Важливі запитання про модуль Flydoc

За статистикою підприємство, яке перейшло на електронний документообіг, економить до 2% від обороту компанії за рахунок марок, конвертів, обслуговування оргтехніки, але основна частина витрат – це заробітна плата працівників, які обробляють паперову документацію: друкують, підписують, пакують в конверти та розбирають документи по папкам в архів.

Для оптимізації витрат Вашого підприємства пропонуємо модуль Flydoc (“Флайдок”), який дозволяє всі первинні документи формувати безспосередньо в 1С:Підприємство, підписувати їх ЕЦП, відправляти контрагенту, отримувати завізований екземпляр і зберігати візуальну копію з ЕЦП в 1С:Підприємство на випадок перевірки контролюючих органів.

Розглянемо найчастіші запитання по електронному документообігу через модуль Флайдок:

  1. Які документи можна відправляти? По замовчуванню налаштовані первинні документи: рахунки, акти виконаних робіт, накладні.
  2. Хто може накладати ЕЦП на документи? Відповідальні особи, які мають ЕЦП. На кожен документ можна налаштувати свій перелік підписів.
  3. Чи можна використовувати Флайдок для внутрішнього документообігу? Так, для цього потрібно розробити свій шаблон і налаштувати підписи для відповідних документів.
  4. Які ще документи можна налаштувати для обміну? Довільні: Наряд-замовлення, замовлення покупця, замовлення постачальнику, подорожній лист, пропуск на підприємство і т.д. Головне наявність відповідних реквізитів документу та налаштовані підписи ЕЦП.
  5. Як налаштувати додаткові документи для обміну? Звертайтеся в компанію «Портфель», наші спеціалісти допоможуть у налаштуванні електронного документообігу на підприємстві.
  6. Чи є обмеження на кількість документів у ліцензії Флайдок? Ні, немає, ліцензія працює без обмеження на кількість.
  7. Чи можна відхилити вхідний документ? Так, можна. Рекомендується вказати причину для контрагента.
  8. Чи можна автоматично створити вхідний документ (накладну, рахунок, акт) в 1С:Підприємство на підставі електронного документу з ЕЦП? Так, при передачі документу крім візуальної копії передається XML – файл з даними, на підставі яких можна створити первинний документ в 1С:Підприємство із заповненими полями: контрагент, номенклатура, кількість, ціна і т.ін
  9. Чи потрібно зберігати надрукований первинний документ підписаний ЕЦП? Ні, документ в електронному вигляді з ЕЦП має юридичну силу згідно законодавства.
  10. Що надавати в разі перевірки ДФС? У Флайдок є можливість роздрукувати візуальне представлення документу з підписами та печатками, при цьому можна налаштувати груповий друк.
  11. Як довго потрібно зберігати електронні документи з ЕЦП? Згідно законодавства, термін зберігання ідентичний паперовим документам.
  12. Чи зможе третя сторона перехопити інформацію з первинних документів? Всі документи перед відправкою шифруються на сертифікат відкритого ключа отримувача, без секретного ключа файл відкрити неможливо.
  13. Хто може отримати документи, які відправлені через Флайдок? Користувачі Флайдок, Медок, Сота.
  14. Як відкрити документ, якщо в мене немає Медок? Можна безкоштовно зареєструватися в кабінеті Сота і отримати документ. Для цього потрібно придбати ЕЦП.
  15. Я не знаю електронну пошту, як документ потрапить до адресата? Всі документи передаються через сервер електронного документообігу «Птах», який відправить їх у Медок, Сота, Флайдок.
  16. Чи можна повідомлення про доставку електронного документу відправити на E-mail? Так, у шаблоні документу вкажіть E-mail отримувача і на його електронну пошту прийде повідомлення про відправку.
  17. Як визначити, що електронний документ з ЕПЦ чинний, якщо термін дії сертифіката закінчився? При накладанні цифрового підпису використовується сервер мітки часу, за допомогою якої документ буде чинним по завершенню терміну дії сертифікатів.
  18. Чи обов’язково використовувати «мітку часу»? Без використання мітки часу, документ, підписаний ЕЦП, буде чинним лише до завершення терміну дії сертифікату ключів.

Немає коментарів