3 кроки переходу на електронний документообіг

7 422

Обмін електронними документами все більше проникає в наше життя, це законно, швидко та економить до 2% від обороту компанії. Схему обміну електронними документами можна представити наступним чином:

Та спочатку потрібно зробити 3 прості кроки:

  1. Використовувати програму M.E.Doc або BAS.
  2. Придбати електронні підписи (КЕП) для співробітників, які працюють з первинними документами.
  3. Внести зміни в облікову політику по обміну первинними документами, повідомити своїм контрагентам про перехід на електронний документообіг та внести зміни в договора з ними. Завантажити приклад оформлення документів щодо переходу на електронний документообіг.

Як на практиці відбувається електронний документообіг в BAS:

  1. При використанні модуля FlyDoc (Флайдок) створення, підписання та збереження первинних документів з КЕП здійснюється безпосередньо в BAS.
  2. Якщо Ви користуєтеся модулем інтеграції з M.E.Doc, то після перенесення первинних документів в M.E.Doc підписання та збереження оригіналів електронних документів проводиться в M.E.Doc.
  3. Також існує варіант використання демо-версії M.E.Doc, де отримання та відправка до 50 документів в місяць безкоштовна.

Скільки коштує обмін електронними документами

Програма Демо – версія Медок
Ліцензія Медок Бізнес FlyDoc
Кількість документів в місяць До 50 документів НЕОБМЕЖЕНО НЕОБМЕЖЕНО
Вартість БЕЗКОШТОВНО 1440 грн на рік 5 000грн на рік для юридичних організацій або 2 500 грн для ФОП
Можливості Підписання, відправка та отримання документів в Медок Підписання, відправка та отримання документів в Медок Створення, підписання, відправка та отримання електронних документів прямо в BAS

 

Модуль Flydoc (“Флайдок”) – дозволяє формувати всі первинні документи безпосередньо в BAS, підписувати їх електронним підписом, відправляти контрагенту, отримувати завізований екземпляр і зберігати візуальну копію з КЕП в BAS на випадок перевірки контролюючих органів.

Питання-відповіді щодо електронного документообігу на підприємстві через модуль Флайдок:

  1. Які документи можна відправляти контрагенту? По замовчуванню налаштовані первинні документи: рахунки, акти виконаних робіт, накладні.
  2. Чи можна використовувати FlyDoc для реєстрації податкових накладних? Так, в оновленні 1.1.3.0 додано функціонал обміну та реєстрації ПН та Додатків 2 до них, звірки з ЄРПН, імпорту документів із сервера ДПС.
  3. Які ще документи можна налаштувати для обміну? Довільні: Наряд-замовлення, замовлення покупця, замовлення постачальнику, подорожній лист, ТТН, пропуск на підприємство і т.д. Головне наявність відповідних реквізитів документу та налаштовані електронні підписи.
  4. Як налаштувати додаткові документи для обміну? Для цього потрібно налаштувати шаблони обміну електронних документів через конструктор Медок, це можна зробити самостійно або за допомогою спеціалістів компанії «Портфель»,
  5. Чи можна використовувати Флайдок для внутрішнього документообігу? Так, для цього потрібно розробити свій шаблон і налаштувати підписи для відповідних документів.
  6. Чи є обмеження на кількість документів у ліцензії Флайдок? Ні, немає, ліцензія працює без обмеження на кількість.
  7. Хто може накладати КЕП на документи? Відповідальні особи, які мають КЕП. На кожен документ можна налаштувати свій перелік підписів.
  8. Чи можна відхилити вхідний документ? Так, можна. Рекомендується вказати причину для контрагента.
  9. Чи можна автоматично створити вхідний документ (накладну, рахунок, акт) в BAS на підставі електронного документу з КЕП? Так, при передачі документу крім візуальної копії передається XML – файл з даними, на підставі яких можна створити первинний документ в BAS із заповненими полями: контрагент, номенклатура, кількість, ціна та ін.
  10. Чи потрібно зберігати надрукований первинний документ підписаний КЕП? Ні, документ в електронному вигляді з ЕП має юридичну силу згідно законодавства.
  11. Як довго потрібно зберігати електронні документи з КЕП? Згідно законодавства, термін зберігання ідентичний паперовим документам.
  12. Що надавати в разі перевірки ДПС? У Флайдок є можливість роздрукувати візуальне представлення документу з підписами та печатками, при цьому можна налаштувати груповий друк.
  13. Чи зможе третя сторона перехопити інформацію з первинних документів? Всі документи перед відправкою шифруються на сертифікат відкритого ключа отримувача, без секретного ключа файл відкрити неможливо.
  14. Хто може отримати документи, які відправлені через Флайдок? Користувачі Флайдок, Медок, Сота,  Fredo ДокМен
  15. Як відкрити документ, якщо в мене немає Медок? Потрібно встановити демонстраційну версію програми Медок, яка дозволить безкоштовно отримувати та відправляти до 50 документів в місяць, при наявності КЕП.
  16. Я не знаю електронну пошту, як документ потрапить до адресата? Всі документи передаються через сервер електронного документообігу «Птах», який відправить їх у Медок, Сота, Флайдок чи Фредо Докмен.
  17. Чи можна повідомлення про доставку електронного документу відправити на e-mail? Так, у шаблоні документу вкажіть e-mail отримувача і на його електронну пошту прийде повідомлення про відправку.
  18. Як визначити, що електронний документ з КЕП чинний, якщо термін дії сертифіката закінчився? При накладанні електронного підпису використовується сервер мітки часу, за допомогою якої документ буде чинним по завершенню терміну дії сертифікатів.
  19. Чи обов’язково використовувати «мітку часу»? Без використання мітки часу, документ, підписаний КЕП, буде чинним лише до завершення терміну дії сертифікату ключів.
Немає коментарів

Коментувати