можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение перенаправленных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки выполнения перенаправленных документов.

Контроль переданных документов

Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.

Бизнес-процессы и работа пользователей

Коллективная работа с документами реализована с помощью следующих бизнес-процессов:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на выполнение или ознакомление.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
• Поручение: можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их выполнение.
• Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение, списание в дело.
• Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходного документа – согласование, утверждение, регистрация.

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли “Директор”, и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, – самому директору или его заместителю.

Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 20 000 гривен, будет использован один шаблон, а для согласования всех других договоров – другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.

Сроки выполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.

Для повышения исполнительной дисциплины и избежания ошибочного завершения фактически незавершенных задач, в системе есть возможность назначить дополнительные условия проверки (например заполнения перечня обязательных полей карточки документа, или привязки соответствующего связанного документа, который является подтверждением выполнения задачи), без выполнение которых система не позволяет указать завершение выполнения задачи.

Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами

Основное назначение этого механизма интеграции – автоматизировать процессы обработки данных, пересекающие границы различных информационных баз; сделать пересечение этих границ незаметным для пользователей. Пример бизнес-процесса, пересекающего границы конфигураций: процесс обработки заказа покупателя начинается в информационной базе “BAS Управление торговлей”, продолжается в “BAS Документооборот КОРП” и заканчивается снова в “Управление торговлей”.